Comment faire une to-do list ? Comment l'utiliser ?

Cet outil pratique et simple vous sera très utile pour gérer toute cette charge de travail qui encombre votre cerveau.

Vous pourrez ensuite organiser vos tâches selon des priorités que vous aurez définies et ainsi ne plus oublier les choses importantes. Votre liste vous donnera la liberté d'organiser votre journée et de prendre les bonnes décisions . Vous pourrez notamment déléguer si nécessaire.

Il n'existe pas une méthode unique, mais plusieurs pratiques différentes selon les sensibilités de chacun et du type de tâche à organiser.

Nous vous proposons une trame pour construire votre propre outil, quitte à le personnaliser suivant vos besoins.

Qu'est-ce qu'une to-do list ?

Il s'agit littéralement d'une liste de choses à faire. Les tâches figurant sur une to-do list sont classées par ordre de priorité et révisées régulièrement. Une liste de tâches est un moyen efficace pour organiser et gérer sa charge de travail. Elle contribue à rester concentrée sur le plus important.

Pourquoi une to-do list ?

De nombreux effets bénéfiques :

• vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée,
• ne pas oublier les dates d'échéances importantes,
• ne pas procrastiner ,
• réduire votre stress : ne pas vous sentir débordé en perdant la maîtrise du volume de travail à produire,
• obtenir une vue globale sur l'ensemble de votre charge de travail,
• et d'une manière globale, gérer votre temps avec efficacité en améliorant votre productivité.

Quelles sont les étapes pour construire une to-do list ?

1. Choisissez votre outil

   Bloc-note, agenda, tableau Excel, ou application dédiée pour créer et gérer votre liste de tâches. A vous de choisir ! Si vous utilisez un support papier tel qu'un carnet ou un agenda, veillez à ce qu'il soit organisé et facile à comprendre au premier coup d'œil.

   Ne pas négliger le papier, c'est le moyen le plus simple et le plus rapide pour écrire votre liste. Avec un avantage en plus, pour certaines personnes, l'acte d'écrire est plus engageant. Il permet de mieux s'imprégner du sujet.

   Voir plus bas dans cet article les outils informatiques et applications pour faire votre choix.

2. Définissez vos objectifs

   Il est important d'identifier ses objectifs. Ils serviront de critères pour définir vos priorités quotidiennes. Exemple : un de vos objectifs de manager est de passer plus de temps auprès de votre équipe pour renforcer les relations et recueillir plus de feedbacks. Cette phase est également utile pour ne pas oublier de tâches à faire.

3. Listez les tâches

   Notez toutes les tâches que vous devez accomplir . Celles directement liées pour atteindre vos objectifs et les autres.

   Si certaines sont complexes ou très longues à mener, décomposez-les en tâches plus simples à planifier . En général, seules les activités de moins de 60 min doivent être listées.

   Transformez-les en actions concrètes et réalisables . Il est important d'être clair et précis sur les tâches à mener. Au lieu de noter : " Travailler sur le projet X ". Notez plutôt : " Rédiger le cahier des charges ", " Contacter les prestataires possibles ", etc.

   Pas question de noter ici un nom de projet comme tâche. En revanche, une action à faire pour un projet trouvera sa place dans la liste.

   Utilisez des verbes d'action pour qualifier précisément le contenu des tâches : " Rédiger le compte rendu de la réunion du 20-04-2023 ", " Prendre rendez-vous avec le fournisseur x ", etc. 

   Allouez une durée pour chacune d'entre elles pour faciliter votre organisation. 

   Si besoin, faites une liste pour les tâches personnelles et une pour les professionnelles. Attention encore : si vous êtes susceptible de mixer des tâches pro et perso sur les mêmes créneaux horaires, vos 2 listes doivent être fusionnées, car les activités des 2 profils entrent en concurrence.

   Vous pouvez également utiliser des catégories. Là encore attention de ne pas tomber dans le piège d'une "sur sophistication" de votre liste. Elle doit rester simple, opérationnelle et même agréable à utiliser pour que vous restiez motivés à l'utiliser. Dans le cas contraire, elle risque de finir au fond d'un tiroir...

   Exemples de tâches pour notre objectif de proximité auprès de son équipe : tenir des réunions d'équipe régulières, planifier des séances de coaching individuel, participer à des activités de team-building, organiser des pauses-café informelles, etc.  

4. Priorisez les tâches

   Affectez une priorité en face de chaque item, allant de prioritaire à secondaire.   Pour cela, reprenez vos objectifs et en complément posez-vous cette question : " Si je n'ai le temps de réaliser qu'une seule de ces tâches pour atteindre mon objectif, laquelle doit-elle l'être ? ".  Si au final vous obtenez un grand nombre de tâches identifiées comme prioritaires, passez-les de nouveau en revue. En les comparant, vous définirez un nouvel ordre de priorité.

   Reclassez les tâches les tâches en conséquence.  Les prioritaires en haut de liste. Vous pouvez utiliser un code couleur pour repérer visuellement le degré de priorité. Votre liste ainsi bâtie vous donnera toute latitude pour organiser votre journée et prendre les bonnes décisions. Notamment déléguer si besoin .

   Vous pouvez aussi classez vos tâches par ordre d'importance et d'urgence telle que le définit la matrice d'Eisenhower (ou matrice des priorités) pour vous aider à déterminer quelles tâches sont celles à traiter avant tout.

   Pour rentabiliser votre temps, veillez à donner la priorité aux trois tâches les plus importantes. Engagez-vous à accomplir ces tâches (les 3 plus importantes) au début de chaque journée de travail, et laissez les questions moins urgentes pour plus tard.

