Animer un atelier de travail à distance

Les caractéristiques d’un atelier de travail à distance

Si les ateliers de travail en présentiel étaient jusque là la norme, avec l’avènement des nouvelles technologies, le travail à distance s’impose de plus en plus là où il peut être mis en place même si certaines entreprises ont encore du mal à s’adapter.  La dernière crise sanitaire s’est invitée, chamboulant de nombreuses habitudes et poussant à une profonde remise en question, y compris dans le monde du travail - et à l’adoption du télétravail comme seul moyen parfois de continuer à exister sur le marché. Dans ce cadre, les réunions à distance peuvent être relativement ardues à organiser et animer.

Contextes d’application

Un atelier de travail à distance sera intéressant dans différents contextes : 

• choix délibéré de l’entreprise,
• situation sanitaire exceptionnelle,
• collaborateurs géographiquement éloignés,
• collaborateurs nomades...

Différences atelier en présentiel et atelier virtuel

Des différences majeures distinguent les ateliers de travail à distance et en présentiel. Il est important pour les animateurs d’en avoir pleinement conscience afin de les animer au mieux. 

Parmi ces différences, on peut citer :

• Qualité et fluidité de communication réduites,
• Participation moins active ,
• Attention et concentration moins soutenues,
• Outils de travail moins efficaces.

Les différents types d’équipes virtuelles

On peut distinguer 4 types d’équipe virtuelle, chacun ayant un mode de fonctionnement particulier et des habitudes spécifiques à son essence :

• Équipe dont tous les membres sont en télétravail en dehors des locaux de l’entreprise,
• Équipe comprenant seulement 1 ou 2 membres en télétravail, le reste travaillant dans les locaux de l’entreprise,
• Équipe composée de solos/duos/trios éparpillés géographiquement les uns des autres hors des locaux de l’entreprise,
• Équipe dont les membres sont individuellement affectés à des bureaux différents et géographiquement éloignés les uns des autres .

Chaque équipe est différente des autres, qu'il s'agisse d'équipes classiques ou d'équipes qualifiées de “virtuelles”. L’animateur doit s’adapter et faire en sorte que l’expérience soit la plus juste et la plus productive possible.

Dans le cadre d’ateliers de travail à distance, pour davantage d’efficacité, il est important que chacun des participants soit dans les mêmes conditions de travail que les autres. 

Conduire un atelier à distance étape par étape

Une fois les particularités du travail à distance intégrées, conduire un atelier à distance se réalise en gardant à l’esprit que l’idée est bien de guider les participants, comme on le ferait pour un atelier de travail classique. 

1 - Formaliser l’atelier

Choisir et tester les outils utilisés

La première étape consiste à choisir les outils les plus adaptés à la conduite de l’atelier en prenant en considération l’objectif de ce dernier : mise en œuvre d’un nouveau projet, résolution d’un problème spécifique, innovation, présentation et accompagnement d’un changement, etc. 

Pour animer efficacement un atelier à distance, il est essentiel de prendre particulièrement soin de la communication. 

Envoyer des invitations percutantes

Un atelier de travail à distance se prépare aussi minutieusement qu’un atelier en présentiel. Les invitations envoyées aux participants devront être percutantes pour s’assurer d’une participation active et efficace de chacun et reprennent ainsi les éléments suivants :

• Objectif de l’atelier,
• Noms des participants,
• Format de l’atelier,
• Programme des échanges,
• Rôles de chacun.

Préparer les documents utiles à l’atelier

Certains documents peuvent être utiles pendant l’atelier, d’autres à créer, à compléter… Si en présentiel, il est relativement aisé d’aller chercher un document manquant ou de régler d’éventuels soucis techniques liés auxdits documents, lors d’un atelier à distance, cela est tout autre chose. L’animateur doit ainsi recueillir et préparer tous les documents existants nécessaire aux échanges et construit les documents d’aide à la réflexion (tableaux à remplir, planning à compléter, trames, visuels à compléter…).

Réaliser le programme détaillé de l’atelier

L’idéal est de formaliser 2 programmes. Un pour l’animateur et un pour les participants. Ce programme rappellera les règles d’usage d’un atelier à distance. 

    Remarque : il est judicieux de prévoir davantage de temps pour un atelier animé à distance

2 - Animer l’atelier

A l’instar d’un atelier classique, il est opportun pour l’animateur d’être en avance afin de tout mettre en place et s’assurer que tout est bien prêt à l’horaire convenu. L'animation se déroule comme suit : 

• mise en place de l’atelier,
• accueil des participants et rappel des règles de conduite et de fonctionnement,
• lancement des échanges : présentation des outils, régulation des temps et prises de parole, travailler le sujet (utiliser par exemple la technique de brain-netting),
• clôture de l'atelier, rédiger et transmettre le compte-rendu.

    Communiquer, encore et toujours. La communication participe à réduire la distance géographique.
Limiter la durée de l’atelier et prévoir des pauses pendant lesquels chacun peut faire quelques exercices d’étirements, par exemple.