Gestion d'entreprise : ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce que la gestion d’entreprise ?

La gestion d'entreprise englobe un ensemble de pratiques et de techniques qui permettent aux chefs d'entreprise, qu'ils soient à la tête de TPE (Très Petites Entreprises), de PME (Petites et Moyennes Entreprises) de gérer efficacement leurs activités tout en optimisant la rentabilité et la pérennité de leur structure.

Il est important de noter que la définition de la gestion d'entreprise peut parfois correspondre au seul domaine financier et comptable. Toutefois, même en augmentant la focale, la dimension financière reste prépondérante, car elle est le reflet de l'ensemble des décisions stratégiques et opérationnelles.

Des compétences multidomaines pour gérer une entreprise

Management stratégique, management opérationnel... le chef d'entreprise se doit de maîtriser les fondamentaux de la gestion, notamment la gestion financière et la comptabilité, mais pas seulement. Le dirigeant est un gestionnaire généraliste et polyvalent qui a une vision à 360° sur la conduite de son affaire. Tout est imbriqué. L'entrepreneur doit être conscient qu'agir sur un levier aura des répercussions probables sur un autre élément. Par exemple : maximiser le développement commercial en trouvant de nouveaux débouchés peut mettre à mal la production en cas de succès mal maîtrisé.
Les chefs d'entreprise doivent également être au fait des principales règles de gestion, du droit du travail et des responsabilités fiscales afférentes à leur activité.

1. Planifier : définir des objectifs et des stratégies

   La première étape vers une gestion de l'entreprise optimale est la planification.
   Pour assurer le développement de l'entreprise, il est indispensable de mettre en place un solide business plan qui intègre des objectifs réalistes, des stratégies pour les atteindre, les déclinaisons opérationnelles et un prévisionnel financier.
   Pour cela :

   • Réaliser une analyse stratégique externe
     Le but est d'étudier l'évolution de la demande et de l’environnement concurrentiel.
     Outils à connaître : les 5 forces de Porter pour analyser la concurrence directe et indirecte ; PESTEL pour passer au crible les facteurs macroéconomiques,
   • Conduire une étude interne
     Examiner en détail chaque capacité métier ou fonction de l’entreprise (RH, marketing, production, logistique, etc.) pour déterminer les points forts et les zones d’amélioration. S'intéresser aux compétences clés et autres ressources.
     Outil à connaître : la méthode VRIO
     Important : côté finance, il est aussi primordial de réaliser une analyse financière à l'aide du compte de résultat et du bilan. Cela donnera une vue sur la traduction financière de l'activité passée et mettre en valeur les moyens financiers disponibles. Notamment la performance économique, la trésorerie actuelle, les capacités d’investissement et les sources de financement possibles (emprunts, fonds propres, fonds de roulement, etc.) et tout autre ratio financier pertinents. Il est aussi essentiel de disposer des informations de gestion comme le coût de revient de ses produits (source : comptabilité analytique).
   • Synthétiser l'analyse stratégique
     Utiliser une matrice SWOT pour en tirer les opportunités, les menaces, les forces et les faiblesses de votre entreprise
   • Déterminer les objectifs généraux, les KPI et les stratégies associées
     Sur la base du diagnostic précédent, définir les objectifs stratégiques globaux de l’entreprise alignés sur la vision à long terme, les KPI pour le suivi de la performance, et formuler les stratégies pour les atteindre.
   • Définir les objectifs locaux (par métier, fonction...) et les actions
     Déclinaison des objectifs généraux en objectifs opérationnels par métier.
     Définition des actions concrètes pour chaque fonction à mener pour atteindre ses objectifs spécifiques.
   • Etablir des prévisions financières détaillées
     Monter un prévisionnel (revenus - ventes, coûts, investissements) à court et moyen terme, notamment pour visualiser le seuil de rentabilité (ou point mort) ou encore le ROI pour les projets (retour sur investissement). Simuler différents scénarios économiques (pessimistes, optimistes, réalistes) pour anticiper les impacts potentiels sur la trésorerie et les marges.
   • Définir un prévisionnel budgétaire
     Réaliser un budget par département (marketing, commercial, sav, R&D...): une fois les actions choisies et les besoins en ressources identifiés, établir un budget détaillé.
     Ces budgets locaux seront ensuite consolidés pour créer un budget global qui regroupe l’ensemble des dépenses prévues pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise.

     Monter enfin les budgets financiers :

     • Prévisionnel de trésorerie pour anticiper les entrées et sorties de fonds er assurer une réserve suffisamment de liquidités pour couvrir ses dépenses.
     • Budget du BFR : le besoin en fonds de roulement (BFR) est une source de financement clé pour assurer les besoins financiers à court terme (pour le paiement des fournisseurs, des stocks, etc.).
     • Et aussi : budget de fonctionnement, budget d'investissement

     Voir notre fiche pratique sur une approche simplifiée d'élaboration d'un budget prévisionnel.

2. Organiser : structurer les ressources et processus

   Pourquoi l'organisation de l'entreprise est importante ?

   En matière de gestion d'entreprise, l'organisation est un fondamental pour :

   • optimiser les ressources,
   • maximiser la productivité
   • atteindre les objectifs fixés.

