Comment prioriser vos tâches et mieux vous concentrer sur l'essentiel ?

Nous disposons très souvent d'un temps de travail limité pour exécuter un très grand nombre de tâches. Or, sa capacité à s'organiser dans son travail est un gage de gain de temps et d'efficacité, sans compter la sérénité d'esprit qui l'accompagne. 

Multitude de tâches, urgences plus ou moins avérées, imprévus... il est parfois difficile pour le manager de sortir la tête du guidon et prendre le recul nécessaire à une gestion adéquate et efficace des choses urgentes et importantes.

Il lui est donc primordial de savoir faire des choix en se concentrant sur ce qui mérite d'être traité. En d'autres termes "faire les bonnes choses dans le bon ordre" ou bien encore être capable de faire le tri entre les différentes priorités.

Pourquoi prioriser ?

Une bonne gestion des priorités permet de ne pas s'éparpiller, d'avancer sur des tâches à haute valeur ajoutée et de limiter le stress. À l'inverse, une gestion inefficiente des priorités peut mener au surmenage, à l'insatisfaction et à la démotivation. Il est donc essentiel de savoir hiérarchiser ses tâches pour tirer le meilleur parti de son temps et de ses ressources. C'est l'une des clés de succès de tout manager - tant pour lui-même que pour toute son équipe, voire toute son entreprise. Être à même de faire le tri parmi les différentes urgences, obligations et autres permet notamment au manager de :

• Gaspiller moins de temps : cesser de perdre son temps avec des tâches inutiles ou qui pourraient être déléguées pour gagner du temps. Améliorer sa productivité. 
• Réduire son stress : un esprit organisé est un esprit plus serein.
• En finir avec la procrastination : prendre à bras le corps et travailler ses mauvaises habitudes.
• Gagner en efficacité : éviter de tergiverser pendant des heures pour savoir quelle tâche mettre en priorité, structurer son travail et son organisation personnelle.
• Être plus disponible pour ses collaborateurs : prioriser pour se dégager du temps et pouvoir être pleinement à l'écoute de ses collaborateurs.
• Mieux gérer l'imprévu et appréhender le changement : planifier son travail pour conserver une marge de manœuvre réservée aux imprévus et ainsi conduire plus efficacement les transformations tout en respectant ses principales échéances.
• Développer son intelligence émotionnelle : se détacher de ses croyances limitantes ainsi que de tous les sentiments de sape qui minent le travail et déforment notre perception des choses et de leur degré d'importance.

Méthodes et outils pour la gestion des priorités

Les grandes lignes d'un travail de priorisation peuvent se tracer ainsi :

1. Identifier : lister précisément toutes les tâches à accomplir, sans pour le moment y attacher quelque degré d'importance ou d'urgence que ce soit. Il est important de prendre du recul pour ne rien oublier.
2. Prioriser  : classer les différents items à partir de la liste de tâches établie précédemment : ce que vous devez faire personnellement, ce que vous pouvez déléguer, ainsi que les délais d'action, urgences et degrés d'importance de chacun. Fixez vos priorités. Etablissez votre "to do list".
3. Agir : une fois les priorités listées, il est essentiel de s'atteler aux plus urgentes rapidement, puis dérouler le plan de priorité comme défini.
4. Suivre : faire le point régulièrement sur l'avancée des projets et sur l'évolution de l'urgence et/ou des priorités afin d'ajuster votre plan d'action.

    N'oubliez pas de déléguer ce qui peut l'être. Vouloir tout faire n'a pas de sens si vous n'avez pas le temps de tout traiter dans les délais impartis. Notamment les tâches chronophages de faible valeur.

C'est une démarche à utiliser pour établir ses priorités quotidiennes . Vous trouverez ci-dessous ainsi que sur nos pages annexes quelques méthodes, techniques et outils de gestion du temps. Libre à vous d'adopter le plus adéquat pour votre situation ou bien celui avec lequel vous sous sentez le plus à l'aise.

Le classement A-B-C-D

Il s'agit d'un listing simple des tâches/projets à mener. Éclatez votre liste suivant la classification suivante :

• A - Les tâches incontournables à mener . Pour certaines, la question ne se pose pas tellement les enjeux sont importants. Elles doivent être traitées immédiatement. Notez si elles seront déléguées ou non et si oui, à qui, dans quel délai, etc.
• B - Celles qui sont importantes, mais un cran en dessous des premières . Les enjeux sont plus modérés en termes de délai et/ou d'impact.
• C - Classez ici celles qui sont intéressantes à faire , mais qui n'ont aucun impact. C'est du plus.
• D - Celles à éliminer : ce sont celles qui n'apportent aucune valeur ajoutée et n'ont pas de réelle importance. Ce peut être le cas de quelques tâches administratives.

