Réussir ses présentations grâce à l'outil de Microsoft

Qui, parmi vous, ne s'est jamais senti pris au dépourvu quant à une présentation en public - plus ou moins restreint, plus ou moins acquis à sa cause - qu'il/elle devait faire, parfois en urgence ?

Si le logiciel PowerPoint est un outil très présent dans les entreprises et relativement aisé à appréhender, il n'en demeure pas moins que pour convaincre son auditoire et remporter un franc succès, il est crucial de maîtriser quelques bases en communication ainsi que quelques notions graphiques et de syntaxe plus ou moins élémentaires.

En effet, lors d'une présentation en public , cet outil devra être utilisé comme soutien et non comme un ouvrage à lire à son auditoire.

Pourquoi et comment utiliser PowerPoint ?

Cet outil est idéal en appui lors d'une conférence, un séminaire, une réunion ou encore une formation. Il sera le support parfait pour défendre vos idées auprès de votre équipe ou votre hiérarchie, soumettre un nouveau concept, un nouveau produit à un client, ou encore présenter un bilan comptable.

En effet, à la fois simple d'utilisation et rapide, il permet des présentations totalement personnalisables, illustrées, soignées et dynamiques.

Gardez toutefois en tête qu' une présentation ne vaut qu'en présence de son orateur. Votre PowerPoint, imprimé, ne doit pas à lui seul, représenter l'entièreté de votre intervention. Vous devrez mouiller le maillot !

Aussi, afin de vous assurer d'un franc succès et d'atteindre votre objectif une fois votre intervention terminée, vous devrez, comme tout projet, soigner la préparation de votre présentation.   

1 - L'objectif

Pour ce faire, définissez tout d'abord l'objectif de votre intervention : qu'attend-on de vous ? Qu'attendez-vous de vos interlocuteurs ? Ensuite, notez par écrit les étapes pour y parvenir. Soyez structuré dans votre réflexion. Vous pourrez utiliser des mots clés ou des idées rédigées dans les très grandes lignes. Réunissez les éléments nécessaires à l'illustration de vos propos.

2 - La conception des "diapos" (ou "slides")

Vous pourrez ensuite passer à la conception même de votre PowerPoint. La règle de base est : soyez précis, concis, impactant.  Une présentation, pour être lisible de plus ou moins loin, se doit d'être épurée et agréable en terme de lecture, de design et de couleurs. Utilisez des mots clés, des groupes de mots pertinents et des illustrations adéquates. Graphiques, courbes et autres infographies sont les bienvenues à condition d'être adaptés à une lecture à distance.

Conseils pour une présentation au top

• Captez l'attention de votre auditoire : votre toute première diapositive doit susciter l'intérêt et piquer la curiosité de vos interlocuteurs avant même que vous n'ayez ouvert la bouche. Par ailleurs, dynamisme, attitude positive et sympathique, échanges de regards avec votre public seront de précieux alliés lors de votre intervention. Cela participera à rendre votre présentation vivante et intéressante.
• Adaptez votre présentation à votre public : couleurs, dynamisme, vocabulaire et ton employés sont des éléments cruciaux à prendre en compte. On ne présente pas un bilan comptable comme on présente une nouvelle gamme de produits cosmétique, par exemple. Le graphisme sera donc adapté à la personnalité/posture hiérarchique/nationalité de votre public, tout comme votre discours.
• Définissez une charte graphique à tenir tout au long de votre présentation : police, taille, couleur des caractères, positionnement des titres, sous-titres et autres donnant le rythme à votre présentation seront définis à l'avance et rester cohérents du début à la fin de votre présentation. Pas question de modifier les codes couleur ou textuels en cours de route !
• Utilisez des textes courts, concis, mais également des illustrations parlantes :  vous savez ce que l'on dit souvent : "un dessin vaut parfois bien mieux que tout un long discours" ! Inutile de rédiger de longues phrases comme vous le feriez lors d'un rapport écrit. Utilisez des mots simples, pertinents et impactants. Se référer au principe “Keep it Simple, Stupid”.
• Dynamisez votre présentation : Powerpoint ne doit être qu'un outil sur lequel vous appuyer pour illustrer vos propos, une sorte de fil rouge ou d'aide mémoire. Il est par conséquent essentiel de soigner la mise en page de vos diapositives, leur mise en forme ainsi que le sens dans lequel vous les faites défiler. 