   Travailler sur le volet organisationnel permet notamment de :

   • Réduire les inefficacités : minimiser les pertes de temps - rendre les opérations plus fluides. Notamment au niveau des interfaces interprocessus.
   • Faciliter la prise de décision : une organisation claire, bien structurée, améliore la visibilité sur les priorités, les risques et les opportunités.
   • Renforcer la capacité à évoluer : une structure bien pensée permet de s'adapter rapidement aux évolutions du marché.

   Avec des impacts globaux :

   • Optimisation de la qualité des produits et services : des processus bien organisés garantissent une qualité constante.
   • Agilité et réactivité pour être en mesure de saisir des opportunités et faire face aux risques.
   • Satisfaction des employés et des clients : une meilleure gestion des capacités internes engendre un environnement de travail plus fluide, plus serein, plus impliquant pour le bien-être des employés. Avec un impact direct sur la qualité du service rendu et donc la satisfaction des clients.

   Quels sont les domaines à structurer ?

   La gestion des organisations nécessite de s'attacher à optimiser notamment :

   • La gestion des clients - le client doit être au cœur de l’organisation. Structurer la relation avec le client implique de :
     • Connaître ses besoins et attentes
     • Personnaliser l'expérience client
     • Gérer le cycle de vie client
     • Mettre en place des processus de gestion des réclamations
   • La gestion des ressources humaines :
     • organisation des équipes,
     • répartition des rôles et responsabilités,
     • gestion des compétences et des performances,
     • gestion du personnel (gestion de la paie, etc.),
     • gestion des talents...
   • La gestion financière :
     • mise en place d’un budget,
     • gestion comptable,
     • suivi des flux de trésorerie, gestion de trésorerie
     • optimisation des coûts et des investissements...
   • La gestion des ressources matérielles :
     • gestion des stocks,
     • gestion des équipements et moyens de fabrication,
     • gestion des infrastructures
   • La gestion des ressources technologiques - choix des outils et logiciels adaptés à l'activité pour :
     • automatiser,
     • faciliter la collaboration,
     • améliorer les processus internes.

   Comment optimiser les processus ?

   Pour une organisation performante, les processus doivent être bien gérés. C'est-à-dire : définis, standardisés et optimisés.
   Voici des pratiques de bonne gestion :

   • Réaliser une cartographie des processus : elle sert à identifier et documenter les processus clés de l'entreprise ("délivrer le produit au client", "gérer les demandes personnalisées", etc.). Elle est ensuite utilisée pour comprendre leur fonctionnement, détecter les points de blocage et les zones d'amélioration.
   • Mettre en place des indicateurs de performance (KPIs) pour mesurer l'efficacité et la performance de chaque processus. Ces mesures sont indispensables pour s'assurer qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils contribuent à atteindre les objectifs de l'entreprise.
   • Alimenter une démarche d'amélioration continue afin d'optimiser en permanence les processus. Les méthodes Lean Management ou Kaizen permettent de réduire les gaspillages et augmenter la valeur ajoutée (voir plus bas).

   Quels sont les outils de gestion en support de l'organisation ?

   Voici quelques outils à prendre en considération :

   • Logiciel ERP (Enterprise Resource Planning). Il permet de maîtriser et d'automatiser les processus métiers. Très complet, ce type de logiciel de gestion intègre la gestion de différents métiers : finance et comptabilité, RH, supply chain et gestion de production.
   • Solution CRM. La finalité de cette application est de gérer la relation client en intégrant les données au cœur du système d'information et en les rendant disponibles tout au long des processus client.
   • Logiciel de gestion commerciale pour faciliter l'administration des ventes et des comptes clients.
   • Diagrammes de flux (ou des cartes conceptuelles) pour visualiser et améliorer les processus.
   • Outils collaboratifs : très utiles pour la gestion de projet. Des solutions connues comme Trello, ou encore Microsoft Teams facilitent l'organisation du travail et la communication entre les équipes. Ces outils sont souvent proposés en mode SaaS. Software as a Service.

3. Diriger : mobiliser et inspirer les équipes

   Cette troisième partie traite de la capacité du chef d'entreprise à entrainer son équipe vers la performance tout en renforçant la cohésion et la motivation. C'est aussi un acte de gestion d'entreprise. ! Manager, il doit savoir se muer en leader pour construire une véritable dynamique collective pour servir des objectifs ambitieux.

   Mobilisation des équipes, comment faire ?

   Pour mobiliser une équipe, il convient de :

   • Comprendre les motivations individuelles : chaque collaborateur est unique, avec ses propres motivations intrinsèques. Un bon leader doit savoir identifier ces moteurs personnels.
   • Créer un sentiment d'appartenance : une équipe performante est une équipe qui se sent unie autour d'une mission commune.
   • Définir des objectifs clairs et partagés : la clarté des objectifs est essentielle pour mobiliser efficacement. Le leader doit être transparent et instiller du sens dans l'action individuelle comme collective.
   • Offrir des opportunités de développement : la mobilisation passe aussi par l'accompagnement des collaborateurs dans leur progression professionnelle. La montée en compétence est un excellent catalyseur dans pour l'engagement.
   • Prendre en charge la gestion des conflits : intervenir pour apaiser les tensions et tarir les sources de conflits.

