Le management visuel : concept et mise en oeuvre

Qu’est-ce que le management visuel  ?

Le management visuel, aussi appelé « Gestion et organisation par la vue » est une démarche du Lean Management reposant sur un ensemble de techniques de communication. L’objectif est de faciliter la transmission d’informations entre toutes les parties prenantes et pour chaque niveau hiérarchique.

Ce concept permet de stimuler l’efficacité de l’entreprise et de ce fait améliorer la satisfaction client . Son efficacité opérationnelle est renforcée, son organisation est plus réactive, plus flexible, plus agile.

Quel est l’intérêt du management visuel  ?

Le management visuel présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise, il permet notamment :

En termes de pilotage

• repérer rapidement les écarts, les tendances pour décider
• mettre en relief les informations importantes
• évaluer l'efficacité des plans d'action
• Visualiser et améliorer l’efficacité des processus, et plus globalement la performance organisationnelle

En termes de dynamique d'équipe

• stimuler la créativité de l'équipe pour générer plus d'idées
• poser les bases d'un travail collaboratif reposant sur le partage d'informations

En termes de management

• rendre la communication plus explicite, plus facile à comprendre - simplifier les messages et réduire les incompréhensions
• faire passer les messages clés avec efficacité
• aider à convaincre, à faire prendre conscience notamment pour la conduite du changement (voir le modèle ADKAR)
• améliorer l'implication des collaborateurs grâce à des outils stimulants

Il contribue en outre à rendre le Système de Management de la Qualité plus efficace.

Comment mettre en place un management visuel  ?

Pour conduire un projet de management visuel, un état des lieux de votre activité s’impose afin de bien clarifier votre besoin. Pour vous aider à comprendre la méthode, voici une démarche en six étapes. C’est un guide pour vous aider à réaliser un état des lieux et instaurer un management visuel dans votre entreprise.

Etape 1 : Construire un groupe de travail

Définissez une ou plusieurs thématiques et pour chacune d’entre elles, créez un groupe de travail avec un chef de projet. L’objectif est de rassembler plusieurs de personnes d’horizons différents afin de mettre en commun les compétences et les visions de chacun.

A noter : organisez une réunion de lancement (kick off meeting)  pour mettre votre projet sur les bons rails

Étape 2 : Définir le périmètre de votre management visuel

Cadrez votre projet afin qu’il puisse répondre à votre besoin.

Vous pouvez utiliser le questionnement QQOQCCP pour explorer le sujet :

• Quoi ? Périmètre du projet, éléments à communiquer...
• Qui ? Services ou collaborateurs cibles...
• Où ? Lieux, sites...
• Quand ? Dates de lancement, mise en place...
• Comment ? Les moyens
• Combien ? Le budget
• Pourquoi ? Les objectifs

Étape 3 : Choisir vos outils

Il existe de nombreux outils permettant de créer un management visuel, dont certains sont peut-être déjà présents dans votre entreprise. Sélectionnez-en quelques-uns, utilisez-les, créez votre support dont vous avez besoin pour communiquer avec vos interlocuteurs.

• Quels outils avez-vous déjà à votre disposition ?
• Comment pouvez-vous les améliorer ?
• Sont-ils adaptés à votre interlocuteur ?
• Quels sont les nouveaux outils que vous pouvez mettre en place ?

Étape 4 : Concevoir votre visuel

En partant toujours de votre cible, vous concevez votre visuel en fonction des outils que vous aurez sélectionné. L’objectif est toujours de faciliter la transmission d’informations en évitant au maximum la surinformation et en mettant le moins de texte possible. Ce dernier doit être court et seulement renforcer l’information portée par le message affiché.

Étape 5 : Définir les bons points d’affichage

En fonction des informations que vous souhaitez faire passer, il est important de placer le bon outil au bon endroit. Pour cela, vous devez définir un lieu de passage, un poste de travail, la taille de l’affichage, etc.

Etape 6 : S’assurer du bon fonctionnement des moyens mis en place

Dans toute démarche, vous devez vous assurer que ce type de communication fonctionne et identifier les améliorations. Il est important de réaliser un retour d’expérience (RETEX) sur ce qui est mis en place (outils, affichage, messages à faire passer, etc.) afin de mettre en place des actions correctives.

Les méthodes et outils du management visuel

Les méthodes et outils doivent être simples à mettre en œuvre et accessibles à tous. Ils doivent pouvoir être repris par n’importe quel autre collaborateur sans avoir besoin d’un mode d’emploi pour les mettre à jour.

La roue chromatique et les couleurs

La roue chromatique un cercle de couleurs qui permet d’associer les bonnes couleurs entre elles. Vous pouvez utiliser des combinaisons de couleurs de types complémentaires ou analogiques.

Le bleu inspire la fiabilité, encourage le sentiment de productivité comme les pictogrammes en prévention.

Le rouge, quant à elle, est une couleur qui appelle à l’action, attire l’œil. C’est aussi une couleur représentant une interdiction, un avertissement ou pour signaler un danger. Le rouge peut également suggérer l’urgence.

Chaque couleur a une signification particulière et il est important de bien les utiliser.

Il est recommandé de limiter votre combinaison de couleurs à deux, trois ou quatre couleurs.

Les matrices

Le diagramme d’Eisenhower est l’un des outils visuels de classification des priorités et d’appréciation des urgences. Il permet d’établir un plan d’action, réguler et déléguer des activités, autour de quatre axes :

• Les tâches importantes et urgentes
• Les tâches importantes, non urgentes
• Les tâches non importantes, urgentes
• Les tâches non importantes et non urgentes

Cet outil peut être affiché dans un bureau, salle de réunion, atelier, etc. Il doit être vivant et pousser les collaborateurs à atteindre leurs objectifs.

La carte mentale (mind mapping)

C’est une représentation visuelle permettant de prendre des notes et de consigner des idées.

Au centre de la feuille, notez un sujet central, et autour, des sujets secondaires qui sont reliés. Cette méthode permet d’organiser ses pensées grâce à la mise en forme d’informations graphiques et permet de faciliter la mémorisation. Voir le dossier sur la carte heuristique.

Les diagramme de GANTT et de PERT, pour gérer un projet

Ce sont des méthodes d’ordonnancement, un planning, permettant de visualiser le début et la fin d’un projet ainsi que toutes les tâches qui amènent à l’aboutissement du projet. Les tâches peuvent être linéaires, se superposer, etc. Pour en savoir plus, voir le planning de Gantt et le diagramme PERT

 

D’autres outils peuvent être utilisés : 5S , Kanban, SWOT, PDCA , six Sigma, outils de résolution de problèmes, indicateurs de performance, logigrammes, Kaizen , Juste à temps, etc.

 

Le management visuel s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue en développant la communication interne et externe de l’entreprise. C’est un facilitateur entre toutes les parties prenantes et de nombreux outils sont disponibles pour mettre en place ce concept. Combinez le visuel au texte et votre transmission d’informations s’améliorera.