La loi de Carlson : à connaître pour optimiser votre temps de travail

Que dit la loi de Carlson ?

Reposant sur une observation simple, la loi de Carlson établit que chaque interruption entraîne une perte d’efficacité. Pourquoi ? Car il faut du temps pour se reconcentrer après avoir été distrait. Ce qui signifie que lorsque nous réalisons des tâches en continu, nous sommes plus rapides, plus efficaces. En bref, plus productifs.

Cette règle se vérifie dans notre quotidiennement professionnel : un rapport rédigé sans interruption prend moins de temps qu’un document écrit par séquences entre plusieurs réunions. Même constat pour la gestion d'un projet. L'équipe est plus efficace lorsqu'elle réalise des sessions de travail concentrées plutôt que dispersées.

Pourquoi les interruptions font perdre du temps ?

Carlson a démontré que les sessions de travail continues sont systématiquement plus efficaces que les tâches fractionnées. Il a également souligné que les interruptions, qu’elles soient imposées par soi-même (exemple : consultation d’e-mails) ou extérieures (exemple : sollicitations des collègues, réunions non planifiées), nuisent gravement à la productivité. Elles perturbent la gestion de son temps. Chaque coupure réduit la capacité à s’organiser.

Et ce qu'énonce la loi de Parkinson n'améliore pas le phénomène : plus on dispose de temps, plus on a tendance à l’utiliser. En cumulant interruptions et délais extensibles, on peut vite se retrouver débordé de travail. Et si on ajoute une tendance à la procrastination, la perte de productivité est considérable.

L’impact des interruptions est sans appel :

• Perte de concentration : il faut compter plus de 10 minutes pour retrouver une concentration optimale après une coupure. Le temps de faire le vide dans sa tête, de "switcher" d'un dossier à un autre, etc.
• Baisse de l’efficacité du travail : en fractionnant une tâche, on augmente la durée d’exécution globale. C'est une des conséquences des coupures engendrées par les "voleurs de temps" (éléments propres à chacun ou externe, qui détournent l’attention d’une tâche productive et entraînent une perte de temps, réduisant ainsi l’efficacité du travail.).
• Augmentation du stress : les tâches urgentes s’accumulent. Cette charge génère une pression inutile qui peut engendrer un cycle infernal : plus de pression, plus de difficultés pour traiter ses tâches, ce qui génère encore plus de stress, etc. Dans les cas extrêmes, cette situation peut contribuer à l'apparition d'un burn-out.

Appliquer la loi de Carlson pour gérer efficacement son temps

Connaissant cette loi, il convient de suivre des principes clés d'organisation personnelle pour gagner en efficacité.

1. Définir ses priorités et s'y tenir

   Pour être efficace, il faut tout d'abord apprendre à bien organiser son temps en portant ces efforts là où c'est nécessaire. Des outils existent pour vous aider. La matrice d’Eisenhower et la loi de Pareto permettent de hiérarchiser ses priorités. Et donc d'éviter de perdre du temps sur des activités secondaires. Une fois les tâches prioritaires définies, il convient de ne pas se laisser distraire en bloquant du temps pour les réaliser. L'idéal étant de structurer sa journée en blocs de travail.

   Pratiques conseillées :

