Qu'est-ce qu'un comité de pilotage ? Quels sont ses rôles dans les projets ?

Composition du Comité de Pilotage

Les acteurs, membres de cette instance, sont des dirigeants à vocation opérationnelle impliqués dans la maîtrise d'ouvrage du projet. Les directions métier impactées sont représentées. Le sponsor du projet (ou maître d'ouvrage) fait partie intégrante de ce groupe. Ce dernier peut tenir à lui seul le rôle de comité de pilotage.

Dans les grandes structures, il est chapeauté par le comité directeur (voir aussi CODIR) et peut échanger avec le comité exécutif (COMEX), qui lui, se pose en garant de la vision stratégique. Pour les PME, les rôles de direction et de pilotage peuvent être assurés par les mêmes décideurs.

Voici une liste classique des participants, le périmètre de chacun peut varier selon l'organisation de l'entreprise et la structure du projet :

• Le sponsor ou commanditaire du projet (ou encore propriétaire du projet) : il préside le COPIL. Son rôle est de garantir la vision stratégique du projet et la cohérence avec les objectifs de niveau supérieur. Il valide les différents jalons et mobilise si nécessaire des ressources financières supplémentaires.
• Le chef de projet : c'est le responsable de la conduite opérationnelle du projet. Il en coordonne les différentes phases. Le "project manager" rend compte auprès des différents membres de l'avancée des travaux et des difficultés rencontrées.
• Les représentants des directions métiers : experts dans leurs domaines de compétence (direction technique, financière, logistique, etc.), ils valident les aspects techniques et opérationnels. Leur position les place au plus près des besoins des utilisateurs qu'ils représentent.
• La direction qualité : son rôle est de s'assurer que les standards de qualité sont respectés à chaque phase du projet. Elle garantit également que les processus et livrables répondent aux exigences et normes établies.
• Les membres du comité de direction : dans les grandes entreprises, un membre de la direction peut siéger au COPIL pour s'assurer de l'alignement des décisions du comité avec les objectifs globaux de l’organisation.

A noter : d'autres parties prenantes comme des clients et/ ou des fournisseurs peuvent participer selon les types de projet. Pour des ouvrages majeurs, un directeur de projet peut être nommé et intégrer le COPIL.

Rôles de cet organe de pilotage

La finalité principale du Copil est de prendre les décisions importantes liées au projet. Ce sont des décisions qui se situent en dehors du périmètre de l'équipe projet. Voici en détail les missions et responsabilités principales de ces instances :

• Désigner le chef de projet et l'équipe : sélectionner le collaborateur qui conduira le projet en fonction de ses compétences, de son expérience et de sa capacité à mener l'équipe vers les objectifs définis. Choix ou validation des personnes clés pour constituer l'ossature d'une équipe efficace. Ce dernier intégrera ensuite le COPIL.
• Fixer l'orientation / objectifs du projet : le COPIL veille à ce que le projet s'inscrive dans les objectifs stratégiques de l'organisation. Il définit les priorités, fournit un cadre stratégique.
• Apporter un support au responsable de projet : grâce à leur position et leur pouvoir d'influence, les membres du comité peuvent apporter une aide précieuse pour débloquer des situations ou accéder à des ressources particulières.
• Définir les moyens : allouer les ressources financières, humaines, et matérielles requises pour permettre au projet d'atteindre ses objectifs. 
• Définir / suivre les grandes étapes et échéances associées : valider un plan de projet dans ses grandes lignes et veiller à son suivi régulier pour respecter le calendrier. Le chef de projet s'appuie généralement sur un planning Gantt pour présenter ces informations. Voir la revue de projet.
• S'assurer que le projet ne dérive pas, qu'il reste en phase avec les objectifs initiaux : contrôler régulièrement l'avancement du projet pour s'assurer qu'il reste aligné avec les objectifs fixés. Grâce aux indicateurs de performance inclus dans des tableaux de bord, le comité s'assure que le projet reste dans les délais prévus et respecte le budget.
• Gérer les risques : cette instance est responsable de l’évaluation et de la gestion des risques. Il valide les actions pour les anticiper ou les maîtriser.
• Occuper une fonction de décision si certains points nécessitent d'être revus : prendre des décisions majeures en cas de difficultés sérieuses pouvant mettre à mal la réussite du projet, comme des retards conséquents encore ou des modifications de livrables (réévaluation des ressources, redéfinition du périmètre, abandon du projet...). Ou encore lors des phases critiques.
• Valider les étapes clés en donnant son feu vert pour passer à la suivante : examiner et approuver le franchissement de chaque étape clé matérialisé par un jalon, assurant ainsi que toutes les conditions sont remplies avant de passer à la phase suivante. C'est le fameux GO/NO GO.
• Motiver et soutenir les équipes : le COPIL joue également un rôle de leadership en motivant les équipes projet, en veillant à leur engagement pour le succès de l'ouvrage. Le COPIL peut également intervenir dans la résolution de conflit lorsque des intérêts divergents s'expriment sèchement. Notamment entre services.

