Qu'est-ce que l'Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage ? L'AMOA ?

AMOA : définition

L'AMOA, acronyme de "Assistance à Maîtrise d'Ouvrage", est une fonction essentielle en gestion de projet. Cette assistance offre un soutien au Maître d'Ouvrage (MOA) pour l'aider à se concentrer sur des aspects stratégiques et à forte valeur ajoutée. Le rôle de l'AMOA consiste à alléger le MOA des tâches chronophages, tout en apportant des éléments d'analyse et de décision pour faciliter les choix du MOA dans le pilotage du projet.

Quel est le rôle de l'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage ?

L'Assistant à la Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) joue un rôle clé dans le succès d'un projet. Ses responsabilités comprennent :

• Assurer le lien fonctionnel :  il assure la communication entre le Maître d'Ouvrage (MOA) et le Maître d'Œuvre (MOE).  Un rôle très opérationnel pour huiler l'organisation, faciliter la coordination et le suivi.
• Avoir une compréhension globale du projet :  L' Assistant à la Maîtrise d’Ouvrage cumule des  compétences multiples : métiers et techniques  (dont les méthodes pour gérer un projet) pour comprendre les besoins, motivations et contraintes des 2 parties. Ce point est fondamental pour le succès du projet. Très souvent, des incompréhensions ou difficultés d'échange entre les utilisateurs et les techniciens mènent à l'échec. 
• Savoir gérer les projets :  L'AMOA doit avoir à la fois une connaissance des compétences métier et techniques nécessaires pour mener à bien le projet. D'autant plus que dans bon nombre de cas, le maître d'ouvrage appartient à une direction métier (Finance, RH...). Un profil assez éloigné des compétences requises en méthodologies de gestion de projet.
• Prévenir les conflits :  il utilise ses compétences pour éviter les malentendus et les difficultés de communication entre les utilisateurs et les techniciens.
• Endosser le rôle de chef de projet :  dans les structures ou projets élaborés, il peut être nommé chef de projet AMOA. Une organisation qui s'observe notamment pour la conduite de projets informatiques (ou SI - système d'information) conséquents (mise en place d'ERP, CRM, ...). 
• Intervenir comme consultant externe : en tant que consultant AMOA, il peut être engagé pour des projets nécessitant une expertise spécialisée lorsque le projet repose sur une technicité pointue non disponible en interne. 

A noter que l'acronyme  "AMO" est aussi utilisé pour désigner l'Assistance à la Maîtrise d'Ouvrage.

Quelles sont les missions de l'AMOA ?

Comme nous l'avons vu, il vient en délégation du MOA. Selon les entreprises, les projets et le maître d'ouvrage, le périmètre de ses missions s'inscrit dans :

• La définition du projet : analyse des besoins client (ou utilisateur), conduite de l'étude d'opportunité, de l'étude de faisabilité - rédaction / formalisation du cahier des charges, des spécifications, évaluation des impacts et des risques...
• La conduite du projet : animation de groupe de travail, coordination des travaux, réception des livrables, participation aux tests, recettage (vérification de la conformité des livrables à la lumière des exigences consignées dans le cahier des charges), formation des utilisateurs, conduite du changement...
• Le pilotage : élaboration et production des indicateurs, suivi de l'avancement du projet, du planning et des délais - préparation et/ou animation des comités de pilotage - suivi qualité...
• Le recettage ou le test du produit : une fois que le Maître d'Œuvre (MOE) a développé le produit, l'AMOA est responsable de son recettage avant son déploiement et sa mise en production. Cela implique de tester le produit pour s'assurer que tous les aspects répondent aux exigences spécifiées.

Il est important qu'une relation de confiance existe entre le MOA et l'AMOA. En effet, le maître d'ouvrage doit pouvoir se reposer sur son assistant pour les décisions courantes à prendre au fil de l'eau (le MOA reste toutefois le décideur final lorsqu'il s'agit de statuer sur des sujets majeurs.). C'est une contrainte récurrente lorsqu' un manager délègue des tâches à un collaborateur. Mais dans le cas présent, cela va encore plus loin, car la paire forme une véritable équipe très complémentaire au service de la réussite du projet. 

Il est nécessaire que le périmètre d'action de chacun soit précisément défini et connu par l'ensemble des parties prenantes, dont, bien sûr, le MOE.

Quelles sont les qualités d'un AMOA ?

Il partage beaucoup de qualités avec le maître d'ouvrage. Il doit détenir des qualités humaines certaines pour assurer ce rôle d'intermédiaire entre des personnes aux intérêts parfois divergents :

• Qualités relationnelles hors pair et facilité de communication - le cœur de métier de l'AMOA en termes de savoir-être est de savoir échanger, écouter, créer un dialogue avec chaque partie prenante. Mais aussi résoudre des conflits entre les personnes.
• Qualités rédactionnelles : elles sont essentielles pour le rôle de l'AMOA. En effet, une grande partie de leur travail concerne la rédaction de différents documents de projet. Clarté, précision, capacité de synthèse, rigueur, organisation sont autant de qualités utiles pour accomplir ce type de tâches.

Mais aussi :

• Résistance au stress - il doit être particulièrement résistant mentalement pour faire à des situations sous pression, complexes, avec des deadlines serrées.
• Une véritable force de conviction - pour faire valoir son point de vue et convaincre lorsque c'est nécessaire.
• Créativité - pour trouver des voies nouvelles en termes de solution.
• Initiative - savoir prendre les devants, choisir une option de son propre chef.

Quelles sont les compétences techniques à détenir pour être Assistant à la maîtrise d'ouvrage ?

Il est généralement pointu techniquement, ce qui est un réel avantage pour discuter d'égal à égal avec  la maîtrise d'œuvre (MOE)  . Pour exercer ses missions et assumer son rôle au sein de l'équipe projet , voici des compétences techniques clés à détenir :

• Maîtrise des méthodes de gestion de projet :  connaissance des différentes phases d'un projet. Savoir choisir la bonne méthodologie de gestion de projet est essentiel pour s'adapter au type de projet et ainsi de sa réussite : méthodes agiles, PMP, SCRUM, etc. 
• Savoir rédiger des documents techniques comme des cahiers des charges fonctionnels .
• Etre capable de planifier un projet : connaître les méthodes pour estimer la durée des tâches, les ordonnancer avec un PERT, les placer sur un diagramme de Gantt, etc.
• Connaître et savoir utiliser les outils et méthodes d'organisation  : elles sont nombreuses, toutes celles liées à la résolution de problèmes comme le brainstorming, le diagramme en arêtes de poisson , la loi de Pareto , etc.
• Savoir animer un groupe de travail : maîtriser les techniques d'animation de réunion, savoir organiser un atelier de travail.