Comment mettre un terme à la réunionite ?

Qu'appelle-t-on la réunionite ?

La réunionite est un phénomène qui touche les entreprises où les réunions sont trop fréquentes et improductives. Cette mauvaise pratique résulte généralement d'un manque d'organisation, d'un management défaillant, d'une mauvaise préparation ou d'un ordre du jour flou. Elles engendrent la frustration des participants et nuisent à l'efficacité globale de l'entreprise.

Quelles sont les causes de la réunionite ?

Un trop plein de réunions est une cause majeure de ce phénomène. L'improductivité de ces réunions amplifie encore plus le problème.

Des réunions trop fréquentes

Conférences, séminaires, briefings, réunions de service, de direction, brainstorming, stand-up meetings, "conference calls", revues de projet, etc. Les types de réunions ainsi que les noms octroyés pour les définir ne manquent pas. Chacune de ces rencontres ayant une raison d'être légitime et un objectif a priori bien défini, il est fortement conseillé à chaque personne conviée d'y participer. Le problème est qu'elles sont trop nombreuses et parfois même, certaines ne sont tout simplement pas nécessaires. Elles sont une perte de temps, d'énergie et de ressources.

Les raisons :

• Absence de management ou management défaillant : un manager incapable de prendre des décisions seul ou bien mal à l'aise avec son rôle de meneur aura tendance à multiplier les réunions pour se rassurer. Certains responsables utilisent les réunions comme un moyen de compenser leur incapacité à gérer et à diriger efficacement. C'est un problème de leadership.

• Management collaboratif à l'excès : impliquer son équipe ne doit pas signifier se décharger totalement de son rôle de manager et esquiver les prises de décision individuelles, par exemple. De même que la recherche systématique du consensus peut avoir comme effet de faire durer les débats au-delà du raisonnable.

• Changements organisationnels permanents : la recherche d'une agilité "aiguë" pour conduire à une inflation des réunions de travail.

• Problèmes d'organisation : parfois, le manque d'organisation entraîne une multiplication des réunions. Lorsque les objectifs ne sont pas clairement définis, les participants se retrouvent pour discuter des mêmes sujets à plusieurs reprises.

• Manque de confiance du management envers leurs collaborateurs : lorsque les dirigeants manquent de confiance en leurs employés, ils peuvent organiser des réunions fréquentes pour contrôler les progrès et les actions.

• Culture d'entreprise : Certaines entreprises ont une culture qui privilégie les réunions fréquentes, pensant que cela favorise la communication et l'engagement des employés.

Des réunions improductives

Si encore toutes les réunions étaient productives... Or, nombreuses sont celles dont les discussions partent dans tous les sens, s'éternisent ou bien ne concernent pas tous les participants. Ordre du jour flou, animateur dépassé, organisation brouillon, interventions non préparées...  les écueils mettent rapidement à mal l'efficacité de ces entrevues.   

• Manque de préparation : de la part de l'organisateur, mais cela peut également être du fait des participants devant intervenir et n'ayant pas réellement préparé leur intervention.

• Manque d'organisation de la réunion de travail : sujet abordé décidé "sur un coup de tête", participants convoqués sans réflexion ni plus de manières que cela, trop grand nombre d'invités, des réunions qui s'éternisent ou bien au contraire trop courtes.

• Ordre du jour flou : sujets multiples touchant plusieurs catégories d'acteurs réunis en une seule et même salle et au même moment (cafouillages, incompréhensions, agacement et impatience garantis !), thème de réflexion trop large ou bien mal défini.

• Animation plate ou non adaptée : animateur inaudible, au discours monocorde, au vocabulaire incompréhensible, ayant du mal à cadrer la réflexion ou les interventions de chacun, des difficultés à donner/prendre la parole, manquant de peps ou encore faisant confiance à sa capacité à improviser... 

• Discussions qui s'écartent du sujet : lorsque la discussion n'est pas correctement cadrée, les discussions peuvent aisément dévier, partir dans toutes les directions et aboutir finalement à toute autre chose que le sujet initial. Fléau pour la productivité et perte de temps assurée pour chacun des participants !

Comment vaincre la réunionite ?

Sortir de la réunionite ne sous-entend pas systématiquement réduire le nombre de réunions (sauf si votre emploi du temps ne comporte rien d'autre. Auquel cas, il est temps de réduire les meetings et revoir toute votre organisation). Une entrevue efficace et productive est avant tout un moment soigneusement préparé en amont et qui possède un objectif clair.

