Clôture d'un projet : bilan de fin de projet et rapport

Savoir clore son projet, pour quoi faire ?

Ne pas « réinventer la poudre » à chaque nouveau projet

C’est l’objectif des fameux « REX ou RETEX » (retours d’expérience), des « lessons learnt » ou des bilans de projet. Indépendamment des résultats du projet, les enseignements (réussites ou erreurs) tirés du projet doivent être identifiés et mis en exergue pour alimenter les suivants.

La clôture de projet, une transition plus qu’une fin

La clôture représente à la fois la fin du projet, dont les résultats auront été évalués, mais aussi un passage de relais vers le projet suivant ou vers les activités permanentes, dans le cas où la phase projet précède une phase opérationnelle. L’ensemble des éléments produits au cours de la phase de clôture constitueront alors autant de ressources précieuses pour la suite.

Outils

Le rapport de clôture

Dernier document rédigé sur le projet, il synthétise les enjeux du projet, ses résultats et les processus qui ont permis d’aboutir à ces résultats. Outre l’analyse des ratios (financiers, métiers, RH) et le bilan technique, le rapport de clôture doit scruter les écarts constatés par rapport au plan de projet initial. Les questions suivantes doivent permettre d’effectuer un bilan méthodologique :

• Méthode de management de projet - le choix effectué a-t-il porté ses fruits ? (par exemple Scrum plutôt que Prince2)
• Planning (type diagramme de GANTT) - quel est l’écart moyen de réalisation des tâches au par rapport à l’échéancier initial ? Le chemin critique a-t-il subi des modifications ? Si oui, quelles en ont été les causes, exogènes ou par analyse planning erronée ?
• Gestion des tâches - le WBS était-il adapté au pilotage du projet ? A-t-il subi des modifications en cours de projet (réorganisation, ajouts) ; a-t-il été bien approprié par l’équipe projet ? L’avancement du projet était-il suffisamment outillé (tableau de bord) ?
• Gestion des risques - les risques identifiés en début de projet avaient-ils été pertinemment identifiés ? Certains ont-ils été sous-estimés ou sous-estimés ? Quelles conséquences financières (provisions, dérapage) ?

La check-list de clôture de projet

Il s’agit d’une liste de tâches et de livrables à produire en fin de projet pour acter définitivement de la fin du projet dans de bonnes conditions. Elle se décline généralement en trois axes :

• Gestion documentaire - rapport de fin de projet, archivage, propositions de modifications du référentiel de management de projet… ;
• Gestion contractuelle - dernières factures, derniers paiements, derniers livrables à remettre, état des services faits réalisé par le donneur d’ordres… ;
• Satisfaction client - liste des exigences satisfaites et non satisfaites, retours formels (formulaire transmis en fin de mission, CRM) et informels du client, libération du site ou des locaux le cas échéant…

Cette check-list est primordiale, car elle permet de clôturer « physiquement » le projet, par exemple l’archivage des dossiers ou la libération des locaux dédiés permet aux collaborateurs d’acter la fin du projet et d’en faire le deuil.

La clôture du projet en bonne et due forme envoie également un signal aux activités permanentes, qui peuvent éventuellement reprendre le contenu du projet sous la forme opérationnelle ou récupérer des ressources humaines dans certains cas.

La réunion de clôture

Elle est menée par le chef de projet sur le mode « ouvert », c’est-à-dire que tous les collaborateurs doivent pouvoir s’exprimer sur leur ressenti et réaliser leur propre bilan du projet (technique, managérial, méthodologique).

C’est l’occasion de reconnaître la contribution de chacun aux résultats du projet, quelle qu’en soit l’issue. Les documents préparatoires de la réunion (synthèse du rapport de clôture, présentation des résultats) ainsi que l’ordre du jour sont co-construits avec l’ensemble de l’équipe. Enfin, il ne restera plus qu’à fêter la fin du projet, de préférence dans un cadre plus informel.

Bonnes pratiques

Quand clore son projet ?

La démarche de clôture doit être entreprise peu avant ou peu après la terminaison officielle du projet, selon qu’elle soit sanctionnée par un événement ou par la remise d’un livrable. Elle ne doit pas intervenir trop tôt, sans quoi certains résultats ne seront pas encore visibles.

Il est également déconseillé de clore son projet trop tard, au risque que le temps écoulé ne crée une déformation dans la perception des travaux effectués ou que les connaissances acquises par les collaborateurs ne « s’évaporent », pour finalement ne produire qu’un rapport de clôture édulcoré.

Comment communiquer de manière efficace sur la clôture d’un projet ?

Il conviendra ici de prendre du recul sur le projet pour en retirer ce qui peut être utile à tel ou tel type de public : interne (collaborateurs des activités permanentes) ou externe (pour les projets d’infrastructures publiques par exemple) ; sur le plan thématique (métier) ou fonctionnel (méthodologie). Deux principaux moyens existent pour communiquer en interne sur un projet en phase de clôture :

• Les supports papiers ou digitaux : newsletter, brochure, plaquette, rapport de synthèse… La tonalité de la communication est dans ce cas à adapter en fonction de l’audience visée.
• Les réunions de présentation du projet à des tiers : des collaborateurs, voire externes, peuvent être invités à participer à une session de présentation du projet, qui se concentrera sur les points saillants du projet, comme les innovations techniques ou méthodologiques mises en place ou les leçons à tirer. Le titre de la réunion devra de préférence être ciblé : « Répondre à un appel à projets innovants : les enseignements de la méthode agile appliquée au secteur public », plutôt que « Bilan du projet X ».