Gérer votre temps avec la méthode du Timeboxing

Qu'est-ce que le Timeboxing?

Le Timeboxing repose sur un concept simple : attribuer un temps fixe pour réaliser une tâche ou un projet, qu'il faut impérativement respecter. Au bout du temps imparti, que le travail soit terminé ou non, on passe à autre chose. Popularisée par les méthodologies agiles dans la gestion de projets informatiques, cette méthode est également devenue un outil clé dans l'amélioration de l'efficacité personnelle.

La méthode en détail

Lorsque nous abordons un ensemble de tâches, nous avons tendance à les prendre les unes après les autres pour les traiter sans nous préoccuper du temps passé sur chacune d’entre elles. En final, à la fin de la journée, certaines n’ont pas été traitées. Ce qui mine notre efficacité professionnelle par l’accumulation de retard dans l'exécution du travail quotidien à réaliser.

Avec la méthode du Timeboxing, l’approche est différente. Le point d’entrée est le temps plutôt que les tâches. C'est-à-dire que nous avons un certain stock de temps à répartir : la journée est divisée en segments de temps. Ainsi nous allouons à chaque tâche une durée de réalisation (en heures, en jours, etc.), c’est le timebox  (ou “bloc de temps”). Ce laps de temps défini est alors exclusivement consacré à la réalisation de la tâche concernée et il ne peut être dépassé. 

Comment appliquer la méthode du Timeboxing pour gérer votre temps

Voici comment vous pouvez appliquer cette méthode dans votre gestion quotidienne :

1. Dressez la liste de vos tâches

   La première étape est de réaliser une liste de toutes vos tâches à effectuer durant la journée ou la semaine. La création d'une liste de tâches, ou "to-do list" vous sera par ailleurs utile pour la suite de votre organisation personnelle en vous fournissant une vue d'ensemble claire et organisée de la charge à venir. 

2. Priorisez vos tâches

   Identifiez ensuite les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Cette étape de priorisation nécessite une analyse approfondie de vos objectifs à court et à long terme, ainsi que les échéances imminentes.  L'utilisation de la matrice d’Eisenhower est tout indiquée pour réaliser ce travail de priorisation. La structuration visuelle permet de distinguer clairement entre ce qui est urgent et ce qui est important, ou les deux.

3. Allouez du temps

   C’est la partie centrale de la méthode. Attribuez une période de temps spécifique (une timebox) durant laquelle vous vous engagez à travailler exclusivement sur cette activité. Essayez d'être réaliste et n'oubliez pas d'inclure du temps pour les pauses ou les éventuelles interruptions. Cette allocation de temps doit être équilibrée et réfléchie. A ne pas faire : prévoir des délais serrés. Concrètement : réservez sur votre agenda ou votre planning, un créneau pour vous consacrer aux tâches définies. Vous fixez le jour, les heures de début et de fin.

4. Respectez le temps imparti

   Munissez-vous d’un dispositif pour contrôler votre temps (minuteur sur votre montre, votre smartphone, votre ordinateur, etc.). Une fois le temps écoulé, même si la tâche n'est pas terminée, arrêtez-vous et passez à la suivante. L'approche peut sembler contre-intuitive, mais cette phase est cruciale pour la réussite du timeboxing. Cette contrainte encourage un rythme de travail soutenu limitant la procrastination. 

5. Révisez et ajustez

   Après avoir appliqué la méthode du timeboxing sur plusieurs cycles, prenez le temps d'évaluer la durée réelle de vos activités par rapport aux estimations initiales. Ajustez vos timeboxes futures  en fonction de ces observations  pour les prochains cycles. La précision de vos estimations s’affinera au fur et à mesure de vos expériences permettant ainsi une gestion du temps encore plus efficace.

A voir aussi la technique Pomodoro. Il s’agit là de travailler par séquences de 25 minutes, puis d’effectuer une courte pause. Ces arrêts permettent de souffler et de repartir concentré sur la tâche à mener. En savoir plus sur cette méthode de productivité personnelle.

Le time boxing comme outil du manager

Le timeboxing, en tant qu'outil de gestion, s'avère extrêmement utile pour les managers souhaitant instaurer un cadre de travail plus structuré et accompagner les collaborateurs rencontrant des difficultés à respecter les échéances.

Voici comment mettre en œuvre cette pratique dans un contexte managérial :

Préparation et planification

1. Inventaire des tâches : organisez une réunion avec chaque membre de votre équipe pour dresser la liste exhaustive des tâches à accomplir. Cette étape favorise un engagement mutuel dès le début du processus de timeboxing.
2. Évaluation et attribution de durée : discutez et convenez ensemble du temps nécessaire pour chaque tâche. Evaluez la complexité des activités et fixez des délais réalistes. Encouragez vos collaborateurs à participer activement à cette évaluation pour renforcer leur sens des responsabilités et leur autonomie.

Mise en oeuvre et suivi

1. Respect du timebox : une fois la période dédiée écoulée, il est crucial que le collaborateur cesse de travailler sur la tâche, même si celle-ci n'est pas terminée. Encore une fois, cela peut sembler contre-intuitif, mais ce postulat est essentiel pour apprendre à mieux gérer son temps.
2. Débriefing : planifiez une session de feedback pour discuter des obstacles rencontrés et identifier les améliorations possibles. Cette réflexion commune contribue à l'optimisation des processus et à l'évolution des compétences de chacun.