Limiter le nombre de réunion

C'est s'interroger sur la pertinence de chaque réunion, de son objectif, du choix des participants.

• Établir un objectif clair : chaque réunion doit avoir un objectif (ou but) précis à atteindre. Est-il question d'actions ? De décisions à prendre ? Ou de simple information ? Si l'objectif peut être atteint par d'autres moyens, comme un échange d'e-mails, évitez d'organiser une rencontre mobilisant des collègues alors qu'il est possible de faire autrement...

• Évaluer régulièrement la nécessité des réunions récurrentes : certaines, planifiée chaque semaine ou chaque mois peuvent ne plus être nécessaires ou être organisé moins suivant une fréquence moindre.

• Favoriser d'autres formes de communication : utiliser les outils de collaboration en ligne, les e-mails, les appels téléphoniques pour un échange d'informations. Privilégiez les discussions en face à face pour les mises à jour rapides, des ajustements plutôt que des réunions formelles.

• Limiter le nombre de participants à chaque réunion : l'objectif n'est pas d'exclure des participants, mais de s'assurer qu'ils ont une fonction essentielle dans la discussion. Pensez efficacité ! Il est tentant de convoquer de nombreux profils pour une diversité des avis, des expériences, etc. Mais cette pratique à un coût. Certaines fonctions sont systématiquement invitées à des débats où leur présence n'est pas déterminante. D'ailleurs peut-être que l'apport de leur valeur ajoutée peut se justifier à un moment précis des échanges. Dans ce cas, ils viennent pour le 1/4 ou 1/2 heure qui les concernent.

• Promouvoir une culture de respect du temps des autres : il est important que tous dans l'organisation comprennent que le temps est une ressource précieuse et qu'il doit être respecté.

Les rendre plus productives

Une réunion efficace permet d'avancer concrètement sur un sujet, prendre les décisions qui s'imposent et par la même, prévenir la nécessité d'organiser d'autres rencontres. Quelques conseils :

• Rédiger un ordre du jour efficace : c'est le secret d'une réunion efficace. Définissez l'objectif de l'entrevue aussi clairement que possible. Soyez précis et concis. 

• Inviter les participants quelques jours avant le jour J : vous prendrez soin de convier chacun en l'informant de l'ordre du jour, du déroulement global de l'entrevue ainsi que de son rôle lors de ladite rencontre ainsi que des éléments qu'il devra partager ou questions auxquelles il devra apporter des éléments de réponse ou encore points qu'il devra présenter, etc.

• Calibrer la rencontre : choisissez le bon endroit, le bon créneau, la durée adéquate, les bons participants (nombre et rôle) afin d'éliminer les pertes de temps pour tout le monde.

• Respecter les horaires : c'est déjà commencer à l'heure y compris si tous les participants ne sont pas présents. Vous prendrez alors soin d'accueillir les retardataires avec une petite phrase ciblée qui saura recadrer sans blesser et ainsi poser le cadre d'une entrevue productive. Et bien sûr ne pas déborder sur la durée prévue.

• Présenter le cadre : débutez votre intervention en rappelant l'objectif de la rencontre ainsi que le déroulement de celle-ci dans les grandes lignes (items abordés, tour de table des différents participants et rôle de chacun, temps imparti, etc.).

• Animer efficacement : en fonction du type de réunion que vous avez choisi et des participants, vous veillerez à adopter le bon style d'animation pour plus de dynamisme et d'échanges. Vocabulaire, débit de parole, moment formel ou non, présentation illustrée, etc., autant de critères à prendre en compte et maîtriser pour une réunion efficace ! Sachez également répartir la prise de parole et encourager l'écoute ainsi que les échanges constructifs (vous pouvez, pour cela, vous appuyer sur la méthode des 6 chapeaux de la réflexion , par exemple). Surprenez positivement vos interlocuteurs avec un style d'animation qui fera mouche.

• Limiter les supports visuels : des illustrations simples, lisibles et visibles de tous, à bon escient et en nombre limité (l'attention de vos interlocuteurs sur votre message n'en sera que renforcée).

• Rédiger un compte-rendu de réunion : ce document devra être précis et fidèle aux discussions, réflexions et décisions prises au cours de cette session de travail. Il devra, par ailleurs, faire état des actions à mener. Vous enverrez ce compte-rendu à chacun des participants ainsi qu' à toute personne susceptible d'être impactée, mais dont la présence n'était pas obligatoire.