Management de projet : comment faire ?

Management de projet... de quoi s'agit-il ?

La finalité du management de projet est de structurer, d'organiser et de piloter une démarche pour atteindre des objectifs dans un cadre défini en termes de délai et de ressources.
Au fil des étapes, le manager de projet se mue en stratège, tacticien, planificateur, communicateur, animateur et manager de l'équipe de projet.

Beaucoup d'entreprises fonctionnent en mode projet, il devient indispensable de maîtriser les principes fondamentaux.

Qu'est-ce que la maîtrise d'ouvrage ? Il s'agit de la partie au sein d'un projet qui définit les besoins et les objectifs, veille à la conformité des livrables finaux aux attentes du client ou de l’utilisateur.

Proposition d'une méthode pour manager un projet

Il n'est pas question ici de méthode Prince, Scrum, XP (ou autres méthodes agiles), mais d'une démarche simple, applicable à tout type de projet, aussi bien pour un recrutement que pour l'organisation d'un service. C'est une méthodologie simple qui s'articule autour de 4 phases ( on parle aussi de cycle de vie) pour conduire un projet :

Revue des étapes du management d'un projet

L'opportunité et la faisabilité du projet sont validées ? Le "GO" est déclenché... Il est alors temps de lancer l'ouvrage.

Étape 1 - Cadrer : quoi, pourquoi, comment, qui ?

Il s'agit de la première phase de management du projet. Vous connaissez le but. Vous avez besoin d'en savoir plus et de vous assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde....

Rappeler l'objectif du projet

Déterminez quelle est sa raison d'être. Précisez si possible le contexte. Cette information donne davantage de sens au projet. Toutes les parties prenantes partagent ainsi la même vision du projet et de ses enjeux. Les incompréhensions sont réduites.

Définir précisément à quoi doit aboutir le projet

C'est le début de votre cahier des charges. Projetez-vous afin de décrire ce à quoi vous voulez aboutir : les livrables. Notez tout cela noir sur blanc pour formaliser les spécifications. 

Fixer les contraintes temporelles et de coûts

Les moyens à votre disposition ne sont pas infinis. Les délais ne le sont certainement pas non plus. À ce stade, les règles du jeu doivent être fixées. Balisez le périmètre de votre projet. Fixez ou validez le budget.

Identifier les personnes-ressources

Le stade ultime de cette étape est de monter une équipe projet. Suivant l'envergure de votre mission ou l'ampleur du projet, ce n'est pas forcément nécessaire. En revanche, il serait surprenant que vous puissiez conduire votre projet sans faire appel à d'autres compétences, internes ou externes. Des ressources qui sont utiles en termes de conseil ou bien d’exécution.

Repérez également les personnes impliquées directement ou indirectement dans le projet. Il peut s'agit d'utilisateurs du livrable, de chefs de service qui doivent valider certains points, etc. Il est important de bien identifier l'ensemble des acteurs du projet ainsi que leurs attentes vis-à-vis de l'ouvrage pour bâtir un plan de communication efficace.

A noter : lorsque le nombre de participants nécessite une rencontre, il s'agit d'une réunion de cadrage. Cette phase se conclut généralement par une réunion de lancement.

Étape 2 - Planifier les étapes et les actions : qui fait quoi, quand ?

Vous savez maintenant où vous voulez aller. Vous connaissez vos contraintes budgétaires et temporelles et avez listé les personnes que vous devrez mobiliser. Il est maintenant temps de mettre en musique toutes ces données.

Définir les outputs et organiser les différentes étapes 

L'idée est de ne pas avoir uniquement un début et une fin sur votre outil de planification. Pour rendre le travail facile, identifiez les grandes étapes avec des livrables intermédiaires (les outputs).

A noter : pour des projets complexes, utiliser des outils comme le WBS pour décomposer le travail en sous-ensembles plus facilement gérables.

Exemple dans le cadre d’un projet de recrutement, les étapes pourraient être : définition du profil du candidat (output : liste des savoirs, savoir-faire et savoir-être du candidat idéal), lancement de la recherche des candidats (output : liste des candidats), etc.

Une fois ce travail achevé, placez ces grandes actions sur un planning (Diagramme Gantt pour les plus avancées) et assignez des délais. Une représentation graphique facilite grandement le suivi. Vous pouvez aussi partir de la date de fin et construire un rétroplanning.

Ajouter les principales tâches

Pour chaque étape, placez dans votre planning les tâches conséquentes à réaliser. Ne définissez pas tout dans le détail. Restez à un niveau opérationnel suffisant pour garantir l’atteinte des objectifs.

Pour chaque tâche, associez les ressources humaines à mobiliser . C'est l'occasion de vous enquérir de leur disponibilité. En effet, il est fortement recommandé de ne pas attendre que votre projet soit planifié pour vérifier la disponibilité d'une personne. Sachant que, de toute manière, vous risquez fort de connaître des aléas dans votre planification...

Garder en tête qu'il s'agit d'un outil de préparation, de suivi, voire de réorganisation. Vous obtenez ainsi une planification des tâches à réaliser et des ressources associées.

Pour des projets à enjeux, il peut être intéressant d’intégrer un volet de gestion des risques.

Étape 3 - Exécuter et piloter le projet

Fort de votre préparation initiale, vous pouvez lancer les opérations planifiées. Chaque étape doit aboutir sur l'output défini.

Si des imprévus se présentent, gérez-les en tenant compte des étapes suivantes. L'objectif est de rester fidèle le plus possible au plan initial. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, coordonnez le travail des personnes-ressources, animez les réunions, etc.

Concernant le pilotage, gardez un œil sur vos KPI dans un tableau de bord dédié au suivi du projet afin de pouvoir anticiper ou du moins réagir très vite dès qu'un indicateur vire au rouge. Cela peut être le dépassement d'une échéance, des difficultés techniques, etc. Avec de bons outils de gestion, la prise de décision est facilitée !

Mettez en place les ajustements organisationnels (il est très rare qu'il n'y ait rien à modifier à ce niveau) : formation, management du changement... Suivant les cas (et les sensibilités), ces ajustements sont réalisés durant l’exécution ou bien lors de la livraison. Pour en garder la maîtrise, la plupart du temps, cette étape est gérée au sein du projet.

Étape 4 - Clôturer

Voici la fin de votre mission. Et quelques principes à suivre pour la clôturer avec succès...

• Assurez-vous que les buts initiaux ont bien été atteints. Soit de la réussite du projet.
• Livrez, si une solution finale doit être remise. C'est le cas pour une application informatique, par exemple.
• Terminez "proprement" les travaux en cours : assurez-vous que les comptes rendus sont rédigés, les documentations finalisées, les personnes-ressources informées de la fin du projet, etc.
• Faites un bilan sur ce qui a fonctionné et sur les difficultés rencontrées. Il s'agit d'un exercice très utile pour s'améliorer en permanence !

Voir aussi un exemple de méthodologie de gestion de projet détaillé et les différentes méthodes de gestion de projet les plus connues.