Gestion prévisionnelle - budgets et contrôle

Qu'est ce qu'un budget ?

Prévisionnel de ventes, budget d'achats, de dépenses, de financement...Ils tracent de façon prévisionnelle l'activité de l'entreprise.

Ils sont regroupés dansle budget de trésorerie qui centralise l'ensemble des recettes et des dépenses auxquelles l'entreprise aura à faire face. L'entité possède ainsi une projection à court terme de son activité traduite de manière financière. Elle peut apprécier son efficacité et identifier un périmètre financier pour chaque service.

Autre utilité : ils viennent en support pour la phase de planification prévisionnelle du business plan>.

Différences entre le budget prévisionnel et le plan de trésorerie

La finalité est tout autre. Le budget sert à établir la liste des charges et des produits générés sur un exercice, et les bénéfices résultants. L'objectif est de piloter l'activité, anticiper les risques, prendre des décisions stratégiques.

Le plan de trésorerie, quant à lui, sert à prévoir/gérer les entrées et sorties d'argent. Ces flux sont tributaires des décalages de paiement des clients, de vos pratiques de règlement des fournisseurs, des organismes sociaux, etc. L'objectif est de maintenir un solde de trésorerie optimum (proche de 0) en plaçant l'excédent ou bien en mobilisant des financements à court terme en cas d'insuffisance. 

Les limites du processus budgétaire

Une démarche qui est de plus en plus souvent critiquée, car elle génère beaucoup de lourdeur organisationnelle. De plus, elle confère à l'entreprise une certaine rigidité.

En effet, pendant l'exercice, la saisie de nouvelle opportunité peut être entravée par une budgétisation prévisionnelle trop stricte. Il existe des solutions comme par exemple prévoir une enveloppe pour des actions non prévues.

Une marque de prudence ou d'optimisme... Selon les services qui vont rendre leur copie, l'approche des chiffres est différente. La direction commerciale a tendance à aller vers des prévisionnels optimistes tandis que les services financiers et comptables font preuve de plus de mesure et de prudence dans leurs estimations. Quoi qu'il en soi, le dirigeant est là pour trouver un équilibre entre ambition et réalisme en choisissant des objectifs pertinentes bâti sur des hypothèses cohérentes.

Qui élabore les budgets ?

Le contrôleur de gestion est un acteur important pour le bon déroulement du processus budgétaire.  Il participe à l'élaboration des budgets et en assure le suivi durant la période d'exploitation retenu. (généralement un an, mais quelque fois plus).

Le processus budgétaire implique tous les chefs de services. Ils sont garant des prévisions d'activité et de charges qu'ils remettent au contrôleur de gestion.

Comment établir un budget prévisionnel ?

Pour simplifier, tout démarre de la prévision des ventes qui calibre la volumétrie de l'activité à venir. La production utilise cette donnée d'entrée pour estimer les quantités à produire, les charges afférentes et les moyens nécessaires. La logistique, pour la gestion des stocks, définit sa politique de stockage et un plan d'investissement prévoie le financement des moyens. Les autres budgets découlent de ces postes principaux.

Ce processus de budgétisation en cascade se termine par l'élaboration du budget de trésorerie. L'entreprise peut alors vérifier si elle peut faire face sereinement à ses échéances financières.