Gestion de vos emails : les meilleures pratiques

Ne laissez pas le nombre d’emails « non lus » vous dépasser

Salarié ou freelance, stressé ou détendu au travail, ultra connecté ou non : quel que soit le profil, la grande majorité des travailleurs n’échappent pas à la pression des emails « non lus ». Consciemment ou non, ces messages en suspens s’inscrivent comme autant de tâches à traiter dans un coin de votre cerveau, et exercent une forte pression psychologique.

La règle d’or pour gérer efficacement ses emails pros : ne pas se laisser dépasser par le nombre d’emails non lus. Ce faisant, vous diminuez la pression et travaillez dans de meilleures conditions. Quelques astuces pour ne pas se laisser déborder :

• Traiter immédiatement les emails qui requièrent un temps de traitement réduit. Quand vous ouvrez votre boîte de réception, identifiez les messages qui n’exigent qu’une réponse brève et rédigez-la immédiatement. Le dossier est clos, vous pouvez cocher avec satisfaction un item de votre to-do-list et passer à autre chose.
• Utiliser des répertoires. Certains emails requièrent un temps de traitement supérieur. D’autres impliquent des interlocuteurs tiers ou des éléments indépendants de votre seule force de travail : la réponse est nécessairement différée. Classez ces messages dans des répertoires. Vous pouvez par exemple créer un répertoire « à traiter » : cela vous permet de lire l’email – qui n’apparaît plus en « non lu » – tout en l’archivant dans un dossier à consulter au moment où vous êtes en mesure de traiter l’email. A noter : vous pouvez organiser vos libellés en fonction du niveau d’urgence ou des deadlines – « à traiter sous 24h », « à traiter sous 7 jours »…

Programmez des réponses automatiques

Pendant vos vacances, programmez un message automatique d’absence. Au-delà d’informer dûment votre interlocuteur, cela permet de vous alléger l’esprit – et de mieux profiter de vos congés ! Le « robot » a répondu pour vous, l’expéditeur du message est au courant que vous lui répondrez à la date indiquée. Pas de stress, la communication est préservée.

Transformez votre boîte de réception en véritable outil de travail

Les boîtes de messagerie professionnelles se dotent de fonctionnalités performantes que vous avez tout intérêt à exploiter. Parmi ces fonctionnalités : les répertoires. Ils vous permettent non seulement de diminuer le nombre d’emails non lus, mais aussi de classer et archiver vos messages de manière stratégique, à la manière d’un organiseur physique.

Voyez votre messagerie électronique comme un trieur. Cette plateforme devient un outil précieux pour optimiser votre organisation au travail. Si chaque message est rangé à sa place, vos idées sont plus claires : vous pouvez vous concentrer à 100% sur votre cœur de métier. La mise en place de cette organisation requiert un peu de temps en amont, mais vous en fait gagner beaucoup sur le long terme.

A noter : certains pratiquent la politique du « zéro message ». Il s’agit de partir du bureau sans aucun message sur sa boîte de réception : les emails, traités ou non, sont immédiatement archivés dans le répertoire adapté. En fonction de votre degré de résistance à la pression professionnelle, vous pouvez tester cette politique.

Instaurez des « temps emails »

Gérer efficacement ses emails pros consiste également à ne pas se laisser déconcentrer par leur arrivée intempestive tout au long de la journée – et de la nuit ! Vous gagnez en productivité au travail en instaurant des « temps emails ».

Les règles à suivre :

• Restez alerte. Vous recevez un email à propos d’une tâche que vous êtes justement en train de traiter ? Lisez le message immédiatement. Votre interlocuteur vous informe peut-être d’une mise à jour du projet ou d’un ajustement à intégrer. Vous devez prendre connaissance de ces éléments pour être sûr de partir dans la bonne direction.
• Traitez périodiquement vos messages. Le traitement des emails au fur et à mesure de leur réception vous empêche de vous concentrer sur votre tâche en cours. Interrompu dans votre travail, votre rythme est ralenti et vous êtes moins efficace. Prévoyez donc une gestion périodique : le matin, avant et après votre pause déjeuner et une heure avant de quitter le bureau, par exemple.
• Supprimez les notifications. L’arrivée des alertes emails sur votre ordinateur ou votre smartphone nuit également à votre concentration. Désactivez les notifications pour gagner en performance et diminuer votre stress.
• Dosez réactivité et efficacité au travail. Restez réactif : votre interlocuteur vous sera reconnaissant d’un bref délai de réponse. Sachez néanmoins qu’un délai de quelques heures est totalement acceptable.

