Comment faire un rétroplanning ?

Qu'est-ce qu'un rétro-planning ?

Contrairement au planning classique qui se construit à partir de la date de début de projet, le rétroplanning, lui, s'élabore à partir de la date de fin de projet  . Il s'agit d'une méthode de planification inversée. La mécanique reste identique, à savoir le positionnement des jalons (milestone en anglais) et des tâches  sur un calendrier. Toutefois, le montage est différent, même si le résultat visualisé sur un diagramme de Gantt est similaire.

Dans la réalité, cette pratique est cohérente avec le cycle de vie d'un projet où le livrable final est généralement associé à une deadline.

La méthode du rétroplanning est très utilisée pour l’événementiel - par exemple : organisation de sa participation à un salon. La date au plus tard étant par nature immuable. Voir l'exemple plus bas.

Intérêt du rétroplanning

Cet outil efficace possède de nombreux avantages comme :

• Respecter l'échéance finale : organiser un projet sous contrainte pour respecter une date de livraison ferme. Avec la possibilité de suivre l'avancement des tâches sur un tableau de bord. 
• Vérifier sa faisabilité dans le temps imparti en assurant une gestion du temps optimale et en identifiant les tâches critiques.
• Evaluer la durée pour chaque étape en tenant compte de la charge de travail et de l'ordonnancement des différentes tâches.
• Déterminer les ressources nécessaires pour tenir les délais. Affecter les compétences nécessaires.
• Etablir quand débuter le projet au plus tard (date butoir) afin de livrer le projet à la date voulue. 

Toutefois comme les autres méthodes de planification, il présente certaines limites, comme la difficulté à estimer le temps requis pour chaque activité à mener.

Comment construire un rétroplanning ?

Sa mise en oeuvre est simple et logique. Elle comprend 6 phases pour la préparation du contenu et la création à proprement parler de l'échéancier.

1. Définir la date butoir

   La première étape consiste à fixer la date de livraison finale. C'est-à-dire la date à laquelle le projet doit être terminé. Soit le point de départ du rétroplanning.

   Cette échéance finale doit être fixée en accord avec le comité de pilotage et les parties prenantes. Elle conditionne l'ensemble de l'ordonnancement et l'enchaînement des tâches.

   Un choix pertinent et validé de la date butoir garantit que les livrables seront prêts et livrés en temps et en heure.

2. Lister les tâches / étapes du projet

   Définissez le travail à exécuter pour mener le projet à terme et atteindre l'objectif final. Utilisez des verbes à l'infinitif pour décrire les actions, par exemple : "Constituer une équipe". Vous pouvez partir des objectifs globaux du projet, les décliner en sous-objectifs, puis en tâches.

   A noter : un outil pour découper le projet est le WBS. Il permet d'afficher le projet sous forme d'arborescence de tâches à mener .

   Il est pratique d'identifier chaque tâche par une lettre ou tout autre code pour le pilotage du suivi lorsque les tâches du macroplanning sont nombreuses.

3. Estimer la durée des tâches

   Evaluez le temps requis pour executer chaque tâche du projet.

   Cette étape est importante, mais reste souvent aléatoire. Avec l'expérience, l'estimation devient plus précise. Il n'en demeure pas moins qu'il est impératif d'évaluer la durée de chaque tâche en termes de jours, semaines, mois.

   Soyez réaliste et prenez en compte les contraintes et les risques potentiels pour vous assurer que chaque tâche est réalisable dans les délais impartis.

4. Identifier les dépendances

   La plupart des tâches sont séquentielles : une ne peut pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée. Par exemple, un sous-traitant ne peut pas commencer son travail tant que le cahier des charges n'est pas finalisé. Il est donc important de bien repérer ces enchaînements pour positionner dans le planning les tâches les unes par rapport aux autres.

   L'idéal est d'utiliser l'outil PERT qui offre une méthode complète pour définir les dépendances et identifier le chemin critique (étapes les plus longues qui déterminent la durée maximum du projet).

