Vaincre la procrastination - comment combattre ce syndrome

Qu'est-ce que la procrastination ? 

N'avez-vous jamais remis à plus tard une tâche qui vous ennuyait, vous pesait ? N'avez-vous jamais remarqué que vous ne cessiez étrangement de différer certaines contraintes ? Encore et encore... Que vous étiez constamment débordé - sans réellement parfois l'être ? Jusqu'à ce moment où il n'est plus envisageable de repousser l'échéance...

Du latin pro - pour - et cras  - demain, la procrastination est le fait de chroniquement remettre au lendemain - ou à un "plus tard" indéterminé - une tâche que l'on pourrait faire sur le moment en invoquant moult excuses : manque de temps , une autre obligation plus importante, fatigue, impossibilité de se concentrer, etc.

Si, de prime abord, on peut penser que cette mauvaise habitude est due à une mauvaise gestion du temps, il n'en est pourtant rien. En effet, si l'on remet telle tâche à plus tard, c'est bien souvent parce que ladite obligation ne nous procure aucun plaisir et ne fait pas sens dans notre mission. Procrastiner est ainsi une fuite quant à un inconfort, un stress, une démotivation.

Or, les nouvelles technologies et nouveaux modes de travail nous permettent de faire discrètement et très facilement des pauses dans notre journée de travail : surf sur le Net, consultation de notifications personnelles, dialogue virtuel avec nos "amis" et autres contacts, etc.. Ces petites incartades - aussi agréables soient-elles, si elles peuvent avoir leur importance - et leur place - à certains moments de la journée, deviennent très vite addictives, au détriment de notre travail.

Pourquoi arrêter de procrastiner ?

S'il est parfois facile et rassurant de pouvoir reporter telle ou telle tâche (la rédaction d'un rapport, par exemple), parce qu'une difficulté aussi inattendue qu'urgente vient de nous tomber dessus - bouleversant notre planning, il devient plus ardu de se discipliner lorsque l'on est dépassé par les événements, que l'on attende le dernier moment pour réaliser une tâche ennuyeuse, ou bien que l'on a cette fâcheuse tendance à tout remettre systématiquement à plus tard.

Comme souvent, il est essentiel de ne pas laisser la situation s’aggraver et d'agir dès les premiers symptômes d'une procrastination imminente !

Si procrastiner procure sur le moment un sentiment de mieux, il n'en demeure pas moins qu' à très court terme, le fait de toujours repousser à plus tard augmente le stress et la pression quant aux objectifs fixés - dont l'échéance ultime et plus négociable approche à trop grands pas. Un cercle vicieux dont il faut sortir au plus vite !

Car la procrastination fait de nombreux dégâts . Et ce, de toutes parts :

•  C'est un obstacle à l'action : en les remettant systématiquement à plus tard, les projets piétinent, traînent en longueur, tendent à ne jamais être achevés. L'inaction empêche de réussir les projets confiés.
• Augmentation du stress :  l'ajournement de tâches importantes se traduit souvent par une augmentation du stress en raison de la pression accrue pour terminer son travail à mesure que le délai approche. Dans certains cas, les effets de la procrastination peuvent être graves au point de contribuer à des problèmes de santé mentale tels que la dépression.
•  C'est une potentielle source de tensions et/ou conflits au sein d'une équipe : un seul retardataire permanent et c'est tout le projet qui prend du retard sur le planning initial, mettant à mal toute l'équipe - parfois l'entreprise tout entière - et entraînant tensions entre collègues, voire conflits.
•  Cette habitude est source de démotivation : plus on repousse une échéance, plus elle parait inatteignable, ce qui engendre une perte de motivation considérable pour la personne qui procrastine.
•  Cela entraîne une baisse de la confiance en soi : la procrastination peut également affecter l'estime de soi, renforçant les sentiments d'incompétence et augmentant d'autres symptômes psychologiques tels que le stress et l'anxiété. Cette forme de paresse mentale peut s'avérer destructrice. 
• Génère un sentiment de culpabilité : la tendance à retarder certaines tâches peut conduire à un sentiment persistant de culpabilité pour ne pas avoir réalisé des tâches importantes ou pour ne pas utiliser son temps de manière productive. A un niveau plus profond, la procrastination peut déclencher un sentiment de honte, surtout lorsque le retard dans l'achèvement des tâches se manifeste vis-à-vis des autres. Cette honte peut être aggravée par le jugement social et la stigmatisation souvent associés à la procrastination.
• Cela induit un manque de productivité et d'efficacité professionnelle (et personnelle) , reporter indéfiniment engendre une sorte d'absentéisme virtuel, finalement coûteux pour l'entreprise.

