Comment créer un tableau de bord projet ?

Qu'est-ce qu'un tableau de bord projet ?

Il s'agit d'un tableau de bord (dashboard pour nos amis anglosaxons) comprenant des indicateurs (ou metrics) pour piloter l'avancement d'un projet et suivre sa performance. Cet outil de synthèse permet de surveiller l'état de santé d'un projet. Il rend sa gestion plus efficace et plus simple à mettre en œuvre. Il facilite la prise de décision.

Pour des conseils plus généraux voir la définition d'un tableau de bord .

Au fur et à mesure de l'avancée des travaux, il permet à la chefferie de projet et à son équipe de savoir où ils en sont et où ils doivent aller. À l'instar d’une voiture ou d'un avion, le tableau de bord délivre les informations nécessaires pour garder le projet sous contrôle. Les paramètres essentiels sont visibles en un coup d’œil.

Un tableau de bord pour qui ?

Dans la pratique, un projet donne lieu à plusieurs tableaux de bord. Suivant le public cible, la finalité diffère :

• Pour un chef de projet : son objectif est le pilotage au quotidien. Il a besoin d'indicateurs pertinents pour suivre l'avancée du projet et s'assurer que tout est sous contrôle.
• Pour les membres de l'équipe projet : chacun a besoin d'avoir une vision personnelle sur ses propres tâches et une vision d'ensemble du projet à des fins de coordination.
• Pour les donneurs d'ordre et autres parties prenantes : selon les profils et les fonctions, ils ont besoin d'une vue générale sur les grandes étapes, les jalons, ainsi qu'un état sur les ressources consommées. Le tableau de bord peut être remis et présenté par le chef de projet lors des comités de pilotage et des revues de projet . 

A quoi sert cet outil  ?

Ce type de tableau de bord facilite la gestion de projet et améliore l'efficacité du pilotage : les KPI (Key Performance Indicators) importants à suivre sont directement accessibles et centralisés dans un seul rapport synthétique. Avec les outils logiciels Saas ou stand-alone, ils peuvent être mis à jour en temps réel. Il est ainsi possible d'anticiper les dérives et engager des actions correctives avant qu'il ne soit trop tard.

Autres intérêts :

• Mieux communiquer : tous les acteurs engagés possèdent le même niveau d'information. Les échanges reposent sur une base qualitative. Une bonne communication prévient les incompréhensions.
• Mieux coordonner : le partage d'indicateurs permet à chacun de se situer dans la progression du travail de l'équipe. La coordination en est facilitée.
• Effectuer un suivi de projet ciblé en fonction des priorités et des points critiques.
• Aider au management de projet : le choix et la mise en relief visuelle d'indicateurs clés facilitent la tâche du chef de projet lorsqu'il doit  sensibiliser son équipe de l'importance du retard pris, de la qualité insuffisante des livrables , etc. Par ailleurs, le tableau de bord est un appui pour aider à convaincre les décideurs qu'il est nécessaire de revoir les échéances fixées ou le budget alloué.

 

Critères de qualité d'un tableau de bord pour le management d'un projet

Pour tirer pleinement profit de cet outil, plusieurs points sont à surveiller particulièrement.

• La pertinence des indicateurs : ne retenir que les indicateurs clés qui ont une incidence sur la performance du projet.
• La qualité de calcul des mesures : utiliser des sources d'information fiables et définir des règles de gestion précises sans être pour autant "des usines à gaz".
• La précision : pour prendre une décision fiable, les indicateurs doivent être précis.
• Des informations à jour : à l'instar de la précision, une mesure périmée n'a aucun intérêt, voire peut induire en erreur.
• Des données synthétiques : pas question de surcharger le destinataire d'informations superflues. La fonction d'un tableau de bord est d'observer en un coup d’œil les données essentielles. Il est opportun de s'appuyer sur d'autres outils pour aller plus loin dans l'analyse.
• Une mise en forme ergonomique : la facilité d'appréhension de l'outil est aussi importante que son contenu. Un utilisateur attend une présentation claire, aérée, une prise en main simple où l'important ressort immédiatement. Les applications actuelles produisent des mises en page agréables et efficaces avec une navigation fluide et intuitive.

Quels indicateurs choisir en gestion de projet ?

Le contenu d'un tableau de bord dépend du type de projet, de sa finalité et de ses destinataires. Les indicateurs s'appuient généralement sur des notions de :

• coûts,
• qualité,
• délais,
• performance,
• risques.

Voici quelques exemples de mesures :

• statut des étapes (prévu /réalisé...)
• suivi des délais, des jalons (atteints, en retard, projections...)
• suivi des tâches (en cours, non assignées, pourcentage de tâches terminées, etc.)
• charge de travail par personne
• suivi des actions critiques
• budget total/consommé
• consommation des autres ressources