Désabonnez-vous des newsletters sans intérêt

Vous êtes régulièrement spammé ? Vous êtes inondé de messages promotionnels sans valeur ? Vous recevez des newsletters obsolètes eu égard à votre poste actuel ? Autant de messages reçus qui vous distraient dans votre travail, polluent votre messagerie et votre esprit. Prenez conscience du temps perdu à ouvrir, lire et traiter ces courriers. Vous pourrez alors vous désabonner en connaissance de cause des listes de diffusion.

A noter : des outils – Cleanfox, par exemple – permettent de vous désinscrire automatiquement et en quelques clics des listes de diffusion de votre choix.

Limitez les envois groupés

Si les fonctionnalités CC et CCI et les envois groupés peuvent s’avérer utiles, réservez-les à bon escient… Plus vous multipliez les destinataires de vos messages, plus vous augmentez le nombre d’emails reçus en réponse. Les échanges, en outre, peuvent rapidement devenir sources de désordre et d’incompréhension.

Avant tout envoi, posez-vous la question de la pertinence des destinataires. Vous vous économisez des emails inutiles à traiter, vous économisez à vos interlocuteurs des échanges qui ne les concernent pas.

Organisez au mieux le corps de l’email

Piste supplémentaire pour limiter les échanges interminables : soyez clair et organisé dans le corps de votre message. 

• Posez toutes les questions, pour ne pas y revenir de manière désordonnée. Utilisez des bullet points ou tout autre type de liste pour bien organiser vos idées et optimiser la lisibilité du message.
• Rédigez simple et efficace. Il ne s’agit pas de faire preuve de talent d’écrivain, mais de faciliter la compréhension de vos demandes. Ecrivez des phrases courtes, et utilisez des termes simples.
• Espacez vos phrases. Le saut de ligne fait gagner en clarté : appliquez le principe « une idée un paragraphe, un nouveau paragraphe un saut de ligne ».
• Relisez-vous. C’est l’occasion de vérifier l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Profitez-en également pour vérifier que vous adressez les bons destinataires. N’oubliez pas : une fois cliqué sur « envoyer », votre action est définitive…

Il est important de savoir rédiger un email efficace.

Rédigez vos objets à l’aide de mots-clés

Au-delà d’un outil de communication, votre messagerie pro est une plateforme d’archivage. Vous avez besoin de retrouver une info ? Vous devez reprendre un projet mis en suspens ? L’outil de recherche de votre système de messagerie permet de retrouver l’email concerné… à condition d’utiliser les bons mots-clés. Au moment de rédiger l’objet de votre message, veillez à choisir des termes que vous utiliseriez si vous deviez retrouver rapidement ce message.

Limiter le placement dans la corbeille

La capacité de votre messagerie vous permet de conserver un nombre considérable d’emails, ne vous en privez pas. Sachez que les écrits sont indispensables pour consigner de l’information, mais aussi pour servir de preuve en cas de désaccord.

Votre N+1 vous reproche de ne pas avoir suivi ses instructions ? Un client remet en cause le respect des délais de livraison de votre travail ? Servez-vous de vos échanges par mail pour prouver votre bonne foi. Placez vos courriers électroniques dans des répertoires plutôt que de les supprimer !

Déconnectez !

Gérer efficacement ses emails pros, c’est aussi apprendre à ne pas les gérer en continu ! Soyez réactif et alerte, mais uniquement pendant vos horaires de travail.

• Retirez votre boîte de messagerie professionnelle de votre téléphone perso.
• Supprimez les notifications sur votre smartphone.
• Faites valoir votre droit à la déconnexion !

 

Auteur - Raphaële GRANGER

Entrepreneure dans l'âme, passionnée de rapports humains et touche à tout, Raphaële a roulé sa bosse en Irlande, en Allemagne et aux USA avant de se poser en France.

Tantôt traductrice-interprète, responsable communication, chef d'entreprise dans le domaine de la décoration et passionnée par la performance des entreprises, elle partage ses connaissances et son expérience à travers ce site.