Qu'est-ce qu'un sponsor de projet ?

Définition du rôle du sponsoring de projet 

 

• Cadrage : explicitation du besoin client, fixation des objectifs du projet, des indicateurs de performance, approbation des livrables ... en concertation avec les autres parties prenantes.
• Ressources : en mobilisant directement ou en obtenant les ressources financières ou humaines (dont des intervenants externes) nécessaires pour la bonne conduite du projet.
• Décision : lorsque des arbitrages sont nécessaires.
• Techniques : en apportant une expertise pointue en support de la chefferie de projet reposant sur ses savoirs et savoir-faire.
• Relais auprès du comité de direction : en appui pour aider à convaincre le CODIR et emporter des accords importants. A noter que ce rôle d'intermédiaire s'exerce dans les 2 sens. Le sponsor informe également le chef de projet des exigences de la ligne hiérarchique supérieure.
• Entre superviseur et conseiller, parfois coach : en apportant des conseils avisés (voire des directives) dans le déroulement du projet et en cas de difficultés (gestion de conflits, retards, dépassement budgétaires).
• Animation du comité de pilotage : pour s'assurer que le projet va dans le bon sens au rythme voulu.
• Communication interne et externe : avec différents rôles de promotion du projet et d'explication lors des différentes étapes auprès du personnel et des autres parties prenantes.

Remarque : dans certains cas, le sponsor est à l'origine du choix concernant le chef de projet.

Bien mené, le sponsoring de projet est un formidable accélérateur pour aider l'équipe projet  à atteindre les objectifs fixés.

Profil d'un sponsor projet idéal

Leader affirmé, il s'agit d'une personne possédant une solide assise au sein de l’organisation.

Parfois issu du comité exécutif ou du comité de direction, ce collaborateur d'expérience connait les rouages de l'entreprise , son fonctionnement, les canaux de communication formels / informels et les processus de décision pour exercer un lobbying interne. Il connait les leviers qu'il convient d'actionner pour obtenir satisfaction dans les délais impartis. C'est une femme ou un homme d'influence occupant un poste à un niveau hiérarchique élevé.

Doté d'une forte capacité d'écoute , le sponsor sait se mettre à la portée du chef de projet pour entendre et comprendre ce qui lui est rapporté. Facilitateur aguerri , il apporte un soutien savamment dosé pour aider l'équipe projet dans son entreprise.

Risques et limites du sponsoring de projet

L'efficacité de l'action du sponsor réside dans un équilibre à trouver entre un interventionnisme trop appuyé et une implication insuffisante. Un exercice difficile et pourtant central dans la réussite de cette mission.

• Avec un sponsor trop envahissant, la conduite du projet risque d'être inefficace, car toute prise de décision devra être validée par le sponsor. Ce qui alourdit les processus et crée chez le chef de projet un sentiment de frustration nuisible à la bonne marche des travaux. Dans ce type de situation, le chef de projet est dépossédé de ses marges de manœuvre et dans des cas extrêmes, il demeure simple exécutant.
• Avec un soutien inexistant, le sponsor ne joue pas son rôle alors que la situation l'exige puisqu'il a été nommé. Le chef de projet est laissé livré à lui-même et rencontre des difficultés pour accéder aux ressources nécessaires, perd beaucoup de temps en communication et négociation avec les parties prenantes ... Là aussi, l’efficacité de la gestion de projet est mise à mal.

Par ailleurs, le sponsor doit présenter une certaine neutralité vis-à-vis du comité de direction. Trop dépendant de sa hiérarchie, il ne saura pas prendre la distance nécessaire pour apprécier la bonne conduite d'un projet en toute objectivité et défendre les décisions judicieuses du chef de projet.

Équilibre dans l’action, équilibre dans les relations d'autorité, le sponsoring demande doigté et finesse pour exprimer toute sa valeur.

Les clés d'un tandem sponsor- chef de projet réussi

Un duo bien huilé est un facteur de performance. Quels sont les points clés pour une synergie optimale ?

• une relation de confiance de l'un envers l'autre. Tout commence par une franchise en toute circonstance pour instaurer une relation seine. Pour cela, une bonne communication est importante : feedback régulier de la part du chef de projet pour informer le sponsor de la vie du projet, communication transparente par ce dernier, etc.
• un mode de fonctionnement défini dès le départ : des règles et des modalités établies en amont afin de prévenir les malentendus, incompréhensions, tensions...
• un engagement sans faille du sponsor dans le projet : comme nous l'avons vu précédemment, il est impératif que ce soutien s'engage aux côtés du chef de projet pour mener à bien la mission confiée. Il se doit d'assurer une disponibilité optimale et déployer toute l'énergie requise pour une réussite collective.