Mettre en pratique le diagramme des affinités

Qu'est-ce que le diagramme des affinités ?

A l'origine, cet outil de créativité organisée a été mis au point par l'anthropologue Kawita Jiro dans les années 60.

Il est également appelé diagramme KJ, des initiales de son créateur. Un nom également utilisé pour nommer ce diagramme.

Ce dernier a utilisé cette méthode dans le cadre de ses propres travaux afin de structurer des données verbales.

Quand utiliser cette méthode ?

D'une manière générale, le diagramme KJ est pertinent lorsqu'il s'agit :

• de synthétiser de nombreuses informations en quelques sujets
• d' obtenir le consensus d'un collectif
• d'étudier un sujet ou problématique complexe et multiforme

Des exemples d'application dans l'entreprise :

• - analyser les résultats d'une enquête qualitative
• - rassembler et structurer des informations dans le cadre d'un diagnostic (stratégique, marketing, financier...).
• - en tant qu'outil qualité pour structurer des problèmes de défaillance

Et aussi impliquer les collaborateurs dans le collectif . En effet, ce mode de fonctionnement collaboratif est un formidable outil pour apprendre à travailler en groupe.

Mise en oeuvre du diagramme des affinités

Cette démarche s'utilise  lors d'un atelier de travail avec des blocs de Post-it de plusieurs couleurs, des stylos et une bonne volonté du groupe. 

La méthode

1. Mener un brainstorming

   Listez tous les points caractérisant le sujet : problème à résoudre ou opportunité à saisir. Chaque participant note sa contribution sur une fiche (Post-it, etc.) et va le coller sur un grand tableau (ou sur un mur).

   Ces points sont des observations, des faits - surtout pas des opinions - des analyses ou des solutions. Conformément à  la méthode du brainstorming,  il convient de censurer tout esprit critique. 

    

   Regrouper les fiches

   Une fois que tout le monde s'est exprimé, la seconde phase consiste, en silence, à regrouper les fiches par proximité (on parle aussi de construction de "clusters") .

   Certains sujets sont proches, l'association est évidente, naturelle. L'intuition joue ici un rôle central. Les fiches sont reliées par affinité même si le lien précis ne saute pas aux yeux. 

   Les groupes (ou catégories) sont constitués de 3 fiches environ . Cependant, il peut rester des notes orphelines qui ne peuvent pas être classée et que vous mettrez de coté.

   Lorsqu'une fiche peut être classée dans 2 groupes différents, l'observation peut être trop générale et mérite d'être creusée pour donner naissance à 2 nouvelles fiches.

   Cette phase de regroupement donne souvent lieu à quelques nouvelles informations non relevées jusqu'à présent . Créez les fiches correspondantes et ajoutez-les aux groupes déjà constitués.

   Idée : pour s'assurer de la bonne intelligibilité des fiches, elles peuvent être tour à tour lues à voix haute lorsqu'elles sont déplacées pour la première fois.

    Donner un titre à chaque groupe

   Vous avez face à vous un ensemble de fiches classées par affinité . Il s'agit maintenant de nommer chaque groupe à l'aide d'une phrase représentant le sens de l'ensemble des fiches qui le composent. Si vous vous êtes servis de Post-it, utilisez une couleur différente des précédentes.

   Il convient de voir ensuite si les titres peuvent être combinés avec des fiches isolées . Dans l'affirmative, de toute évidence, ces fiches étaient du même niveau d'abstraction que les titres constitués. Ce qui explique pourquoi il n'a pas été possible de les classer.

   Cette grappe constitue un 3ème niveau. Si nécessaire d'autres groupes peuvent être combinés en eux. En tout état cause, il ne doit rester que 5 à 9 thèmes principaux pour que l'analyse à suivre soit opérationnelle. 

   Constituer une cartographie

   Repositionner les groupes constitués (avec tous les niveaux) d'une manière claire sur un large support ( paper board, tableau ...)

   Interpréter le diagramme

   Analyser collectivement le résultat obtenu. C'est le temps de la discussion, de l'argumentation sur une base d'informations structurées, validée par le collectif. Selon la problématique de départ, l'équipe de travail peut voter pour hiérarchiser les groupes en donnant des notes individuelles. Il est ainsi possible de retenir des options, voire prendre des décisions.

Exemple de diagramme des affinités

Dans ce petit exemple, la problématique est de rechercher les axes à travailler pour améliorer une satisfaction client en berne.