La méthode Philips 6x6, une technique d'animation de réunion efficace

Qu'est-ce que la méthode Philips 6x6 ?

Cette méthode de réflexion - remue-méninges - collective inventée par  J. Donald Phillips - professeur américain d'éducation des adultes - est simple : faire réfléchir, travailler, échanger des petits groupes de 6 personnes sur une problématique donnée pendant 6 minutes - d'où le nom de "6x6". Pour ensuite mettre les productions des différents groupes en commun et en faire ressortir une synthèse, voire poser d'autres problématiques découlant de la réflexion ainsi menée.

Dans la pratique, il est possible de constituer des groupes de 4-5 personnes. Le but étant de réfléchir de manière collective en petits groupes afin de maximiser l'efficacité de la réflexion .

Pourquoi utiliser le Philips 6x6 ?

Les objectifs d'une telle démarche sont les suivants :

• produire une réflexion rapide et constructive autour d'une problématique donnée : écoute active , prise de parole, argumentation et négociation seront de mise.
• permettre à chaque membre de chaque groupe de s'exprimer sur un sujet donné et de réfléchir collectivement  (avis sur une question donnée, analyse d'un rapport, analyse des diverses solutions proposées face à un problème posé, etc.).
• faire émerger des questions quant à un sujet particulier, initier un débat en groupes.

 

Avantages et inconvénients d'une telle démarche

Avantages

La méthode Philips 6x6 permet de faire travailler un groupe composé de nombreuses personnes sur des problématiques ou sujets précis de manière efficace en créant des échanges organisés, cadrés et constructifs. 

Là où il serait peu productif de demander à une salle entière son avis sur un sujet posé sans plus de méthodologie, le Philips 6x6 apporte le cadre nécessaire à des échanges brefs et constructifs. Il permet de mettre l' intelligence collective au service d'une problématique donnée.

La démarche offre l'avantage de débats rapides et productifs.

Inconvénients

Une telle méthode de réflexion requiert une salle suffisamment spacieuse. Chaque groupe doit être suffisamment éloigné des autres. En effet, une salle de petite taille pourrait générer un brouhaha perturbant la réflexion. Par ailleurs, une faible distance entre les différents groupes pourrait permettre aux membres d'une table d'entendre les discussions voisines et ainsi influencer les réflexions de chacun.

Cette approche sera optimale si les rapporteurs font preuve d'un esprit de synthèse suffisamment affûté : 6 minutes de discussion, c'est à la fois peu et beaucoup. Le rapporteur doit être capable de synthétiser et présenter à la salle entière de manière très succincte, juste et précise, les réflexions de son groupe.

Enfin, il est essentiel que l 'animateur soit à même d'énoncer les différentes problématiques ou sujets de réflexion de manière extrêmement claire afin que chacun comprenne (pas de temps perdu à s'assurer que tout le monde a bien intégré le sens de la question ainsi que les objectifs de la séance). Il est également crucial qu'il sache garder une réelle neutralité dans ses synthèses globales et finales et un œil sur sa montre !

Déroulement d'une séance

Prérequis

• 1 animateur de séance - ou président - qui structure les groupes, énonce les différentes questions et veille au respect du temps alloué à chaque séquence de travail. Les qualités requises pour un tel rôle d'animation sont : 1 excellente aptitude à la communication orale , 1 neutralité à toute épreuve, 1 bonne maîtrise du temps, 1 gestion optimale des échanges et des prises de parole.
• Dans chaque groupe, 1 rapporteur est désigné afin de prendre des notes tout au long des échanges entre les membres présents à sa table et les synthétiser pour ensuite les présenter à tous les autres participants. Les rapporteurs peuvent également être amenés à commenter les synthèses des autres groupes à l'issue de leur présentation. Les qualités nécessaires à ce rôle : écoute active, esprit de synthèse, maîtrise de la présentation orale, etc.
• 1 paperboard et/ou rétroprojecteur sur lequel chaque groupe pourra présenter ses productions.
• 6 tables avec 6 chaises chacune.

Déroulement

1. L'animateur de la séance structure les différents groupes.  Ces derniers peuvent être constitués par services, affinités, homogénéité des groupes, etc.
2. L'animateur expose le déroulement de la session de travail ainsi que son objectif global.
3. Chaque groupe désigne un premier rapporteur chargé de prendre des notes et présenter la synthèse des réflexions menées au sein de son propre groupe au reste des participants.
4. L'animateur énonce la première problématique à discuter.
5. Pendant 6 minutes, chacun de leur côté, les groupes constitués échangent, définissent un consensus quant à la problématique posée et structurent une synthèse de ces échanges.
6. L’animateur donne tour à tour la parole aux 6 différents rapporteurs qui présentent oralement ( à l'aide du paperboard ou de slides, etc.) les résultats des échanges au sein de leurs groupes. 1 minute par rapporteur.
7. L'animateur note les différentes productions en vue de présenter la synthèse globale.
8. Si besoin, l'animateur commente et/ou analyse chaque production , donne la parole aux différents rapporteurs sur les synthèses produites et lance une nouvelle session de réflexion en découlant ou bien un débat.
9. Une nouvelle session de réflexion démarre. Chaque session peut être l'occasion de changer de rapporteur (chacun des 6 membres d'un même groupe prenant tour à tour ce rôle). Il est également d'usage que les rapporteurs d'une première session changent de table  - parfois aussi de rôle - pour la session suivante.
10. Une fois tous les sujets abordés et discutés, l'animateur présente la synthèse globale des échanges à tous les participants. Cette synthèse pourra être transmise également par écrit ultérieurement.

Variantes

Séance tournante

Après discussion au sein de chaque groupe de 6, les rapporteurs, au lieu de synthétiser ce qui a été échangé au sein de leur propre groupe devant toute l'assemblée, changent de groupe et présentent chacun leur synthèse à leur nouveau groupe.

Un rapporteur pour ce nouveau groupe ainsi constitué est nommé et les échanges repartent, basés sur ladite synthèse.

Au bout des 6 minutes, à nouveau les rapporteurs changent de table et exposent leur synthèse.

Les débats reprennent avec la nomination d'un nouveau rapporteur pour 6 minutes au bout desquelles le changement de groupe s'effectue à nouveau.

Et ainsi de suite jusqu'à ce que tout le monde ait revêtu le costume de rapporteur et changé de table une fois. L'animateur présente ensuite la synthèse générale de la session. Cette variante permet de recueillir l'avis de tous sur un sujet particulier.

Séance debout

Il est possible de tenir une telle séance debout autour de 6 paperboards ou panneaux, chacun posant une problématique spécifique . Chaque groupe de 6 personnes passe d'un paperboard à l'autre, découvre les notes des groupes précédents (synthèse notée par le rapporteur) et note les résultats de sa propre réflexion ou complète celles menées par les autres groupes.

L'animateur fait ensuite le tour des paperboards et propose une synthèse générale des différents débats.