Comment organiser son bureau ?

Ordre vs désordre : à chacun son espace de travail.

Au travail comme au quotidien, les profils diffèrent : les adeptes du désordre affrontent les mieux ordonnés. Si le rangement au carré ne représente pas nécessairement un moteur plus efficace pour être productif au travail, si la désorganisation favorise chez certains la stimulation intellectuelle, quelques principes de base s’appliquent tous profils confondus en vue de s’améliorer dans son activité professionnelle.

1. Le tri par le vide pour un gain de place immédiat.

Créatif ou non, bien organiser son bureau passe nécessairement par une phase de tri. En triant, vous identifiez le superflu pour vous débarrasser des éléments qui jonchent inutilement votre espace de travail. En vue de gagner en place utile… Cette première étape de tri peut être effectuée très facilement et rapidement en se posant les questions suivantes :

• Est-ce que je me suis récemment servi de ce document / de cet objet ?
• Est-ce que ce matériel fonctionne ?

Dans la négative, remisez, réparez ou jetez en fonction de la nature de chaque élément qui occupe votre bureau.

    Attention : certains documents juridiques ou comptables doivent obligatoirement être conservés pendant une durée minimale. Rangez-les dans un classeur dédié, que vous gardez dans un placard ou sur une étagère.

Au-delà d’un gain de place nécessaire, trier aura permis au profil « ordonné » de retrouver un espace de travail épuré, pour des idées plus claires. Dans cette optique, veillez à toujours disposer d’une corbeille à papier à proximité directe de votre bureau.

2. Nettoyer : l’assurance de sa crédibilité au travail.

Organiser son bureau passe par la propreté. Les ronds de tasse à café et les miettes de sandwich n’offrent pas nécessairement la meilleure image dans un contexte de co-working ou d’entreprise – et notamment en open space. Quel que soit votre profil, nettoyer régulièrement votre espace de travail s’avère donc indispensable pour paraître crédible et ne pas souffrir d’une étiquette dégradante.

3. Ranger pour gagner du temps.

Ne pas réussir à mettre la main sur ce post-it d’importance centrale, chercher des minutes durant un papier essentiel ou ne pas retrouver de stylo qui marche : tous ces désagréments bien connus n’ont pas le seul inconvénient de favoriser l’énervement au travail. Ils contribuent à faire perdre du temps, et de la productivité. A moins de mieux s’y retrouver sur un bureau rempli de papiers et matériel épars, ranger est donc indispensable dans une ambiance de travail productif.

Etiquetez de manière systématique, classez par dates et par matières, puis rangez chaque chose à sa place. Il est également possible d’organiser son bureau par zones de travail selon les dates d’échéance des dossiers, leur niveau d’urgence ou leur état d’avancement. Des équipements de bureau tels que des trieurs, un pot à crayon, des classeurs, des meubles à tiroir ou des boîtes de rangement sont autant d’accessoires qui permettent de trier intelligemment, pour mieux s’y retrouver.

A noter : pour permettre un rangement optimal et immédiat, évitez la procrastination ! Vous recevez un courrier ? Traitez-le sans attendre. Vous avez fini votre café ? Allez ranger votre tasse. Votre téléphone est chargé ? Débranchez-le et remettez votre chargeur à sa place dans un tiroir.

4. Des plantes sur votre bureau pour réduire le stress au travail.

Parce qu’organiser son bureau passe aussi par son agencement, pourquoi ne pas profiter de votre espace de travail pour favoriser une ambiance détendue ? Une plante verte, une photo de vos enfants ou un jardin japonais peuvent contribuer à diminuer votre stress professionnel, de manière à vous faire gagner en efficacité. Une étude a d’ailleurs démontré que les plantes, au-delà d’améliorer le bien-être, contribuaient à la productivité(1).

5. La bonne luminosité pour augmenter sa résistance.

Organiser son bureau est l’occasion de s’offrir un confort utile. Votre espace de travail ne reçoit pas la lumière extérieure ? Vous travaillez tard le soir ? Pour limiter votre fatigue au travail, équipez votre bureau d’une lampe suffisamment éclairante. Dans la même optique de confort, il est utile de s’offrir une chaise de bureau adaptée : pour éviter les maux de dos et gagner ainsi en productivité.

6. Organiser le bureau… de son ordinateur !

Parce que le travail passe désormais majoritairement par ordinateur, il est indispensable d’organiser le bureau de son ordinateur et sa boîte mail à l’image de son espace de travail physique. Ranger ses documents par dossiers et sous-dossiers, jeter ses brouillons et vider régulièrement sa poubelle, choisir un fond d’écran qui favorise le travail sans stress : autant de règles à respecter pour gagner en efficacité professionnelle !

A noter : pour ne pas faire de doublons, au risque de ne pas s’y retrouver, veiller à utiliser un agenda – format papier ou numérique – unique et à regrouper ses pense-bêtes et rappels de tâches sur un support unique.

(1)   https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/