   Exemples de tâches pour notre objectif de proximité auprès de son équipe : tenir des réunions d'équipe régulières (priorité 1), planifier des séances de coaching individuel (priorité 2), participer à des activités de team-building (priorité3), organiser des pauses-café informelles (priorité 4).

5. Attribuez des échéances

   Fixer des échéances vous aide à rester concentré sur vos priorités et vous oblige à respecter vos propres engagements. Mais pour autant, fixez des délais réalistes.

   Exemple : tenir des réunions d'équipe régulières (tous les lundis), planifier des séances de coaching individuel (d'ici 2 semaines), participer à des activités de team-building (d'ici 1 mois), organiser des pauses-café informelles (2 fois par semaine).

   Si vous avez des tâches à accomplir sur plusieurs jours ou semaines, répartissez-les sur votre liste de tâches pour éviter de vous surcharger. 

   Essayez de vous limiter à un maximum 10 tâches par jour .  Dans le cas contraire, vous pourriez vous sentir submergé devant une longue liste de choses à faire.

   Une to do list efficace ne doit pas être surchargée . Il vaut mieux noter les principales actions (ou la synthèse d'une prise de notes),  les plus importantes et/ou les plus urgentes, plutôt que de dresser une liste de tâches exhaustive qui vous découragera très rapidement. Rien de plus démotivant que de voir une liste s'allonger et devoir reporter de plus en plus d'activités au lendemain.

Comment utiliser une todo list ?

Il est important d'instaurer une routine quotidienne.

Généralement, tout commence la veille. Vous préparez votre journée du lendemain en établissant votre todo list . Vous pouvez également exécuter cet exercice le matin pour planifier votre journée.

Au fur et à mesure de l'avancement de votre travail, cochez ou rayez celles qui sont traitées . C'est un petit plaisir à ne pas négliger pour maintenir une motivation au plus haut ! L'autre intérêt de marquer une tâche comme "terminée" est de vous inciter à consulter régulièrement votre liste, et donc mieux l'intégrer dans votre routine de travail.

Si au cours de la journée, vous pensez à un nouvel élément à ajouter à votre liste, notez-le immédiatement pour ne pas l'oublier dans une rubrique "à classer".

En fin de journée, reportez les tâches non accomplies au lendemain (ou plus tard), priorisez les nouvelles (celles qui sont dans la rubrique "à classer"). Et préparez votre nouvelle journée.

Cette mécanique peut paraître fastidieuse au début, mais au bout d'un certain temps, vous vous sentirez mieux organisé et plus concentré. Vous constaterez que vous êtes beaucoup plus productif, car vous ne perdez pas de temps sur des tâches qui peuvent être reportées ou déléguées à d'autres.

 

Les outils et applications Saas pour gérer une to-do list

Il existe de nombreux outils logiciels et applications pour construire et utiliser une to-do list, comme le gestionnaire de tâches any.do qui présente l'avantage de la simplicité ou encore todoist .

Des outils de mindmapping comme xmind facilitent le recensement des tâches et l'organisation des priorités, mais ces outils de mapping sont peu adaptés pour une utilisation quotidienne. Nous pouvons encore citer Evernote , ou Trello (qui permet le classement sous forme de Kanban). Pour bénéficier de toutes les fonctions de ces outils, il convient de passer à leur version payante. Leur version gratuite étant souvent bridé, notamment pour des fonctionnalités de partage et travail collaboratif. Toutefois des outils comme Google agenda, le gestionnaire de tâche de la suite Microsoft office 360, etc. permettent de s'organiser au moindre coût. 

Les outils informatisés présentent un avantage indéniable. Intuitifs, ils  facilitent la gestion des tâches quotidiennes. En effet, rien de plus simple avec ces utilitaires :

• de créer des listes de tâches,
• de planifier des tâches récurrentes
• de les visualiser,
• de regrouper des tâches,
• de les hiérarchiser,
• de noter une activité comme accomplie,
• modifier la priorité,
• la reporter,
• planifier un rappel (notification ou alerte), 
• suivre les tâches,
• ajouter des pièces jointes...

De plus, les solutions de gestion de tâches multiplateformes (ordinateur fixe, tablettes, smartphone) permettent d'avoir sa liste en permanence avec soi  (grâce à une synchronisation entre chaque appareil). 

A noter qu'une simple feuille Excel peut faire l'affaire. Et pour certains, l'indémodable post-it.

Il existe également des outils méthodologiques pour planifier sur une plus longue échéance :  le diagramme de planification Gantt . Plus adapté tout de même pour la gestion de projet. Voir aussi, la méthode Pomodoro .

Limites de la méthode

Une méthode simple, des outils efficaces et adaptés à votre façon de travailler... Bref : tout ce qu'il faut pour être le roi de l’organisation personnelle et de la gestion du temps ! Finalement,  le challenge est de rester discipliné . S'appuyer sur cette méthode à long terme et non la laisser tomber après quelques semaines d’utilisation.

Une autre limite est la difficulté de rester focalisé sur ses priorités . Entre les emails, les réseaux sociaux... et autres sources de perturbation, il est difficile à notre époque de se tenir à une liste d'actions préétablies. D'autant que l'ordre des priorités change constamment dans les entreprises. Si les urgences se redéfinissent plusieurs fois par semaine avec de nouvelles tâches qui apparaissent subitement, il y a fort à parier que vous allez passer du temps, beaucoup de temps, à travailler votre liste et finirez par l’abandonner pour revenir au post-it !