Comment bâtir l'ordre du jour d'une réunion ?

Aussi, dès lors que l'on parle réunion, productivité rime avec ordre du jour préparé, pensé, rédigé et partagé au préalable ! Ce, afin d'éviter le trop fréquent syndrome de réunionite stérile aiguë...

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

Globalement, l'ordre du jour d'une réunion est une invitation à participer à une rencontre avec d'autres personnes soigneusement nommées et présentées, en un lieu, à une date et un horaire spécifiques, sur un thème précisé, le tout accompagné d'un programme succinct du travail à mener ou de la présentation à venir.

Pourquoi construire un programme de réunion ?

Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé de succès d'une réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à l'issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de la valeur de leur présence, donnant ainsi davantage de sens encore à leur mission. 

Construire et rédiger un ordre du jour que vous enverrez, une fois finalisé, à tous les participants de la réunion planifiée, permet de faire passer le message que ladite rencontre sera bel et bien productive. Vous ne conviez pas tout ce petit monde pour le plaisir de les voir ou pour de banales discussions aussi chronophages que stériles.

S'il est généralement perçu comme un simple plan détaillant les sujets devant être abordés, un ordre du jour de réunion bien articulé est bien plus que cela. Parmi les atouts majeurs d'un tel outil, on peut notamment souligner les points suivants :

• il permet aux participants de  déterminer si oui ou non leur présence est une réelle nécessité (une information technique ne justifiant pas la présence de son auteur peut, par exemple, être transmise en amont par mail à tous les participants). Cela évite un sentiment - plus ou moins justifié - de véritable perte de temps pour certains.
• il offre à chacun l'occasion de bien  préparer la réunion, notamment ses éventuelles interventions et/ou questions. Chacun vient en connaissance de cause et a l'assurance de ressortir en ayant avancé sur le sujet/projet.
• il  cadre le déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant ainsi débordements, hors sujet, etc.
• il constitue un  appui de taille pour  l'animateur dans son rôle de chef d'orchestre.  
• il est un  excellent baromètre quant à la réussite ou non de la réunion en matière d'efficacité et de productivité.

Comment bâtir un agenda de réunion ?

Concrètement, comme tout document, l'ordre du jour de réunion que vous allez partager avec vos collaborateurs se doit d'être clair, précis, succinct, mais aussi suffisamment attrayant pour être lu ! Voici quelques astuces pour son élaboration :

• Donnez un titre à votre ordre du jour : d'emblée, les invités sauront de quoi il va retourner. Exemple : "Réunion de suivi du projet X", "Revue de processus".
• Spécifiez le type de réunion : conseil d'administration, Assemblée Ordinaire, réunion de Direction, réunion de service mensuelle, etc. Cette information permet de préciser le contexte et la portée de la rencontre.
• Notez précisément l'objectif global de la réunion pour que tout le monde aille dans la même et bonne direction. Exemple, "Discuter de l'état d'avancement des projets en cours et déterminer les prochaines étapes".
• Spécifiez le lieu ainsi que la date et l'horaire précis  (heure de début ET de fin) de la rencontre. Indiquez clairement si la réunion se tient physiquement (exemple : "Salle de réunion 4B, Bâtiment A") ou en ligne (exemple : "Zoom - lien de connexion fourni").
• Présentez succinctement les participants : qui (collègues, fournisseurs, avocats, etc.), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors de cette réunion). Exemple, "Marie Dupont, chef de projet - présentera l'avancement des tâches" ou "Paul Martin, développeur - répondra aux questions techniques".
• Citez chronologiquement tous les items qui seront abordés  pendant cette entrevue, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. Au préalable, vous aurez bien sûr prévenu chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler chaque élément, mais bien de le définir très succinctement. Exemple, "10h20 à 10h35 : Présentation de l'état des livrables par Julien Faure".
• Définissez l'objectif de chaque point abordé. Pour que chaque participant puisse comprendre l'intérêt de chaque point dans l'objectif global des discussions.
• Aménagez quelques pauses  qui pourront également être utilisées en cas de débats plus longs qu'initialement prévu - dans la limite du raisonnable ! Une pause de 10 minutes toutes les 1h30 de réunion est généralement appropriée.
• Prévoyez un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles questions et/ou l'organisation d'une prochaine entrevue. L'intérêt premier est de s'assurer que toutes les questions ont été abordées et de se projeter sur la suite à donner.
• Assurez-vous que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre.  Envoyez-leur l'ordre du jour avant la réunion et invitez-les à proposer des modifications si nécessaire.
• Relisez et/ou faites relire votre ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat (au minimum 1 semaine avant la réunion - attention, certaines réunions très formelles requièrent un délai légal ainsi qu'une procédure de convocation spécifique).
• Respectez votre planning le jour J  ! Soyeux rigoureux avec le respect de l'ordre du jour et de ses contraintes (comme les horaires). Un point important pour votre crédibilité d'animateur et du sérieux de la réunion.

A noter
Si certains invités externes à votre entreprise ont un rôle primordial et ne sont pas connus de tous les participants, prévoyez un temps en début de séance afin qu'ils puissent se présenter et soignez leur venue.

En cas de réunion de dernière minute - cela arrive parfois, une fois tous les participants réunis, faites un tour de table pour que chacun présente rapidement le sujet qu'il doit aborder et déterminez l'horaire de fin de votre entrevue afin de cadrer les choses dès le départ. Prenez des notes et envoyez un compte-rendu à tous les participants afin que chacun puisse garder une trace de ce qui s'est dit lors de cette rencontre. 

Modèle d'ordre du jour de réunion

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Exemple d'ordre du jour