Productivité : savoir s'organiser

On ne s’improvise pas bête d’organisation du jour au lendemain… Néanmoins, lorsque l’on sait qu’un minimum d’organisation peut procurer maints bénéfices tant pour soi-même, ses collaborateurs et collègues ou pour son entreprise, le jeu en vaut la chandelle !

Sachant que le temps est une ressource rare, il convient de s'intéresser de près aux outils pouvant rentabiliser au mieux le choix des tâches et des actions à mener en priorité. Quelques méthodes ont fait leurs preuves et vous permettront de gagner un temps précieux et par conséquent être plus efficace et productif. Vous les retrouvez dans ce dossier ainsi que dans notre thématique " gestion du temps ".

Qu'est-ce que l'organisation personnelle ?

C'est ce que va vous permettre de gagner du temps et d'être plus efficace dans votre quotidien tant personnel que professionnel. Cela va du rangement de votre bureau à l’organisation pertinente de votre espace de travail dans son ensemble, la gestion de vos emails, vos rendez-vous, vos réunions, vos diverses notifications, etc. grâce, notamment à des méthodes et/ou les nouvelles technologies.

Au bureau, agir sur son organisation grâce à des méthodes, techniques ou pratiques éprouvées et efficaces concerne, entre autres, les domaines suivants :

• traitement des emails et appels téléphoniques,
• gestion des distractions (notifications agenda, smartphone, mails, etc.) et interruptions diverses (collègues, bruits impromptus, etc.),
• ergonomie de l'espace de travail ,
• classement virtuel ou physique des documents,
• organisation de travail lorsque l'on fait du télétravail ,
• prise de notes efficace,
• gestion de son temps : lecture rapide, priorisation, négociation de délais, apprendre à ne plus procrastiner, etc.

Les vertus d'une organisation hors pair

La recherche de la productivité personnelle doit être une motivation pour tous : dirigeant, cadre... Sans cela, il est difficile d'affecter toute son énergie pour produire un travail à valeur ajoutée.

Cela peut sembler couler de source. Pourtant, nombreux sont celles et ceux qui se retrouvent submergé.e.s - voire totalement dépassé.e.s - par simple manque d'organisation.

Ainsi, l'application de méthodes et astuces aisées à mettre en place avec un minimum de bonne volonté et de persévérance induit de nombreux avantages. En voici quelques-uns :

• éviter des gaspiller son temps ,
• gagner en productivité et en efficacité ,
• arrêter de s'éparpiller ,
• réduire son stress ,
• gagner en sérénité ,
• être davantage disponible et à l'écoute de ses collaborateurs ,

Comment mieux s'organiser ?

Pour mieux structurer votre travail et vos différentes tâches, il vous faut tout d'abord faire preuve de volonté et de ténacité . Quelques outils et méthodes efficaces et relativement simples à mettre en place pourront vous aider dans cette démarche. Certains ont des objectifs très ciblés, d'autres sont utilisables à différents niveaux et à diverses fins. 

Tout le monde ne fonctionne pas de la même manière et n'a pas les mêmes besoins ni les mêmes horaires, tâches, responsabilités, etc. N'hésitez pas à opter pour les solutions qui vous correspondent le plus tout en gardant en tête qu'il faut un minimum de temps avant d'en voir les premiers bénéfices.

    Mieux vous organiser ne signifie pas penser et structurer vos journées à la minute près, ni vouloir à tout prix utiliser la dernière méthode à la mode alors qu'elle est tout simplement en totale inadéquation avec vos besoins. Simplicité et bon sens demeurent ainsi - comme souvent - de mise !

Rendre son espace de travail ergonomique

Un espace agréable et propice à la concentration et au travail est un élément essentiel pour une bonne efficacité et une motivation au top. Si certains ont cette capacité à travailler n'importe où, ce quel que soit le bruit ou l'environnement autour, une grande majorité a besoin d'un endroit dédié au travail et d'un minimum d'ordre.

Adapter son espace de travail à son activité est ainsi le premier réflexe à avoir : aménagement, matériel, hauteur de table/chaise, clavier, écran, environnement calme, etc. sont autant d'éléments à considérer.

Télétravail

L'organisation du travail évolue continuellement et le travail à distance s'est largement démocratisé. Si ce nouveau mode d'organisation n'est pas envisageable dans tous les domaines professionnels, il présente de multiples avantages lorsqu'il peut être mis en place, tant pour le salarié que pour l'employeur ; gain de productivité, réduction voire disparition de l'absentéisme , motivation accrue , etc.