Comment vaincre la procrastination ?

Cette mauvaise habitude à reporter à demain, paresse passagère, liée principalement à des peurs plus ou moins conscientes (échec, jugement d'autrui, etc.) ne passera pas en une nuit. Il va vous falloir diminuer petit à petit ce penchant en procédant par étapes pour vaincre ce syndrome et améliorer ainsi votre efficacité personnelle. Voici comment arrêter ce comportement :

1. Prendre conscience que vous remettez systématiquement tout à plus tard - ou presque

   La première phase d'une telle remise en question passe par une prise de conscience du problème. Si vous avez le sentiment de ne pas avancer dans votre travail , c'est qu'il y a un "hic". Revoyez votre organisation et repérez ce qui vous empêche d'avancer. Si vous vous prenez à trouver tout un tas d'excuses justifiant cette impression de stagner , il est peut-être temps de faire le point sur votre fonctionnement au travail, notamment sur ce petit penchant à repousser constamment les délais...

   Faites le tour de vos mauvaises habitudes en matière de procrastination et dressez-en une liste. Les noter clairement vous aidera à y voir plus clair et agir adéquatement.

2. Identifier et comprendre les causes de la procrastination

   Le fait de toujours - ou presque - remettre à plus tard peut avoir différentes origines :

   • Causes liées indirectement à votre fonctionnement ou totalement externes :

   • Environnement non propice à la concentration et au travail : bruits, manque de place, faible luminosité, matériel inadapté, défaillant ou obsolète, tensions au sein de l'équipe, harcèlement, mauvaises relations avec certains collègues, etc. Optimisez au maximum votre espace professionnel en termes d'ergonomie et de qualité de travail. Demandez quelques aménagements si besoin.
   • Surcharge de travail : à l'impossible, nul n'est tenu ! Apprenez à demander de l'aide : déléguez ou bien prenez rendez-vous avec votre hiérarchie afin de négocier un délai supplémentaire (délais raisonnablement trop courts, par exemple, pour la réalisation d'un projet, par exemple) ou bien une redéfinition de votre poste , le cas échéant.
   • Mauvaise organisation dans le service : réunions improductives à foison, surcroit de tâches ennuyeuses, déplacements à outrance, interlocuteurs non disponibles, etc. Une réunion de service est primordiale afin de faire le point et trouver des solutions efficaces.

   • Causes liées directement à votre fonctionnement :

   • Perte de sens par rapport à votre mission ou bien un job que vous subissez par "obligation alimentaire", lassitude, stress,  manque de reconnaissance, etc.
   • Fatigue et/ou manque d'énergie : soucis dans votre vie personnelle, mauvaise hygiène de vie, etc.
   • Manque de temps : mauvaise organisation dans votre travail , difficulté à exprimer un refus , etc.
   • Manque de compétences : lacunes dans certains domaines, manque de formation, etc. provoquant même une certaine peur de l'échec.

       Pour tout ce vous oblige à sans arrêt repousser les tâches et qui est indépendant de votre seul fonctionnement, une mise au point avec les interlocuteurs concernés est essentielle afin de rétablir efficacité dans le travail et productivité personnelle.
   Quant à ce qui est lié à votre propre fonctionnement, une remise en question est inévitable .

