Le chef de projet : missions, compétences et qualités

Qu'est-ce qu’un chef de projet  ? 

Ce collaborateur est chargé de la maîtrise d’ouvrage d’un projet voire, dans certains cas, de la maîtrise d'œuvre pour des travaux techniques très pointus.

Le rôle d’un chef de projet est de superviser les différentes étapes de l’ouvrage : de son initiation à sa mise en production. Il a ainsi pour mission d’assurer la conduite du projet dont il est en charge. 

Sans réel pouvoir hiérarchique, c'est un  manager transversal .

Polyvalent, il doit détenir de solides qualités personnelles : écoute  , capacité de négociation, de mise en mouvement des hommes, etc. En somme : un rôle de leader (voir la définition du leadership)  ! C'est un rôle difficile, mais véritablement passionnant pour celui qui possède les qualités requises.

Doit-il être un expert du sujet traité ou un généraliste ? La réponse à cette question ne va de soi. Plusieurs critères entrent en ligne de compte : les compétences métier, l'autorité ...

Sa mission : la chefferie de projet

La routine ? Il ne connait pas. Il est continuellement dans l'action. 

Les missions du chef de projet

• Analyse de besoins et des exigences
•  Définition des spécifications et des livrables
• Rédaction du cahier des charges
•  Conception et tenue du plan projet
•  Calibrage des moyens
•  Planification
• Coordination, interface avec le client
•  Management des parties prenantes (acteurs du projet internes et externes)
• Animation d’équipe : la puissance du collectif est essentielle pour la réussite du projet. Son rôle est de motiver, assurer et développer la cohésion du groupe, demeurer attentif aux difficultés de chacun, intervenir en cas de conflit entre des membres de son équipe.
• Pilotage du projet : suivi de l’avancement des tâches, surveillance des indicateurs et prise de décision en accord avec le sponsor pour, le cas échéant, aménager / modifier le projet. 

Les responsabilités du gestionnaire de projet

Le chef de projet est le garant de l’atteinte des objectifs en s’inscrivant dans le cadre du triangle d’or :

• respect de la qualité
• respect des coûts
• respect des délais

Définition de la chefferie de projet : il s’agit de l’ensemble des missions du chef de projet.

Qualités personnelles du responsable de projet 

Pour mener à bien ses mission, il doit posséder un certains nombre de qualités et compétences transversales :

Leadership

Être reconnu comme un leader est un point déterminant pour le succès de la mission. Une crédibilité auprès des parties prenantes et une capacité d’être suivi font la différence entre un manager de projet ordinaire et un véritable meneur qu’on écoute, qu’on respecte. Attention, un leader n’est pas celui qui fait tout seul, c’est au contraire quelqu’un qui délègue et accompagne son équipe au quotidien en laissant à chacun une large autonomie. 

Relationnel 

Ses multiples contacts transversaux impliquent de tisser et entretenir de solides relations au sein de l’entreprise. Les plus aguerris ont construit un véritable réseau interne qui leur permet d’actionner les bons leviers au gré des projets. C’est aussi mettre en œuvre une véritable relation client, riche, empreinte de confiance. Le donneur d’ordre sait alors qu’il peut se reposer sur le chef de projet.

Communication 

C’est sans doute l’activité la plus soutenue de ces professionnels. Le chef de projet communique en permanence : avec son équipe, avec le sponsor, avec les responsables de services… en réunion, au détour d’un couloir... Cette dimension majeure doit s’appuyer sur de réelles capacités de communicant.

Capacité de conviction

Il communique pour expliquer, démontrer et… convaincre. Quand il s’agit d’obtenir un délai supplémentaire, une rallonge de budget, etc. la femme ou l’homme en responsabilité doit posséder une forte capacité de conviction. Il ne s’agit pas d’exprimer une molle demande, mais savoir utiliser les bons arguments pour obtenir les ressources complémentaires nécessaires à la réalisation de l’objectif, l’accord sur une solution, etc.

Force de proposition

Le chef de projet n’est pas seulement un animateur. Il prend part aux réunions de travail pour apporter son point de vue et proposer de solides solutions.  

Innovateur, créatif 

Il doit être capable de sortir des schémas classiques pour explorer d’autres voies créatives. La solution tout faite, déjà mise en œuvre par la concurrence, n'est pas forcément la meilleure. Il doit savoir amener son équipe à réfléchir en “dehors du cadre” pour trouver des idées novatrices.

Rigoureux

Le management du projet requiert une grande rigueur, notamment pour : 

• tenir les documents à jour,
• respecter les étapes définies. 

Capacité d’analyse et de synthèse

Un esprit vif et agile est indispensable pour absorber un grand nombre d’informations et les traduire en objectif ou en action. Le chef de projet comprend le sens des mots et leurs conséquences.

Compétences techniques du chef de projet

Il possède un solide bagage dans plusieurs domaines essentiels pour la réalisation de ses missions. Il maîtrise notamment :

• Les méthodologies de gestion de projet : il sait mettre en œuvre les étapes pour conduire un projet. Il connaît les outils et méthodes spécifiques requises suivant la problématique et l’approche adoptée dans l’entreprise : méthodes Agile (Scrum…), Prince, PMP, ITIL...
• Les outils de planification : l’utilisation d’un WBS pour fractionner les travaux en éléments gérables n'a pas de secrets pour lui. Il sait utiliser un PERT pour planifier de manière optimale les activités à réaliser et mettre en oeuvre un diagramme de Gantt .
• Les techniques et outils de résolution de problèmes : à mettre en œuvre de manière pertinente lors d’ateliers de travail.
• Gestion des ressources : budgets, temps, personnes…
• Management des risques : il sait ce que sont les risques, il sait les identifier puis élaborer un plan pour les maîtriser.
• Connaissances techniques minimum pour être capable d’échanger avec des experts et les équipes techniques.
• Les techniques de management d’une équipe : gestion des conflits et/ou du changement, motivation… 
• Le fonctionnement d’une organisation , d’un processus, d’un service… Il est capable d'appréhender le mode de fonctionnement de différents types d'organisation.