Qu'est-ce qu'un planning prévisionnel ? Les étapes pour le construire.

Définition du planning prévisionnel

La finalité d'un planning prévisionnel est d'organiser dans le temps la réalisation d’un projet. Cette approche vise à identifier les tâches nécessaires, à gérer efficacement les ressources et à établir des échéances pour atteindre les objectifs du projet.

Pourquoi planifier ?

Réaliser la planification d'un projet est essentiel pour plusieurs raisons :

• donner une vision claire du projet en permettant de visualiser en un coup d'oeil son architecture
• permettre la détection précoce des problèmes potentiels , et donc de prévenir grâce à la gestion des risques
• assurer que les ressources sont disponibles au moment voulu et sont utilisées de manière efficiente,
• faciliter la communication avec les parties prenantes, permet que tout le monde partage la même information
• organiser la charge de travail : affectation des tâches, gestion du temps de travail, définition des priorités, etc.
• permettre le suivi de l'avancement des travaux  et prendre le cas échéant des décisions d'ajustement de planning.

Les plannings prévisionnels sont donc indispensables à la gestion de projets.

Quelles sont les méthodes de planification prévisionnelle ?

Il existe plusieurs méthodes et techniques de planification :

• Le WBS pour décomposer les projets en sous-ensembles ordonnés. Ces derniers peuvent être des sous-projets, les lots, des composants, des phases, etc. Voir un exemple de WBS.

• La méthode RACI pour attribuer les rôles et définir les responsabilité.

• La méthode du chemin critique, aussi connue sous le nom de CPM, permet de générer un modèle prévisionnel complexe pour des projets ayant plusieurs dépendances en organisant les enchainements des différentes tâches tout en laissant apparaître de précieuses marges. Voir aussi le PERT pour l'ordonnancement des tâches.

• Le diagramme de Gantt offre une visualisation claire de toutes les étapes d'un projet, organisées en fonction du temps. Il facilite l’identification des dépendances entre les tâches et permet au chef de projet de suivre facilement l'avancement du projet.

• Une autre méthode est le rétro-planning, qui s'avère particulièrement utile quand une date de fin est fixe. On part de la fin du projet et on remonte jusqu’au début pour planifier toutes les étapes clés. Le rétroplanning est idéal pour gérer des délais serrés et maintenir les échéances des projets sur la bonne voie ; cependant, il peut s'avérer difficile s'il existe de nombreuses dépendances entre les tâches.

• le macro-planning qui offre une vision d'ensemble des grandes étapes et des jalons clés sans pour autant sans se perdre dans les détails. Il permet une vue de haut niveau sur les grandes phases. Ce type de planning prévisionnel constitue un excellent moyen pour partager son plan avec d'autres personnes impliquées, et de recueillir leurs commentaires. Voir un exemple de macro-planning.

Les étapes pour construire un planning prévisionnel

Voici comment mettre en œuvre la planification des activités :

1. Définir les objectifs et les livrables. La construction du calendrier d'un projet commence toujours par une définition claire de l’objectif du projet et des livrables.

2. Identifier les tâches à réaliser pour atteindre ces objectifs. Certains outils de gestion de projet peuvent aider à visualiser cette structure. Il faut par la suite décomposer ces tâches en éléments plus petits - Ce découpage est ce que l'on appelle la décomposition ou la désagrégation. Définir les rôles et responsabilités.

3. Attribuer une durée estimée à chaque tâche en tenant compte des ressources nécessaires et disponibles. Cela inclut les ressources humaines, matérielles et budgétaires.

4. Placer les jalons. Ceci est utile pour marquer l’achèvement de tâches importantes ou pour indiquer une date d'échéance majeure. Le jalonnement est également intéressant pour marquer des transitions décisionnelles avec des "GO NO GO".

5. Mettre en forme l'échéancier sur un tableur Excel, un logiciel de gestion de projet (comprenant généralement des modèles de planning des tâches) ou de gestion d'activité (Trello pour une forme Kanban par exemple).

6. Pour des projets conséquents, il est intéressant d'élaborer un plan de charge pour une gestion fine . C'est un document qui organise l’allocation des ressources sur la durée d’un projet.

Le planning comme outil de pilotage

Le processus de planification du projet ne s'achève pas avec l'édition du planning. En effet, ce document accompagne la réalisation du projet, notamment pour suivre :

• l'état d'avancement de chaque étape du projet, indispensable pour le respect des délais établis
• la consommation des ressources
• la synchronisation des étapes

Il fait partie des documents de référence utilisés pour le comité de pilotage.

Le respect du planning est une préoccupation de l'équipe projet. Toutefois lorsque des aménagements s'avèrent indispensables (réalisation d'un risque ou autres imprévus), toute modification ou ajustement (durée, échéances, date de tâches, etc.) doivent donner lieu à une mise à jour du planning : certaines tâches seront reportées, des budgets revus, des échéances retardées, etc.

Pour autant, une planification trop "agile", qui consiste à répondre aux changements au fur et à mesure de leur apparition, peut mener à des retards et à des coûts supplémentaires. Le projet a besoin de stabilité pour que les objectifs initiaux soient respectés.

Conclusion

La planification prévisionnelle est un pilier essentiel de la gestion de projet. En suivant ces étapes, les responsables peuvent créer un planning précis et réaliste, garantissant ainsi le bon déroulement du projet. N'oubliez pas : un bon planning prévisionnel est flexible et doit être ajusté au fur et à mesure du déroulement de votre projet - planifiez, revoyez, ajustez, et planifiez encore !