Comment planifier sa journée de travail ?

Pourquoi planifier sa journée ?

Pour le manager, les avantages sont nombreux à structurer de manière efficace ses journées de travail. En effet, une planification méticuleuse lui permet notamment de :

• gagner en temps
• gagner en efficacité
• gagner en énergie
• diminuer son stress
• gagner en disponibilité pour ses collaborateurs
• mieux gérer les imprévus

Bonnes pratiques au quotidien

Il existe plusieurs bonnes habitudes à prendre afin de mieux s'organiser au travail. On peut notamment citer : 

• Prendre 15 minutes par jour pour faire le point sur la journée le matin et jeter un œil sur celle du lendemain.
• Avoir son plan de journée à portée de main afin de ne pas perdre le fil de sa journée.
• Être rigoureux dans son organisation et respecter son planning autant que possible.
• Tenir son planning à jour, valider les tâches réalisées, les rendez-vous effectués...
• Éviter d’être dérangé lorsque la tâche du moment le requiert.
• Se réserver des moments de calme pour les tâches inhérentes à la fonction de manager.
• Prévoir du temps pour les imprévus.
• Lister les microtâches par ordre d'importance et d'urgence ( utiliser la matrice d'Eisenhower par exemple)

Comment planifier sa journée efficacement ?

1. Analyser ses journées sur une semaine

   Il s'agit de noter la façon dont on utilise son temps au cours de la journée. Il est important de ne pas se limiter à l'étude d'une seule journée, mais de mener un audit personnel sur une semaine afin d'avoir une vision plus précise. 

   • Déterminer la charge de travail quotidienne effectivement réalisable
   • Identifier les tâches les plus productives
   • Identifier les pertes de temps parasites

2. Créer un planning incluant le degré de priorité des tâches

   Une fois ses tâches analysées, il est important de les positionner sur un seul et même planning en prenant soin de leur attribuer un degré de priorité (voir point suivant).

   

3. Prioriser efficacement

   Déterminer pour chacune de ses tâches un degré d'importance et d'urgence est essentiel à une organisation efficace. Pour cela, la matrice d'Eisenhower est tout indiquée.

   En effet, elle permet de classer - et donc positionner judicieusement - ses tâches selon 2 axes : importance et urgence , offrant ainsi une vision plus claire du travail :

   • les tâches importantes ET urgentes,
   • les tâches importantes, mais non urgentes,
   • les tâches non importantes, mais urgentes,
   • les tâches non importantes ET non urgentes.

    

   

4. Regrouper les tâches similaires

   Il est intéressant de définir des laps de temps pendant lesquels réaliser le même type de tâche. Par exemple, réserver 2 ou 3 moments dans la journée consacrés au traitement de ses mails, passer ses appels téléphoniques, classer ses dossiers, mettre son agenda à jour, etc.

   En effet, si répondre aux mails au fur et à mesure qu'ils se présentent peut parfois être vecteur d'efficacité et de tranquillité d'esprit, cela peut rapidement s'avérer être un véritable frein à la concentration lorsque l'on doit se pencher sur un projet complexe et que l'on est sans cesse perturbé dans ses réflexions. Auquel cas il est recommandé de basculer son smartphone en mode silencieux, désactiver les notifications de nouveaux mails et autres sur son ordinateur et basculer sa ligne téléphonique vers un autre poste (en accord avec le contact lié à ce poste, bien évidemment).

5. Éviter de se disperser

   À moins de devoir impérativement travailler sur plusieurs dossiers en même temps, il est fortement déconseillé de papillonner d'un projet à l'autre ou bien de passer d'une tâche à une autre sans en terminer aucune. En effet, procrastiner parce que telle ou telle tâche est rébarbative, par exemple, est contre-productif. Mieux vaut s'astreindre à réaliser ce type de tâches dès le matin afin d'en être rapidement débarrassé et passer au travail plus intéressant. A lire : comment gérer plusieurs dossiers en même temps .

   Se contraindre à mener toute tâche planifiée à son terme avant de passer à la suivante sans se laisser distraire ou céder à la facilité de la procrastination est une règle qu'il est essentiel de respecter, sauf urgence.

6. Attribuer des durées à ses tâches

   Remplir efficacement son agenda avec les tâches à réaliser requiert inévitablement d'attribuer une durée spécifique à chacune d'entre elles et s'y tenir dans la mesure du possible. Un exercice qui peut parfois s'avérer plus ardu qu'il n'y parait.

   Une astuce pour limiter le gaspillage de temps et d'énergie est de ni sous-estimer, ni surestimer le temps qui doit être imparti à chaque élément de sa to-do list . Tout aussi important : savoir gérer les interruptions (voir plus bas) et dire non lorsque nécessaire .

   La méthode Pomodoro peut également s'avérer être un outil efficace. Cette technique permet en effet de se concentrer intensément sur une tâche à la fois pendant 25 minutes sans se laisser perturber par des événements extérieurs.

7. Se fixer des objectifs personnels

   Définir des objectifs personnels (idéalement selon la méthode SMART ) et les noter sur son agenda est une bonne manière de planifier efficacement ses journées. En effet, si garder ses objectifs en tête ne suffit pas pour se motiver à les atteindre, les inscrire dans son agenda quotidien oblige à les garder à vue et augmente la motivation à les atteindre.

8. Planifier les imprévus

   Dans toute organisation personnelle, aussi méticuleuse soit-elle, l'imprévu - urgent ou  non - peut surgir à tout moment et bousculer tout un planning. Il est donc essentiel de réserver dans son agenda des plages horaires pendant lesquelles être pleinement disponible pour ses collaborateurs qui en ont besoin ou bien gérer une urgence relativement sereinement sans pour autant désorganiser totalement son emploi du temps.

9. Se ménager des temps de pause

   Il est essentiel de se permettre de souffler entre 2 tâches, prendre l'air de temps en temps. Par exemple, lorsque l'on a passé deux heures intenses à travailler sur un projet et avancé comme prévu (à savoir une fois ses objectifs personnels de la journée atteints quant à ce projet), il est important de prendre quelques minutes pour recharger ses batteries avant de passer à autre chose.

10. Connaître ses limites et déléguer

    Tout vouloir gérer seul est une hérésie pour un manager. Pour gérer efficacement son équipe et atteindre les objectifs fixés, ce dernier doit être capable de déléguer les bonnes tâches à la bonne personne au bon moment. De même, il ne lui est pas interdit de demander conseil ou sous-traiter un élément qu'il ne connaît pas parfaitement.

    Connaître ses limites fait partie de ces qualités importantes à maîtriser, tout comme faire confiance à ses collaborateurs et déléguer efficacement .

11. Gérer les interruptions et autres distractions

    Les notifications diverses (mails, messages, réseaux sociaux, etc.) sont autant de petits éléments perturbateurs qui nuisent à la productivité. Au cours de la journée, il est ainsi opportun de savoir mettre tous ces "sons" sur off afin de mieux se concentrer sur la tâche du moment.

    Par ailleurs, lorsqu'une urgence surgit, il est primordial de savoir gérer ses émotions afin de ne pas se laisser submerger et perdre toutes ses capacités.

    Conseil : se réserver des moments spécifiques dans la journée dédiés uniquement à la consultation et au traitement de ses mails, messages, etc.

12. Être rigoureux dans son organisation

    Le dernier conseil, mais non des moindres, est de faire preuve de rigueur dans la tenue de son agenda et le respect de son organisation.