Comment fonctionne un COPIL ?

Le comité de pilotage (COPIL) est une instance de supervision stratégique qui se réunit à intervalles réguliers pour définir les objectifs, évaluer l'avancement du projet et prendre des décisions.

Lors de chaque réunion :

• un ordre du jour structuré est établi pour garantir que les sujets prioritaires sont traités, tels que les étapes clés, les ajustements nécessaires ou les risques identifiés.
• Le chef de projet présente un rapport d’avancement avec des indicateurs clés. Il s'appuie sur outils de communication (tableaux de bord et de graphiques) pour faciliter la transmission des informations. Le COPIL a ainsi accès à une vue d’ensemble des progrès et des éventuels écarts.
• Le COPIL documente chacune de ses réunions à travers un relevé de décisions. Ce document détaille les ajustements, les actions requises et les responsabilités de chaque membre, assurant ainsi un suivi efficace entre les réunions et une coordination fluide avec les autres comités (par exemple, comité technique ou comité stratégique) si présents.

Quand et à quelle fréquence le comité de pilotage doit-il se réunir ?

• Le COPIL doit se tenir en début de projet et entre chaque phase clé du cycle du projet :

  Début de projet / lancement du projet => réunion COPIL

  • 1 - Fin de l'étape de cadrage => réunion COPIL
  • 2 - Fin de l'étape de conception et de planification => réunion COPIL
  • 3 - Fin de l'étape de réalisation du projet => réunion COPIL
  • 4 - Fin de l'étape de clôture => réunion COPIL
• A chaque franchissement de jalon
• De manière exceptionnelle si de fortes difficultés ou menaces apparaissent, lorsque des décisions urgentes doivent être prises.

Les décisions du COPIL aboutissent généralement à des GO ou NO GO.

Facteurs clés de succès

Pour la réussite du projet, il est indispensable que cette instance possède un réel pouvoir de décision quant aux ressources mobilisées, au respect de la planification, à la mise en œuvre des choix retenus et des plans d'action. 

Le pouvoir du comité de pilotage est un facteur clé de succès du projet. Il saura donner l'impulsion, et si nécessaire, allouer ou redéployer les moyens.

Que ce soit au niveau des parties prenantes ou bien de l'équipe projet, sa crédibilité facilite grandement l'atteinte des objectifs fixés.

Il est important que le comité soit régulièrement informé du déroulement du projet. Pour cela il convient d'avoir un plan de communication efficace dans sa construction et dans son utilisation.

Le COPIL dans un environnement Agile

Dans les projets informatiques ou digitaux, le COPIL intègre souvent des méthodologies agiles, s’adaptant aux changements rapides et aux besoins des utilisateurs. L’agilité permet au COPIL de revoir régulièrement les priorités et de garantir une livraison continue de valeur ajoutée. La mise en œuvre des projets agiles est facilitée par des réunions de revue fréquentes, permettant un suivi des projets ajusté aux cycles courts.