3. Agir lorsque c'est votre comportement qui est en cause

   Une fois les causes de votre procrastination identifiée, vous allez devoir agir en fonction ! Voici quelques pistes :
   • Une meilleure hygiène de vie : nourrissez-vous de manière saine et équilibrée, limitez les excitants tels le café ou les boissons énergisantes qui ne font que masquer le problème, équilibrez harmonieusement vos vies professionnelle et privée, etc.
   • Un minimum de discipline : certaines missions sont certes rébarbatives, déplaisantes, etc., mais il faut bien les faire... A moins de pouvoir les déléguer, astreignez-vous à les effectuer en tout début de journée si possible, afin de vous délester de ce poids dès le matin, vous n'en serez que plus efficace sur les autres dossiers. N'attendez pas le dernier moment pour vous mettre à la tâche ou repousser au lendemain ce qui doit être fait dans l'instant même s'il s'agit d'une tâche ennuyeuse. Voir la  méthode Pomodoro pour vous aider à vous concentrer  sur une tâche.
   • Du plaisir dans le travail : apportez du fun aux tâches rébarbatives (travaillez en musique - sans importuner vos collègues - par exemple).
   • Un travail sur la confiance en soi : reprenez le contrôle, dopez votre estime de vous-même en agissant et non en subissant.
   • De la responsabilisation : prenez conscience des bénéfices et de la satisfaction d'un travail fait dans les délais impartis vs le poids d'un dossier constamment ajourné (compétence reconnue par vos collaborateurs vs ressenti d'incapacité ; poids en moins dans votre charge mentale professionnelle vs charge du dossier qui traîne ; décision prise = passage à l'étape suivante vs hésitation = stagnation et tensions ; etc.)
   • Halte aux planifications intempestives : astreignez-vous plutôt à effectuer au moins 1 tâche "déplaisante" par jour (ce peut être la gestion des emails entrants ou encore remplir votre note de frais au fur et à mesure au lieu d'attendre la dernière minute pour tout rassembler), comme le propose, par exemple, la méthode Kaisen venue tout droit du Japon (une approche basée sur des actions simples et pragmatiques qui vous aideront à visualiser vos progrès). Définissez des objectifs clairs et précis de façon à pouvoir les respecter facilement.
   • Des tâches décomposées (méthode dite du "salami") de façon à scinder le travail en plusieurs sous-tâches que vous pourrez faire à différents moments afin d'éviter le piège du trop-plein (que ce soit en temps passé, en énergie déployée sur un même gros dossier que vous ressentez comme étant "rébarbatif", ou encore de sentiment de découragement face à l'ampleur de la tâche à accomplir, par exemple). Etablissez une liste de tâches à faire en établissant les priorités. Il sera ainsi plus facile de planifier votre journée.
   • Chasse aux distractions et autres tentations : coupez les notifications des divers réseaux sociaux ainsi que votre smartphone, fermez la porte de votre bureau si besoin et si possible, évitez de passer trop de temps à discuter avec des collègues alors que vous avez un dossier urgent à rendre, etc. Bref, ne vous laissez pas distraire, restez concentré.
   • Des petites pauses méritées : prendre un peu l'air, par exemple, entre deux tâches "ardues" est un excellent remède contre la fatigue psychique liée au manque d'entrain à effectuer les jobs non motivants.

4. Récompenser vos progrès

   Soyez reconnaissant envers vous-même, valorisez et récompensez vos efforts. Cela renforcera votre estime de vous-même et enclenchera le processus vertueux de la réussite.

   Vous pouvez, par exemple, vous accorder un petit moment de détente à la machine à café avec quelques collègues. C'est ce type de récompense immédiate qui contribue à se ressaisir.

" Choisis un travail qui dédommage de ce qu'il coûte par le plaisir qu'il procure. " - Nicolas de Condorcet

Etre procrastinateur n'a généralement rien de pathologique. Il faut se reprendre en main progressivement, parfois réorganiser sa vie pour ne plus repousser sans cesse les tâches à mener avant qu'il ne soit trop tard.