Comment faire un tour de table lors d'une réunion ?

Qu'est-ce qu'un tour de table en réunion ?

Le principe du tour de table lors d'une réunion est très simple. Il consiste à donner la parole successivement à chaque participant afin qu'il s'exprime sur un sujet donné. Cette méthode est généralement utilisée pour démarrer une réunion,  faire le point sur les avancées d'un projet en COPIL, explorer les causes d'un problème ou d'un dysfonctionnement, rechercher des solutions ou plus généralement, recueillir l'avis de chaque membre du groupe.

A noter : nous évoquons ici le tour de table usité lors d'une réunion. A ne pas confondre avec celui évoquant une levée de fonds auprès d'investisseurs par une startup pour accélérer son développement.

Avantages du tour de table

Cet outil présente bien des atouts comme :

• Encourager la participation de chacun : bien utilisée, cette technique est particulièrement intéressante pour aider les participants à s'exprimer.

• Connaitre la position des individualités sur un sujet.

• Déceler leurs besoins et leurs attentes.

• Valoriser chaque participant en montrant que chaque voix compte. Que chacun est écouté.

• Favoriser la cohésion d'équipe et la collaboration

Limites

Cette technique présente aussi des limites :

• Les personnes les plus réservées peuvent vivre difficilement cette prise de parole imposée et donc limiter leur expression. D'où l'importance de créer un environnement propice à la prise de parole (voir plus bas).

• De même, dans certains environnements ou situations, la parole n'est forcément tout à fait libre. Notamment sous la pression de la hiérarchie ou bien lors d'enjeux politiques internes.

• Après les premiers avis, les suivants peuvent se contenter d'approuver ce qui vient d'être dit ou de les reformuler sans pour autant livrer le fond de leur pensée.

• Si les participants sont nombreux, le tour de table peut s'éterniser et perdre de son efficacité.

• Absence d'interaction, c'est une prise de parole linéaire.

Quand réaliser un tour de table ?

Cette méthode a toute sa place à 3 moments clés d'une réunion :

•  Au début de la réunion (ou de la formation), afin que chacun puisse faire connaissance ou bien pour collecter les besoins et attentes sur le déroulé qui va être effectué.

• Pendant la réunion lors de points de validation de jalons pour prendre une décision, permettre à chacun de s'exprimer, etc.

• A la fin, pour recueillir leur évaluation de la réunion. Cette pratique est très utilisée en fin de session pour recueillir l'avis des participants sur une formation.

Quelles sont les étapes d'un tour de table ?

1. Préparation

   Avant même de débuter le tour de table, la préparation est essentielle. Commencez par définir l'objectif de cet échange. Quel est son but ? Puis les points suivants : quelle est la question de départ ? Quel est le sujet à aborder ? Dans quel l'ordre le tour de table va-t-il se dérouler ? Défini en avance, par l'animateur ou bien par le volontariat : dans la pratique le tour de table suit le sens des aiguilles d'une montre, mais il peut très bien emprunter le chemin inverse. Il est également possible d'utiliser des alternatives : des volontaires se lancent à tour de rôle (l'animateur se chargeant par la suite de désigner ceux qui sont restés muets), celui qui vient de parler désigne le prochain à prendre la parole, ou encore c'est l'animateur qui choisit qui va s'exprimer.

2. Introduction du tour de table

   Dans un premier temps, présentez l'activité et son déroulement. C'est primordial pour que chacun sache à quoi s'attendre. Il est également important de préciser les règles de participation. Enfin, introduire le sujet : il peut s'agir d'une question comme : "Êtes-vous pour ou contre la nouvelle organisation ?". Ce dernier point est important afin que chacun puisse réfléchir à sa réponse avant le début de la séance. Cela évite d'être pris au dépourvu.

3. Donner la parole à chaque participant

   Si l'ordre est défini par avance, il suffit de... le suivre. Si c'est vous, en tant qu'animateur, qui sollicitez personne par personne, faites le bon choix. Par exemple pour tirer parti de l'expertise de chacun sur un sujet donné, vous pouvez commencer par donner la parole à celui qui maîtrise le mieux le thème.

4. Prendre des notes

   Désignez un collaborateur pour consigner par écrit les réponses émises. L'animateur peut le faire, mais nous recommandons qu'il reste focalisé sur son rôle principal de facilitateur : animer tout en écoutant et en observant.

5. Récapituler et conclure le tour de table

   Pour clore le tour de table, faites une synthèse des points clés évoqués par chaque membre de l'équipe. Et le cas échéant de leur position sur le thème central.

Les bonnes pratiques

Pour que chacun s'exprime naturellement, voici certaines bonnes pratiques :

• respecter un temps de parole équitable. Ce qui revient à modérer les plus bavards,

• laisser chacun s'exprimer sans être coupé,

• suivre l'ordre défini. L'animateur doit veiller à ne pas permettre à quelqu’un qui s'est déjà exprimé de parasiter par la prise de parole des prochains,

• permettre l'expression d'un point de vue "autonome" (en limitant l'influence des autres),

• créer une ambiance conviviale, détendue,

• rester concentré sur le thème. Recadrer si nécessaire pour éviter le hors sujet.