Passez en revue chaque catégorie, et à l'intérieur de chacune, refaites un classement : A1 - A2   - A2 - B1... de la plus importante, prioritaire, à la moins urgente. Vous obtenez ainsi une liste priorisée.

    Astuce  : si vous hésitez pour une tâche, comparez-la avec d'autres, déjà classées : "Laquelle des 2 est la plus importante ?". Vous saurez ainsi où la positionner.

La matrice importance / urgence d'Eisenhower

Cette matrice repose également sur 4 cases combinant 2 axes : importance et urgence . Elle permet de ventiler chaque item suivant ces 2 critères pour aboutir à une lecture synthétique des priorités. Bien évidemment, les tâches de la case "important/urgent" requièrent une action au plus vite .

Vous pouvez aussi prendre en considération d'autres critères, comme le temps requis pour exécuter la tâche ou tenir compte de la facilité de traitement .

(re)Découvrir la matrice d'Eisenhower pour identifier les tâches à déléguer et identifier les actions .

La technique POMODORO

Cette approche se base sur le fait avéré que rester concentré sur une multitude de tâches tout au long d'une journée de travail sans vraiment faire de pauses était totalement contre-productif.

L'objectif de l'approche est de  rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant 25min (1 session), puis de faire une pause avant d'en entamer une deuxième. Un break plus important se fait après plusieurs sessions. Une méthode simple, mais redoutable d'efficacité !

A lire : la technique Pomodoro dans le détail

La méthode NERAC

Voici une approche qui permet de gagner en efficacité dans la gestion de son temps via la réalisation d'un simple tableau à remplir. Son nom est né de l'acronyme auquel il se réfère, chaque lettre représentant une colonne du tableau : 

• "N" pour Noter : on liste dans cette première colonne toutes les actions/tâches/projets à accomplir sans priorité ni ordre temporel quelconque.
• "E" pour Estimer : il est question ici d'estimer la "durée prévue" de chacune des tâches listées ci-dessus.
• "R" pour Réserver : l'objectif est de garder une certaine marge de manœuvre pour les imprévus - incluant le temps imparti à la gestion de ces derniers ainsi que les ajustements nécessaires, le cas échéant.
• "A" pour Arbitrer : on décide du degré d'importance/urgence de chaque tâche en précisant les décisions liées ainsi que leur délai de réalisation.
• "C" pour Contrôler : il s'agit de nommer un responsable chargé de vérifier la bonne exécution de la tâche, l'atteinte des objectifs, le respect des délais et analyser les éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

Pour conclure, il est important de dire que s'il existe une foison d'outils et approches diverses et variées en matière de priorisation, il reste que rien ne se fera sans une réelle volonté et une certaine discipline de votre part.

Élimination des distractions pour mieux gérer son temps

La distraction est un défi commun auquel nous sommes tous confrontés au travail : notifications persistantes de nos smartphones, consultation de multiples plateformes de réseaux sociaux. Reconnaître et identifier ces sources d'interruption (on les appelle les " voleurs de temps") est une étape cruciale pour les combattre efficacement, puis il convient de les éliminer. Pour cela 2 approche :

• Agir sur la source en question : en pratique, cela peut consister à désactiver temporairement les notifications inutiles pendant les périodes de travail (la boite d'emails). C'est aussi "savoir dire non" aux sollicitations de ses collègues, voire même de son manager (en argumentant bien sûr), pour garder la maîtrise de son emploi du temps.

• Instaurer des plages de travail sans interruption. Cette organisation favorise une attention soutenue sur les tâches prioritaires en cours. Dans cette optique, certaines techniques de gestion du temps se révèlent précieuses, comme la méthode Pomodoro (vu plus haut). Cette stratégie repose sur des cycles de travail intensif de 25 minutes, suivis de courtes pauses de 5 minutes. Ainsi, vous pouvez vous concentrer pleinement sur vos priorités, en remettant à plus tard les éléments pouvant attendre.

Gérer les imprévus et ajuster les priorités 

Même avec une planification rigoureuse, il faut toujours être prêt à gérer les imprévus. Quand une tâche non prévue surgit, évaluez son importance et son urgence avant de décider si elle doit être intégrée dans votre planning. N'oubliez pas que savoir dire non est aussi une compétence clé de la gestion des priorités.