5. Affecter les ressources et les responsabilités

   Déterminez les ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières) pour chaque tâche, en fonction des besoins du projet. Attribuez-les en fonction des disponibilités et des compétences pour les équipes. 

6. Construire le rétro-planning

   Contrairement aux habitudes de démarrer la planification par les premiers travaux à mener, commencez par positionner la date de livraison du projet. Puis l'étape précédente, puis celle d'avant, etc.

   Vous allez peut-être vous trouver dans une situation telle que vous ne pourrez pas placer la ou les premières tâches à réaliser. Il sera alors nécessaire de procéder à des arbitrages afin de tenir les délais. C'est tout l'intérêt de cette planification sous contrainte : définir les bons moyens et la bonne méthode pour aboutir au résultat final.

   Attention à conserver certaines marges de manœuvre pour faire face à de possibles aléas sans pour autant vous mettre dans le rouge !

   Une pratique courante consiste à fixer le début des tâches en fonction de la date ciblée. Illustration par un exemple de retroplanning pour l’organisation d'une réunion annuelle :

   • - Réserver la salle 20 jours avant la réunion
   • - Commander les repas 15 jours avant
   • - Envoyer les invitations 10 jours avant
   • - Confirmer l'ordre du jour 7 jours avant
   • -etc.

   La planification peut être enrichie en ajoutant "au plus tard".

   • - Réserver la salle au plus tard 20 jours avant

7. Valider le plan / communiquer

   Présentez le rétroplanning finalisé aux parties prenantes et au COPIL. Apportez des modifications si nécessaire. 

Exemple de rétroplanning simple pour un projet marketing

Prenons l'exemple de la préparation d'une participation à un salon professionnel (très simplifié) avec les délais au plus tard.

1. Définir la date butoir : la date du salon fixe l'échéance et détermine le rétroplanning.
2. Lister les tâches : réserver l'emplacement (J-10 mois), concevoir le stand et préparer les outils commerciaux (J-7 mois),  préparer les outils commerciaux (J-5 mois), lancer la communication (J-3 mois), organiser et former l'équipe (J-2 semaines), et gérer le jour J.
3. Estimer la durée : chaque tâche a été planifiée avec une estimation réaliste tenant compte de la charge de travail.
4. Identifier les dépendances : la réservation précède la conception du stand, qui doit être prête avant la communication et la formation.
5. Attribuer les ressources : Alain et Sylvie ont été affectés aux tâches spécifiques, un budget est défini pour chaque phase.
6. Construire le planning : l'ordonnancement a été fait en partant de la date de début du salon.
7. Valider et ajuster : ce rétroplanning doit être validé par le DG (qui pilote le projet) et ajusté en cas de besoin.

 

Tâches	J - 10 mois	J - 7 mois	J - 5 mois	J - 3 sem	J - 2 sem	Jour J	Responsable
Réserver l'emplacement	X						Alain
Concevoir le stand		x					Sylvie
Préparer les outils commerciaux (plaquettes, etc.)			X				Sylvie
Lancer la communication sur notre participation au salon (mailing, encart sur site internet, réseaux sociaux, etc.)				X			Sylvie
Organiser et former l'équipe qui tiendra le stand					X		Alain
Jour du salon						X

Autre vue, plus élaborée à l'aide d'un diagramme de Gantt du retroplanning de l'exemple (avec des périodes et durées différentes)

Utilisation de logiciels de gestion de projet et d'Excel

Certains logiciels permettent de faciliter l'organisation des échéances : après avoir saisi l'ensemble de tâches, leur durée et les dépendances, il suffit au chef de projet de fixer la date de livraison et ces outils calculent automatiquement la date de début de projet, les dates de départ et de fin de chaque tâche.

Ces fonctionnalités sont très intéressantes quand il est nécessaire de réaliser des ajustements (en termes de méthodes, de ressources, etc.) et d'observer les impacts.

Il existe également sur Internet de nombreux utilitaires prêt à l'emploi sous Excel pour monter votre échéancier.

 

voir aussi comment faire un macro-planning ? et qu'est-ce qu'un planning prévisionnel ?