En attribuant un temps précis pour chaque activité confiée à vos collaborateurs, cette méthode simplifie grandement la gestion des tâches déléguées.

A noter : vous pouvez également utiliser ce principe pour cadrer des réunions et les rendre ainsi plus productives, plus efficaces.

Avantages du timeboxing

Autre que les bénéfices majeurs apportés par cette méthode que sont le gain de temps et l’amélioration globale de sa productivité personnelle, elle permet aussi :

• L’amélioration de la concentration -  elle établit des limites claires, vous permettant de canaliser votre attention exclusivement sur une seule tâche à la fois. Cela permet de minimiser les distractions et de renforcer la focalisation.  Elle constitue une stratégie efficace pour s’autodiscipliner et résister à la tentation du multitâche (multitasking). Cette dernière étant une source de dispersion.
• Un engagement personnel à travailler sur une tâche : à ce titre c'est un excellent outil pour combattre la procrastination. La planification limite la tentation de remettre à plus tard le travail prévu sur une activité.
• Fiabiliser les délais de livraison : cette organisation du travail permet de renforcer la fiabilité des délais de livraison. En définissant une planification précise pour chaque étape d'un projet ou d'un ouvrage à réaliser, le timeboxing contribue à une meilleure prévisibilité des échéances. De plus, en imposant des limites temporelles strictes, cette méthode responsabilise les membres de l'équipe quant à l'importance du respect des délais. 
• De pousser à la prise de décision ou à l’action : pour ceux qui tergiversent ou qui se perdent dans une analyse paralysante et sans fin des options, le timeboxing agit comme un catalyseur de décision. En imposant une contrainte temporelle, cette méthode vous incite à prendre des décisions plus rapides. Un bon moyen également pour encourager les perfectionnistes à avancer. Ces derniers ayant tendance à s’investir sans limites de temps dans une activité.
• Répartir sa charge de travail dans son emploi du temps : il facilite une gestion équilibrée de la charge de travail, en évitant à la fois le surmenage et le sous-emploi. En délimitant clairement quand et combien de temps est consacré à chaque tâche, sans dépasser le temps imparti, cette méthode favorise une répartition harmonieuse des efforts tout au long de la période de travail, journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

A noter c’est une excellente réponse à la loi de Parkinson qui constate que nous avons tendance à remplir le temps disponible pour réaliser une tâche.

Limites

Cette puissante approche présente toutefois quelques limites inhérentes à ses principes mêmes :

• Risque de délivrer un travail de mauvaise qualité - L'un des défis majeurs du timeboxing réside dans la pression de respecter des délais établis. Cela peut parfois conduire à sacrifier la qualité du travail. 
• Inadapté pour certaines tâches : les activités nécessitant une analyse approfondie ou bien faisant fortement appel à créativité peuvent se trouver contraintes par des limites temporelles rigides. Dans ces cas, le timeboxing peut s'avérer moins efficace, voire contre-productif, si les délais imposés ne permettent pas une réflexion ou une exploration suffisante.
• Il faut savoir estimer le temps : son efficacité repose sur sa capacité à estimer de manière réaliste le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Une sous-estimation ou une surestimation peut conduire à une planification inexacte, affectant la gestion globale du temps et potentiellement induisant du stress supplémentaire.

Le timeboxing dans les méthodes agiles

La méthode du timeboxing est souvent utilisé dans le cadre des méthodes agiles (pour la gestion de projet) telles que Scrum et Kanban. 

A noter : la popularisation de cette méthode est généralement attribuée à James Martin, auteur du livre  “Rapid Application Development” (développement logiciel) en réponse aux effets expliqués par la loi de Parkinson.

Cette approche consiste à décomposer le projet en plusieurs sprints ou itérations de durée fixe, appelés "timeboxes", généralement de deux à quatre semaines. 

Chaque timebox a une durée prédéfinie pendant laquelle l'équipe de développement s'engage à livrer un ensemble de fonctionnalités spécifiées. 

Le timeboxing permet de garder le projet sur la bonne voie en fournissant des points de contrôle réguliers pour évaluer l'avancement et ajuster les priorités si nécessaire.

Cette méthode favorise également une gestion efficace du temps et des ressources, en limitant l’effet tunnel qui peut se produire lorsque des projets sont menés sans limites de temps claires. 

Lors de la planification d'un projet, l'équipe de développement et le chef de projet peuvent établir un planning en fonction des timeboxes, en identifiant les fonctionnalités à réaliser pour chaque itération. 

Les user stories, ou spécifications fonctionnelles courtes, sont généralement utilisées pour définir les objectifs de chaque timebox et guider le travail des développeurs. Grâce au timeboxing, l'équipe peut suivre une approche itérative et itérative, en développant le logiciel par petits incréments successifs et en recevant des retours fréquents du Product Owner.

Rappelez-vous que l'estimation du temps nécessaire à l'exécution d'une tâche est un processus itératif qui s'améliore avec l'expérience et l'ajustement constant. La clé est de rester flexible et d'apprendre de chaque tâche pour affiner vos méthodes d'estimation au fil du temps.