Erreurs à ne pas commettre

• Multiplier les diapositives : chaque écran/diapositive doit avoir un rôle qui lui est propre. Inutile d'aligner plusieurs diapos à la suite - certains pensent encore que plus il y en a, mieux c'est - pour dire finalement la même chose. Ce n'est pas le but de ces présentations qui, répétons-le, doivent être un soutien et non le texte que l'orateur va présenter dans son entièreté. Soyez concis, mais pertinent et percutant.
• Rédiger des textes trop longs en mode document écrit et correspondant mot à mot à ce que vous exposez oralement. Inutile de rédiger de longues phrases sur vos diapositives ! Même si vous arriviez par miracle à les rendre lisibles lors de votre présentation en public, personne ne prendra la peine de les lire entièrement et vous perdrez l'attention de votre auditoire et ruinerez tous vos efforts. Visuellement, vos interlocuteurs auront une impression de brouillon, voire de fouillis, 
• Abuser des sons et animations. OK, vous vous êtes bien amusé en insérant tous ces effets de transition et ces sons à chaque clic ou chaque changement de diapositive... Cela peut être opportun à un moment donné dans votre présentation - histoire de maintenir votre auditoire éveillé, par exemple, après un passage complexe - mais ne doit en aucun cas être récurrent tout au long de votre intervention ! Vous n'êtes pas là pour faire un concert ou montrer à vos interlocuteurs combien vous êtes un as des transitions en damiers ! Vous risqueriez de perdre une fois encore l'attention de votre public qui ne retiendra de votre intervention que les sons agaçants et les transitions qui n'en finissent pas de rivaliser de désuétude...
• Se contenter de lire son document. Faites un petit sondage autour de vous... Il n'y a pas plus soporifique et démotivant qu'un intervenant qui se contente de lire monotonement son texte ! Quelle image renvoyée à son auditoire : "quand faut y aller, faut y aller. Je lis et tout se passera bien. Après tout, j'suis pas à l'aise en public, c'est pas de ma faute! Ils comprendront !" Courage... Fuyons !!! Votre PowerPoint doit vous servir de fil conducteur dans votre intervention. Elle est là en soutien de ce que vous exprimez oralement, et non l'inverse. Vos diapositives doivent avoir un impact direct et immédiat sur votre auditoire, qui, en un seul coup d’œil, doit pouvoir dire globalement de quoi vous êtes en train de leur parler. Pour autant, vous contenter d'en lire le contenu laisserait une impression d'inachevé ou de travail bâclé. Il y a de fortes chances pour que l'on vous reproche une perte de temps et le sentiment de ne rien avoir appris !
• Tourner le dos à son auditoire. Cela peut paraître évident, mais bon nombre de personnes se placent derrière leur vidéoprojecteur et regardent l'écran, à l'instar de leurs interlocuteurs. Or, en matière de communication non verbale , cela donne une très mauvaise image de vous à votre auditoire ! Imaginez donc présentateur de JT qui lirait ce qui est projeté derrière lui... Vous décrocheriez très vite et zapperiez rapidement ! Seul un chef d'orchestre a le privilège de tourner le dos à son public !
• Utiliser des images/illustrations/photos non libres de droit ou dont on ne détient pas les droits. Là encore, cela peut paraître évident... Et pourtant... les droits d'auteur et droits à l'image sont encore trop souvent bafoués. Avant d'insérer un graphisme ou une illustration quelconque, assurez-vous que ceux-ci sont libres de droit ou bien assurez-vous que votre entreprise en détient les droits.

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.