Animer une réunion de travail

Rôle de l'animateur

Votre rôle d'animateur se résume en 2 activités : 

  aider à la production pour l'atteinte des objectifs fixés : voici la principale attente que le groupe peut avoir envers son animateur. L'aider à travailler efficacement dans le sens voulu afin d'obtenir le résultat désiré.

  structurer et coordonner le groupe : pour être efficace, il est impératif de réguler le groupe. Permettre à tous de livrer leur avis, tempérer les caractères dominants, recadrer pour rester sur les rails, relancer si les débats s'enlisent... bref un second axe important réside donc dans le rôle de support de la réussite du groupe. 

Animer une réunion : les grandes phases d'intervention

Le terme "animation" chapeaute un ensemble d'actions que vous devez réaliser à différents stades d'une réunion.

Organisation et préparation de la réunion

Ce n'est pas de l'animation à proprement parler mais cette phase est très importante pour l'efficacité de la réunion à venir. Elle se divise en 3 parties :

• - choix des participants : en fonction du sujet 
• - préparation du contenu : compilation de données à travers un dossier, pré-analyse, etc.
• - organisation matérielle : salle, outils, convocation...

En savoir plus sur la préparation d'une réunion

Phase d'introduction

Après avoir accueilli les participants, votre rôle est de présenter le sujet, les enjeux associés afin de lancer les échanges.

Astuce : utilisez un icebreaker pour lancer votre réunion. Un bon moyen pour briser la glace.

Vous pouvez proposer également une méthode de travail pour aborder la problématique en question et suggérer une organisation des débats.

Vous soumettez ensuite à l'assemblée une hiérarchie des points à traiter, les mises en commun, les synthèses, les horaires, etc. Bref vous êtes l'architecte de la réunion.

Vous fixez les règles de conduite : les contraintes en terme de prise de parole et d'écoute des opinions des autres, le respect des horaires, l'éventuelle confidentialité à tenir, etc.

Aide à la production

Pendant le déroulé de la réunion, vous êtes au coeur de votre rôle d'animateur. Vous devez tour à tour :

• Stimuler le groupe : en utilisant des outils de communication (reformulation, questions...), vous relancez lorsque la dynamique se tasse, vous encouragez à approfondir un axe qui semble pertinent, vous facilitez l'émergence des idées, etc. 
• Gérer la prise de parole : en régulant les échanges, en permettant à chacun de s'exprimer (même aux plus introvertis), en faisant respecter l'équilibre du temps de parole entre chaque participant...
• Soutenir les membres en difficulté face au groupe. Ne laissez pas le poids du collectif écraser un participant.
• Contrôler les collaborateurs difficiles : le bavard, l'agressif, le "je sais tout" et d'autres profils encore, nécessitent une gestion ciblée pour ne pas sabrer la production du groupe et laisser les débats s'enliser dans des considérations hors sujet.
• Traiter les conflits entre participants : ne laissez pas s'installer un climat délétère.
• Prévenir les dispersions et recentrer le cas échéant sur le sujet principal, l'objectif, les échéances.

Conclusion

Vous devez faire la synthèse en accord avec le groupe. Vous rédigez également le compte-rendu et assurez le suivi de la réunion : pilotage d'actions, planification d'une nouvelle rencontre, etc.

Les qualités de l'animateur

Faire travailler un groupe avec efficacité nécessite de véritables qualités comme :

•  sens du contact et empathie,
• sincérité et transparence,
• capacité à manier humour et ... gravité,
• leadership pour être écouté et crédible dans le rôle d'animateur,
• tolérance,
•  sens de la responsabilité,
• curiosité positive et capacité à remettre en cause ses idées.

Des qualités souvent innées, mais qui peuvent également se cultiver. Animer une réunion requiert de solides compétences de communication à développer.

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Comment vous améliorer ?

L'expérience accumulée associée à la préoccupation d'une remise en cause permanente vous aidera à devenir meilleur de réunion en réunion.

Après chaque animation, posez-vous et faites une synthèse de ce qui a fonctionné et les difficultés que vous avez rencontrées . Pour ce deuxième point, réfléchissez sur ce que vous auriez pû faire pour être plus performant. Ce debrief personnel est une étape indispensable pour vous améliorer.