   L'inspiration : un levier puissant pour le leadership

   Inspirer ses équipes va au-delà de la gestion du quotidien. Un leader inspirant est authentique, il incarne les valeurs qu'ils prônent. Il partage également une vision forte qui donne du sens aux activités quotidiennes de ses collaborateurs. Sa communication est teintée de passion. Il sait convaincre et insuffler son énergie à son équipe, suscitant leur enthousiasme. Inspirer, c'est aussi savoir libérer le potentiel d'innovation de ses employés. Il encourage les idées nouvelles, la prise d'initiative, l'expérimentation tout en repoussant la crainte de l'échec.

   Maintenir une mobilisation durable

   une fois que l'équipe est engagée et motivée, le défi pour un leader est de maintenir cette dynamique à long terme. Plusieurs leviers sont à sa disposition :

   • La reconnaissance régulière des efforts individuels et collectifs
   • L'ajustement de son style de management selon les besoins des équipes et de la situation : style plus directif dans des situations de crise versus style plus participatif pour encourager la collaboration et l’innovation.
   • Le respect de l'équilibre travail-vie personnelle pour prévenir l'épuisement professionnel et conserver un dynamisme à toute épreuve.

4. Contrôler : mesurer et ajuster les performances.

   Le contrôle des performances est une pratique incontournable dans la gestion d'une entreprise. Le mot "gérer" y prend d'ailleurs tout son sens.

   Contrôler ne se résume pas à surveiller les indicateurs clés de performance, mais également à anticiper les dérives pour ajuster les actions en conséquence.

   Attention au contrôle excessif : une surveillance rigide peut nuire à la confiance et à la créativité des équipes. Gardez à l'esprit que le contrôle doit rester un outil d'accompagnement, et non de sanction.

   A noter : les entreprises de plus grande taille possèdent des ressources propres pour le contrôle interne.

   A quoi sert la mesure des performances ?

   Pourquoi le dirigeant doit-il mesurer les performances ? C'est un outil opérationnel qui lui sert à piloter son entreprise. Il lui permet notamment :

   • d'évaluer les progrès : sans métriques, il est difficile de déterminer si l’entreprise progresse vers ses objectifs. La mesure permet de quantifier les résultats et de suivre les améliorations.
   • d'identifier les écarts : le suivi régulier des indicateurs clés met en lumière les potentiels écarts entre les résultats attendus et réels. Ce sont de précieux insights pour détecter des problèmes opérationnels, des inefficacités ou des opportunités d’amélioration.
   • de prendre des décisions éclairées : les dirigeants qui s'appuient sur des données précises et à jour sont mieux équipés pour prendre des décisions pertinentes.
   • d'anticiper les dérives : un indicateur qui commence à s’éloigner de sa trajectoire prévue peut entrainer des mesures correctives avant que la situation ne devienne critique.

   A savoir : le contrôleur de gestion joue un rôle clé en fournissant des alertes sur les points de dérive

   Les outils de pilotage : indicateurs clés et tableaux de bord

   Pour un suivi pointu des performances, il va sans dire qu'il est essentiel d'utiliser les bons outils et les bons indicateurs.

   Nous avons vu dans la première partie l'importance de choisir des KPI (Key Performance Indicators) reliés à ses objectifs. Ils doivent être adaptés et spécifiques à chaque entreprise.

   Attention de ne pas piocher dans une liste "publique" de KPI. Le choix doit faire l'objet d'une réflexion cohérente et pertinente.

   Pour faciliter leur utilisation au quotidien, les KPI sont intégrés dans un tableau de bord de gestion. Ces outils centralisent les données clés et les présentent de manière visuelle pour faciliter l'analyse et la prise de décision. Ils livrent une information à la périodicité désirée : hebdomadaire, mensuel, trimestre, semestre, annuel.

   Les solutions en lignes permettent aujourd'hui de livrer aux dirigeants une vue à temps réel de ces indicateurs pour une meilleure réactivité.

   Ajuster les performances : la boucle d'amélioration continue

   Le contrôle des performances ne s'arrête pas à la mesure. Une fois les données analysées, il est crucial de mettre en place des actions correctives si des écarts sont constatés. C'est ici qu'intervient la notion d'ajustement :

   • Analyser les causes des écarts : si les performances sont en deçà des attentes, il est essentiel de comprendre pourquoi. Réaliser une analyse pour identifier les causes profondes des problèmes et de proposer des solutions adaptées.
   • Prendre des mesures correctives : une fois les causes identifiées, les actions correctives doivent être mises en place rapidement.
   • Controller l'efficacité des actions correctives. La boucle est bouclée !

   Il est important d’inclure les collaborateurs dans cette démarche d'amélioration continue. En leur donnant la possibilité de contribuer à l’analyse des performances et aux solutions, vous renforcez leur engagement tout en bénéficiant de leur expertise terrain.

   La méthode PDCA (Plan-Do-Check-Act) permet de structurer cette approche de manière systématique.