   • Regrouper les tâches similaires : traiter les e-mails en une seule session plutôt que de répondre au fil de l’eau. Vous avez donc dans votre journée de travail un moment dédié à cette activité.
   • Bloquer du temps dans son planning : réserver des créneaux fixes pour des tâches à forte valeur ajoutée.
   • La méthode GTD (Getting Things Done), une méthode d'organisation personnelle complète, permet de distinguer l’essentiel de l’accessoire.
   • Appliquer la technique Pomodoro : alterner 25 minutes de concentration intense et 5 minutes de pause pour maximiser la gestion du temps. Méthode alternative : le timeboxing qui consiste à attribuer une durée de réalisation fixe pour traiter une tâche ou un projet, qu'il faut impérativement respecter.
   • Définir les tâches urgentes vs importantes avec la matrice d’Eisenhower. Un outil facile à utiliser pour consacrer votre temps aux activités prioritaires.
   • Prioriser selon la loi de Pareto : 20 % des tâches génèrent 80 % des résultats. Un classique de la priorisation.
   • Déléguer efficacement : tout ce qui peut être transmis doit l’être pour optimiser son temps. C'est une pratique qui peut s'avérer délicate. Lire nos conseils sur la délégation.
   • Réserver des espaces pour les urgences. Tout n'est pas planifiable. Il est important de conserver un peu de souplesse dans son agenda pour répondre à des sollicitations urgentes non prévues.

   Savoir gérer ses missions demande une bonne maîtrise des priorités professionnelles.

2. Etre focalisé sur la tâche : bannir le multitâche

   Le multitâche est souvent perçu comme une compétence précieuse, pourtant, il nuit considérablement à l’efficacité du travail. En contradiction avec la loi de Carlson, qui prône l’exécution des tâches en séquences homogènes, le multitâche impose des interruptions constantes, réduisant ainsi la concentration, et par voie de conséquence, la performance.

   Pourquoi le multitâche fait perdre du temps

   Contrairement à l’idée reçue, faire plusieurs choses en même temps ne signifie pas être plus performant. Des études en neurosciences montrent que le cerveau humain n’est pas conçu pour traiter plusieurs tâches complexes simultanément. Il passe d’une activité à l’autre, ce qui entraîne :

   • Une surcharge cognitive : jongler entre plusieurs tâches consomme plus d’énergie mentale et augmente la fatigue.
   • Une baisse de concentration : chaque interruption impose un temps de réadaptation avant de retrouver un niveau optimal de concentration.
   • Une augmentation des erreurs : en partageant son attention, on réduit la précision et la qualité du travail réalisé.
   • Une perte de temps significative : De manière générale, traiter plusieurs tâches simultanément (mode multitâche) prend plus de temps que les exécuter successivement de façon ordonnée.

   La loi de Carlson nous enseigne que terminer une tâche avant d’en commencer une autre est la meilleure façon de gagner du temps et d’être efficace.

3. Limiter les distractions et interruptions

   Une fois vos priorités définies, il va falloir gérer, voire éliminer les distractions. rappelez-vous, les "sur-sollicitations" nuisent à l’organisation personnelle.

   Exemples de Solutions concrètes :

   • Désactiver les notifications pour éviter les interruptions inutiles. C'est une action préventive à réaliser systématiquement.
   • Définir des plages horaires de travail ininterrompu pour les tâches productives. Voir la technique Pomodoro et le Timeboxing.
   • Établir des règles de communication pour que les échanges professionnels n’empiètent pas sur le travail en cours. Par exemple, si vous avez un bureau individuel, expliquez que si la porte est fermée c'est que vous ne souhaitez pas être dérangé.
   • Savoir dire non : il faut savoir être ferme pour garder la maîtrise de son temps.
   • Gérer les perturbateurs : certaines personnes ont la mauvaise habitude de venir régulièrement demander quelque chose. C'est à vous de leur expliquer, de manière positive, que cette attitude perturbe votre organisation.

   Lire notre article complet : gérer les interruptions au travail

4. Gérer le stress et améliorer la productivité

   Une mauvaise gestion du temps entraîne une accumulation de pression. Pour éviter cela, il est essentiel de :

   • Répartir ses tâches de manière réaliste : ne pas surcharger son emploi du temps. Traiter chaque tâche l'une après l'autre comme nous l'avons vu plus haut.
   • Créer des rituels de gestion du temps : planifier ses journées en avance pour se libérer de toute charge mentale.
   • Intégrer des pauses pour préserver son énergie. Indispensable pour maintenir un rythme de travail efficace.