Gestion de projet : qu'est-ce qu'un jalon ?

Très utilisé en gestion de projet, le jalon fait partie des concepts de base à connaître absolument.

Définition du Jalon

Le jalon (appelé aussi "milestone" ou encore "événement") est un point d'arrêt dans le processus permettant le suivi du projet. C'est l'occasion pour l'équipe de faire un bilan intermédiaire, de valider une étape, des documents ou d'autres livrables, puis de reprendre le déroulé des travaux.

Il faut savoir qu'à ce stade, le retour en arrière n'est pas possible : une fois le jalon franchi, l'équipe passe à la suite sans revenir sur ce qui a été fait ou validé.

Dans la pratique, les jalons sont utilisés dans les calendriers de planification des tâches ( voir le diagramme de Gantt ). Ces dates sont matérialisées dans les plannings par un repère dont la durée est nulle.

L'objectif d'un jalon est de s'assurer à un moment donné :

• du bon déroulement de la phase précédente - notamment pour capitaliser sur ce qui a fonctionné ou pas et revoir potentiellement les pratiques pour la suite.
• de la validation des livrables attendus : obtention et conformité. Un livrable peut être le point de départ d'une nouvelle étape : par exemple, la réception d'une livraison d'un fournisseur déclenche une étape de conception.
• de la décision (GO/NO GO) du lancement de l'étape suivante - pouvant donner lieu à une re-planification.

Remarque :  ce point peut donner lieu à une décision d'arrêt du projet.

Quand utiliser un Jalon ?

• pour valider un livrable
• pour acter une décision
• pour lancer une tâche ou une séquence ou marquer la fin d'une phase

Pourquoi utiliser des jalons ?

Ils sont très importants dans le cycle de vie du projet . Ils fixent des objectifs intermédiaires et contribuent à la prévention de l'effet tunnel. En effet, les validations partielles sont l'occasion d'une rencontre entre les différentes parties prenantes - notamment entre le client et l'équipe projet - pour s'assurer et valider que les travaux vont dans le bon sens.

    Qu'est-ce que l'effet tunnel ? Il est considéré comme la principale cause d'échec : l'équipe projet avance dans son coin, sans communication avec le donneur d'ordre jusqu'au jour où la sortie du tunnel met en lumière des divergences profondes entre les parties . Très souvent bien trop tard.  Voir aussi les méthodes Agiles , qui s’appuient sur une communication étroite entre les équipes et le client.

Autre vertu, ils donnent du rythme au projet : ils nourrissent le dynamisme de l'équipe grâce à des micro-objectifs. En effet, les buts trop lointains ont tendance à désimpliquer les femmes et les hommes investis dans ces tâches.

La pose de jalons clés est également utile pour baliser les grandes phases identifiées d'un macroplanning (voir ce qu'est un macroplanning).

Combien faut-il de Jalons dans un projet ?

La réponse est simple : le nombre qu'il faut pour piloter efficacement les travaux, mais pas plus ...
Le Jalon marque une rupture pour valider une étape. Trop de ruptures, le projet devient haché et perd en efficacité. Pas assez jalonné, cette fois c'est le pilotage et la communication qui sont mis à mal : risque de dérives non contrôlées, baisse de la motivation des équipes , risque d'effet tunnel.

Le choix des jalons

L'une des questions qui doit guider le choix des échéances est la suivante : quel est le moment pertinent pour faire le point sur l'avancement des travaux ? La décision intervient d'un commun accord entre les différentes parties prenantes . Un commanditaire, comme un client, peut d'ailleurs très bien exiger la pose d'un jalon à un moment donné. 

Le choix des jalons s'effectue lors de la conception de l'organigramme des tâches . Une phase d'analyse et d’organisation des tâches tout indiquée pour ce type de réflexion.

A noter qu'il est pertinent de fixer, dès cette phase, les règles de franchissement de jalon . Cette pratique contribue à la bonne organisation du projet, du choix des livrables et de leur contenu.