Certains éléments sont à mettre en place dans le cadre du télétravail :

• mise à disposition de tout le matériel nécessaire au télétravailleur pour la bonne exécution depuis son domicile/un espace de coworking/un bureau distant des missions confiées,
• organisation adéquate du travail (dossiers partagés, intranet, visio/audio conférences, etc.),
• communication fluide entre le manager et son collaborateur travaillant à distance,
• pour le télétravailleur : délimitation vie privée/vie professionnelle le cas échéant, rigueur et organisation sans failles.

  Comment manager une équipe de télétravailleurs ?

Environnement de travail

Débarrasser, ranger, nettoyer, maintenir l'ordre et être rigoureux... Voici les 5 principes d'une pratique venue tout droit du Japon : la méthode dite des 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke... 5 verbes japonais pour exprimer les 5 actions clés de la démarche). Une approche simple et efficace pour un cadre et un climat propices au travail.

  Améliorez votre environnement de travail avec la méthode des 5S !

Organiser son travail

Lister les tâches à accomplir

L'objectif est ici d' établir l'inventaire des diverses tâches que vous devez exécuter sans tomber dans le piège de la liste sur-détaillée à rallonges qui serait totalement contre-productive. Puis définir ensuite, pour chacun des items listés, un ordre de priorité afin d'établir une liste allant de la tâche la plus importante/urgente vers la plus négligeable.

  Comment établir une To-do list : la méthode  pas à pas.

Prioriser

Il est essentiel de savoir hiérarchiser les niveaux d'importance et d'urgence de chacune de vos tâches afin d'agir de manière adéquate et efficace. De nombreux outils sont ici à votre disposition, parmi lesquels :

• matrice d'Eisenhower : 2 axes de réflexion - importance et urgence - pour classer vos tâches dans 4 catégories distinctes (importantes ET urgentes ; importantes, mais non urgentes ; non importantes mais urgentes ; non importantes et non urgentes).
• méthode MoSCoW : une méthodologie destinée à faciliter la prise de décision en aidant à prioriser. L'acronyme résume la démarche : M pour Must have this - S pour Should have this if at all possible - C pour Could have this if it does not affect anything else - W pour Won't have this time but would like in the future - les 2 "o" ne servant qu'à donner un "sens" au mot ainsi constitué pour plus de facilité à le mémoriser.
• l'approche GTD (Getting Things Done) : 5 étapes clés pour s'organiser efficacement - collecter, traiter, organiser, réviser, agir.
• la méthode CIRCEPT - CIRculaire conCEPT : un concept proposé par Michel Fustier, sociologue, dont la finalité est de structurer le résultat du travail créatif en construisant une grille de lecture circulaire - une sorte de roue en étoile. 

Voir également nos rubriques  Organisation d'un atelier de travail et Conduite d'une réunion pour limiter la réunionite et organiser des sessions efficaces et productives.

Optimiser son efficacité personnelle

Prise de notes en réunion

Voici un exercice bien plus ardu qu'il n'y parait... Si certains outils permettent de faciliter la tâche, pour être efficace, il vous faut néanmoins respecter quelques règles de base, dont :

• référencer votre document (date de la réunion, participants, items traités, objectif...),
• utiliser des phrases courtes ou des mots clés ,
• structurer le document de manière pertinente : 1 paragraphe par sujet traité, des puces, mots en capitales, etc. ,
• noter vos questions , remarques pour ne pas les oublier,
• relire à chaud pour préciser ou récrire certains points tant que vous êtes dans le sujet.

  Voir notre rubrique dédiée à la prise de notes .

Gestion des emails

Disciplinez-vous à consulter votre boite de réception régulièrement et traiter tous les emails reçus : supprimer les messages inutiles ou les spams, traiter les autres : répondez si cela est urgent et ne demande que peu de temps, transférez si besoin, classez dans des répertoires que vous aurez créés dans ce but si vous ne pouvez traiter le mail sur le moment - urgent / en cours / à traiter plus tard par exemple.

  Comment gérer ses emails efficacement ?

Classer ses documents

De la même manière que vous classez les mails entrants, classez vos documents de manière pertinente et les retrouver rapidement (par projet, thème, échéance.. à vous de trouver ce qui vous parle le plus). Ce classement peut être physique - classeurs, dossiers cartonnées, etc. - ou bien informatique - les dossiers seront alors virtuels.

  Classer facilement ses documents de manière pertinente et efficace.

Pour perdre un minimum de temps et gagner en efficacité et productivité, il est important de savoir rester concentré sur ce que vous faites. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur la technique Pomodoro, un outil intéressant pour vous focaliser sur vos tâches.

 

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.