Conduire une réunion de travail efficace

Quelle est alors la recette pour que cette rencontre commune ne se transforme pas en simple perte de temps ? La réponse est à chercher dans le respect des fondamentaux :

• une réunion de travail efficace possède un but précis,
• elle doit être correctement préparée et planifiée,
• une réunion de travail productive est concise et intense,
• l'objectif doit constamment rester en ligne de mire tout au long des échanges,
• la conduite de la réunion donne lieu à des débats organisés et constructifs en respectant le timing défini,
• la conclusion est précise quant aux décisions prises et aux actions à mener.

 

1 - Définissez un objectif précis

Là-dessus, aucun doute n'est permis. Tous les participants doivent savoir pourquoi ils sont là et surtout, ce que l'on oublie parfois, sur quoi les discussions doivent déboucher. Un plan d'action ficelé ? De nouvelles pistes de produit ? L'identification d'un problème ? Communiquer une nouvelle organisation ? etc.

Garder en tête le résultat attendu de la production du groupe permet de rester focalisé sur l'objectif  de la réunion  et de conserver une tension propice à la tenue de la cible fixée.

2 - Peaufinez la préparation de la réunion de travail

Parmi les différentes phases, la préparation est une étape importante pour l'organisateur de la réunion.

Tout commence par un choix judicieux des participants. Comme nous l'avons vu, avec un objectif bien défini, cette tâche est plus facile.  

Prenez garde de ne pas constituer un groupe de travail trop étoffé.  Si le nombre de participants est trop élevé, les discussions risquent de s'enliser. En revanche, si le groupe est trop réduit, l'objectif sera délicat à atteindre.

Une fois la liste des participants établie, évitez de convier des collaborateurs simplement en leur transmettant l'agenda avec une convocation. Dès la préparation, impliquez l'ensemble des protagonistes . Combien de rencontres ne mènent à rien à cause d'un manque de travail en amont (informations insuffisantes, chiffres incomplets, etc.) ?

Chacun doit arriver bien préparé le jour venu, avec les éléments clés indispensables afin d'entamer les débats et être efficace ! Ce n'est pas le moment, lors des échanges, de partir à la pêche aux infos !

Choisissez et réservez la salle de réunion. Bien sûr, adaptée. Et tous les autres éléments de la logistique : rétroprojecteurs, repas, hôtel, etc.

=> Plus détails pour préparer une réunion de travail .

Préparez les documents de présentation

Mettez en forme votre PowerPoint ou autre support de présentation. Utilisez des graphiques, tableaux et autres artifices visuels pour rendre votre présentation plus facile à comprendre. Simplicité et clarté sont les mots d'ordre. Si vous devez passer un message fort, appuyez-vous sur une ou deux diapos percutantes.

Préparez l'ordre du jour

Prenez le temps de poser par écrit les points essentiels pour mener à bien la réunion. Il précise notamment les objectifs, le contenu de la réunion de travail, le planning et les différentes séquences qui structurent les échanges.

•   précisez le type de réunion (réunion de pilotage, technique, de projet, de service, etc.)
• rappelez l'objectif global et les décisions à prendre
• indiquer les participants 
• lister les thèmes abordés avec leur objectif le cas échéant
• prévoir les pauses

Pour savoir plus, voir l'article dédié à la rédaction de l'ordre du jour d'une réunion de travail.

3 - Optez pour une réunion courte

Les réunions qui s'éternisent ne sont pas les plus efficaces. Non seulement elles font perdre du temps à tout le monde, mais les participants dépensent inutilement leur énergie dans des débats longs et infructueux. Il vaut mieux travailler par sessions courtes, de 30min à 1h. Quitte à reprogrammer une seconde si besoin. L'avantage de ce format de réunion de travail est double :

• Connaissant le temps limité pour travailler sur un sujet, chaque participant est à même de porter tout son effort et sa concentration sur cette courte durée. C'est la vertu de l'objectif.
• Optimisation du temps passé en réunion pour une meilleure productivité de tous dans la gestion de ses diverses tâches.

Une réunion productive est définie par une heure de début et une heure de fin. Durant ce laps de temps, l'ensemble des débats est organisé afin d'aborder tous les points prévus lors de la préparation.

Nos conseils pour limiter la durée des réunions . Voir aussi la réunion debout .

4 - Encouragez la participation de tous

Commencez par soigner l'introduction

• Rappelez le but de cette réunion
• Organisez un tour de table si les personnes présentes ne se connaissent pas. C'est un bon moyen pour vous, animateur de la réunion, de détendre l'atmosphère et de préparer les participants avant de lancer les travaux collaboratifs. Voir les autres outils pour briser la glace en début de réunion (icebreaker) .
• Enoncez les "règles du jeu" afin de fixer un cadre à la réunion de travail.
• Listez les points clés abordés.

Adoptez un style d'animation pour une participation active

• Recueillez pendant la réunion le point de vue de l'ensemble des présents . Tous doivent participer, surtout pour une séance de brainstorming . Il est bien entendu que les échanges seront maîtrisés afin qu'aucune dérive ne vienne empoisonner les discussions. Les critiques sont acceptées si elles sont constructives et font avancer le groupe. C'est à vous de répartir la prise de parole.
• Assurez-vous du respect du temps consacré à chaque phase. Régulez les échanges. C'est une clé du succès, même si dans certains cas, il n'est pas inutile de prévoir une certaine flexibilité. L’important est de  rester focalisé sur les priorités pour ne pas se perdre dans les détails. Recentrez le cas échéant les débats sur chaque sujet à développer. Si nécessaire, recadrez les plus bavards si leur temps de parole est trop important.

Savoir animer son groupe de travail  est fondamental pour un déroulement efficace : entre écoute, relances, synthèses partielles avec des reformulations, le rôle l'animateur est  fondamental pour une réunion de travail réussie.

5 - Terminez la réunion par une prise de décision

Une réunion de travail efficace débouche sur une prise de décision. Chaque réunion doit faire l'objet, en termes de conclusion avec l'ensemble de participants, d'un  compte-rendu des avancées, des décisions et des actions  mises en perspective avec l'objectif.

• Organisez les actions et tâches à réaliser : qui fait quoi (les responsables des actions), quand, comment et avec quels moyens. 
• Mentionnez les nouveaux points et ceux qui n'ont pas été traités dans le rapport de réunion. Ainsi, rien n'est perdu, tout est consigné. Remettez le compte-rendu écrit à chaque participant immédiatement après la réunion ou dans les jours suivants. Si nécessaire, il convient de fixer un rendez-vous pour une prochaine réunion de travail. 

6 - Organisez le suivi

Après la réunion, ne perdez pas la maîtrise des actions. Organisez un suivi ponctué de mises à jour régulières par email par exemple et si nécessaire, planifiez des réunions de suivi pour faire le point sur les actions prévues.