Gestion du changement : comment mener une analyse d'impact ?

Avant de se lancer dans un projet, il convient de mener une analyse d'impact afin d'identifier toutes les conséquences d'un changement sur les collaborateurs, processus, métiers, autres projets en cours, etc.

Fort de cette analyse, la décision de mener - ou non - un projet est prise en connaissance de cause et les effets de bord sont identifiés et maîtrisés.

Bien que l'on parle généralement d'analyse d'impact, l'étude porte sur les effets d'un changement. Les impacts, changements concrets suite aux aux actions, s'évaluent post projet.

Cet outil n'est pas réservé à la seule gestion de projet, mais à toute prise de décision méritant une analyse poussée des effets annexes. Nous nous intéressons ici exclusivement aux incidences négatives pouvant émerger dans un objectif de maîtrise des risques. 

La méthode pour étudier les impacts d'un projet

Voyons comment mener une telle analyse.

1- Préparation

La première étape est de réunir une équipe multicompétences couvrant tous les aspects du projet. La diversité des membres composant le groupe de travail est fondamentale pour explorer tous les effets possibles. Chacun avec ses connaissances propres possède une vision personnelle du problème à traiter.

Ne pas hésiter à impliquer les utilisateurs opérationnels. Ils apportent leur expérience et leur savoir-faire des métiers en question. Ce regard est précieux pour explorer l'ensemble des risques. 

2- Lister les différences entre l'état actuel et l'état projeté

L'objectif est de cerner le périmètre et l'ampleur du changement pour en apprécier les impacts. Prendre en compte les principales modifications entre un état présent A et un état futur B. Voir aussi plus généralement  la méthode Gap Analysis . 

Cette approche est puissante, car elle permet de se projeter.

3. Déterminer les domaines potentiels d'impact 

Pour mener cette investigation plus aisément, se baser sur des modèles adaptés à la problématique.

Dans le cas d'un projet d'organisation, la structure ci-dessous apporte un référentiel pertinent pour évaluer les domaines impactés :

 

 

• la stratégie : mission , objectifs stratégiques ...
• la structure : avec notamment les effets sur l’organisation du travail , les processus, les métiers
• les hommes : les incidences sur la motivation , les compétences, le style de management
• les systèmes : les conséquences sur les systèmes d'information, de décision, d'animation, de rétribution
• la culture : les valeurs , les croyances, les normes de comportement...

 

D'autres modèles existent tels que la matrice de McKinsey’s 7S’s , proche du référentiel ci-dessus. Egalement PESTELpour une analyse sur l'environnement global de l'entreprise (voir la signification de PESTEL + exemples).

Suivant le type de projet, la cartographie des processus ou bien de la modélisation d'un processus étudié peuvent être un bon appui.

L'une des difficultés est de trouver le bon niveau d'analyse. Plonger dans trop de détails est improductif, passer à côté d'un domaine source d'effet majeur réduit la pertinence de l'analyse. Par exemple, un changement d'organisation peut avoir un impact... sur le client. Un effet que ne manquera pas de souligner le responsable qualité.

Il est important d'intégrer que les impacts peuvent toucher des domaines éloignés du projet ou du changement. Les conséquences peuvent être fâcheuses sans anticipation. 

 4 - Rechercher les impacts

Pour chaque changement identifié, lister les effets par domaine en recourant à la technique du brainstorming .

Quelques exemples :

Dans le cadre de la réorganisation de la saisie de commande :

Différences avec l'état actuel	Effets
	Hommes	Systèmes	Structure	Culture	Stratégie
Forte augmentation du nombre de commandes saisies par jour	Augmentation du stress des assistantes	Atteinte des limites machine en termes de capacité de traitement	Création d'un goulot d'étranglement en préparation de commandes	...	...
...

Dans le cadre de l'orientation d'une force de vente sur la commercialisation de services en plus de produits

Différences avec l'état actuel	Effets
	Hommes	Systèmes	Structure / métier	Culture	Stratégie
Les vendeurs ont 2 offres distinctes à vendre	Augmentation du temps passé en formation Difficulté de motiver les commerciaux sur les 2 tableaux...	Rémunération : système actuel devient inadapté	Augmentation de la complexité de l’organisation des visites	Culture vente de composants en décalage avec la vente de solutions	Métier de l'entreprise incohérent
...

5. Evaluer et prioriser

Une fois les zones et les conséquences identifiées, il convient de les évaluer et de les prioriser. L'objectif est de quantifier les impacts afin de prendre les bonnes décisions : sélectionner ceux qui méritent une attention particulière.

6. Décider 

Fort de l'analyse menée, le temps de la décision est venu. Il faut choisir que faire face à l'inventaire dressé. Dans le cas où les conséquences annexes sont très importantes, faut-il lancer tout de même le projet ? Réévaluer son périmètre ? Revoir les objectifs ? Si les impacts sont gérables, il convient de bâtir un plan d'action adéquat.

Méthode alternative

La recherche des effets peut également être menée à l'aide du diagramme en arêtes de poisson (ou Ishikawa ) avec une classification 5M .