Comment faire un macroplanning en gestion de projet ?

Comprendre le macroplanning

Définition du macroplanning

Le macro planning en gestion de projet est un outil de planification qui permet de visualiser rapidement les grandes étapes et les jalons clés du projet. Soit les principales activités à mener pour atteindre un objectif. Ce plan est un document central pour échanger avec les parties prenantes très en amont.

A quoi sert un macro-planning ?

Comme nous l'avons vu, l'objectif du macro planning est d'offrir une vision échelonnée dans le temps de haut niveau. Réalisé lors de la phase de cadrage du projet (en amont dans le cycle de vie), ce calendrier général intègre toutes les dates clés du projet : date de début , date de livraison des différents livrables , date de fin d'étapes, de fin du projet , etc.

Il est notamment utile pour :

• Communiquer avec les parties prenantes ( direction, clients, fournisseurs et autres acteurs du projet) sur les grandes étapes du projet sans pour autant entrer dans le détail. Pour en savoir plus : qu'est-ce que la communication projet ?

• Evaluation rapide de la faisabilité du projet dans les délais impartis grâce à ce plan

• Estimer les ressources nécessaires à mobiliser, calibrer ou vérifier une enveloppe budgétaire pour des projets

• Planifier les principales activités et tâches dans leur globalité, fixer des échéances pour chaque grande étape du plan

• Détecter des potentielles difficultés ou risques très en amont (pour préparer la gestion des risques )

• Gérer un portefeuille de projet : le macroplanning de chaque projet permet d'avoir une vue macroscopique de l'ensemble pour aider à piloter le portefeuille : assurer le suivi des projets, planifier un nouveau projet, gérer les ressources...

C'est un outil plus orienté vers les décideurs. Il est typiquement présenté en réunion par le chef de projet, comme celle du comité de pilotage.

Il est généralement inséré dans la note de cadrage (voir les parties d'une note de cadrage ), et/ou dans le plan projet pour une vision globale. Il peut également être annexé à un cahier des charges .

Ses limites

Bâtir un macro planning suppose que l'équipe de projet :

• sache ce qu'il faut faire et que la manière de le faire soit claire.

• ai une vision complète de toutes les exigences (voir aussi "les spécifications").

Le macroplanning est la première étape de la planification de votre projet. Il offre un aperçu de la durée du projet, de ses principales tâches et étapes, ainsi que des ressources nécessaires pour les mettre en œuvre. Le macroplanning est donc une vision générale des projets, basée sur les informations disponibles à ce stade. Et c'est là une limite . Il ne tient pas compte des contraintes ou des dépendances qui pourraient survenir plus tard dans le projet. Ces dernières seront identifiées dans les phases d'analyses.

Différence entre macroplanning et microplanning

La macro-planification et la micro-planification sont toutes deux importantes pour la gestion d'un projet. Toutefois, elles diffèrent par leur portée, leur niveau de détail et leur objectif. Le macro planning représente l'architecture globale du projet alors que le micro planning descend dans l'opérationnel en détaillant les tâches à exécuter.

 

Cette granularité plus fine du travail à mener confère au  micro planning une vision plus détaillée et plus spécifique de ce qui doit être fait. Le macro planning est généralement utilisé comme un guide de haut niveau pour le projet , le second, quant à lui, comme plan de mise en œuvre détaillé. C'est un document de travail, conçu lors de la phase de planification (après un découpage WBS et un diagramme de PERT ), qui peut être amendé lorsque c'est nécessaire et qui permet le suivi de l'avancement du projet.

A savoir, le terme micro planning n'est pas très utilisé, on parle généralement de planification de projet tout simplement. Il est d'ailleurs véritablement question de micro planification pour des programmations de tâches techniques très précises.

 Les 3 étapes clés pour établir un macroplanning

La réalisation d'un tel planning nécessite de suivre plusieurs étapes. Voici un modèle de démarche :

1. 1 - Identifier les grandes tâches à réaliser

   Découper le projet en grandes masses pour cela, créez une liste des principales tâches, y compris les dépendances entre chaque tâche.

   Pour repérer les principales tâches, utilisez les informations issues d'autres projets similaires déjà réalisés ou bien faire appel à des experts internes ou externes. En interne, cela peut être des expertises métiers. En externe, des consultants avec une forte expérience dans le domaine en question.

   Vous pouvez utiliser la méthode du chemin critique en remontant à partir de la date de fin du projet, afin d'évaluer la durée non compressible du projet. Le chemin critique est la plus longue chaîne de tâches dépendantes qui doivent être accomplies pour que le projet soit terminé dans les délais. Surtout, ne rentrez pas le détail comme vous le ferez avec le microplanning. Encore une fois, il s'agit ici de distinguer les grandes masses et leurs dépendances.

   Pour être plus précis, déterminez les principaux jalons. A savoir que selon les pratiques et le degré de précision voulu de la planification du projet, il est possible ou pas de faire apparaitre les jalons sur l'échéancier.

2. 2 - Qualifier chaque grande tâche

   Renseigner pour chacune d'entre elles, la durée de la tâche à partir du travail à accomplir dans les grandes lignes, puis une date de début et une date de fin.

   A noter cette qualification peut être avoir été réalisée si vous avez utilisé la technique du chemin critique.

3. 3 - Construire le macro-planning

   Reporter les grandes tâches et leur enchainement sur un planning.

   Contrairement à un micro planning, il n'est pas utile d'utiliser un diagramme de Gantt. Le nombre d'étapes étant réduit, il vaut mieux concentrer ses efforts sur la mise en forme graphique. Car encore une fois c'est un outil de communication. C'est pour cela qu'il doit être simple, facile et rapide à comprendre.

   Si en avançant dans le projet, le chef de projet se rend compte que certaines parties du calendrier global ont mal été évaluées, il faut mettre le mettre à jour : les dates et durées réelles pourront être réajustées.

   > Voir aussi comment faire un retroplanning ?

Les outils et méthodologies pour créer un macroplanning

Logiciels de gestion de projet

Microsoft Project (MS-project), Trello, Wrike, Planzone... Il existe de nombreux logiciels en ligne ou en local, utiles pour créer un macro-planning. Certains sont gratuits, d'autres payants.

Outils de bureautique

Excel, PowerPoint...Ces classiques font très bien l'affaire pour un tel plan. Il existe de nombreux modèles Excel sur internet. Mais nous recommandons d'utiliser plutôt un logiciel graphique pour une présentation agréable et claire.

Logiciel de graphisme

Des outils en ligne comme canva permettent de réaliser facilement ce type de planning en soignant le design du visuel

Exemple de macro planning

Voici un exemple de plan pour bien comprendre à quoi ressemble ce type de calendrier. Ils peuvent servir de modèle pour votre propre utilisation. Il s'agit d'un macro-planning dans le cadre d'un projet digital.

 

A lire aussi : comment réaliser un planning prévisionnel ?