Gagner en efficacité avec la méthode NERAC

Présentation de la matrice

Les méthodes d'optimisation du temps et d'organisation sont foison : to-do list, Pomodoro , GTP, matrice d'Eisenhower ... Chacune ayant une méthodologie propre et un objectif précis. La méthode NERAC est un outil opérationnel très simple d'utilisation permettant d’accroître son efficacité professionnelle en planifiant de manière écrite son travail, notamment les tâches à effectuer.

La matrice tire son nom de l'acronyme qui la définit et qui signifie : 

• N - Noter
• E - Estimer
• R - Réserver
• A - Arbitrer
• C - Contrôler

Avantages et limites de la méthode

Intérêts de la matrice

• mieux gérer son temps,
• hiérarchiser ses tâches,
• limiter la procrastination,
• moins s'éparpiller,
• équilibrer son temps de travail,
• gagner en sérénité.

Points de vigilance

Comme pour tout outil de gestion du temps et d'organisation, le plus délicat est ici également de faire preuve de régularité et de persévérance. 

 

 

Comment utiliser la matrice NERAC ?

Il s'agit de réaliser un tableau de bord comprenant 5 colonnes principales, chacune correspondant à une lettre de l'acronyme - et donc à une action spécifique.

Vous veillerez à toujours avoir cette matrice à portée de main afin de pouvoir consigner les nouvelles tâches au fur et à mesure pour une efficacité optimale.

Noter

C'est la première étape de la méthode. Définissez des moments réguliers - quotidiens, hebdomadaires, mensuels - afin de remplir votre matrice et la mettre à jour.

Listez toutes les tâches que vous devez accomplir sans vous préoccuper pour le moment de leur échéance et/ou de leur degré d'importance ou d'urgence. 

Une fois votre matrice réalisée et mise en oeuvre, il est essentiel de noter les nouvelles tâches à accomplir au fur et à mesure qu'elles surviennent sans pour autant aller plus loin dans votre analyse - les 4 autres points de la matrice - E, R, A et C - seront définis lors de votre moment dédié à la mise à jour de votre tableau. Les nouvelles technologies et leurs nombreuses applications et outils sont ici d'une grande utilité.

    Vous pouvez vous aider d'une to-do list pour définir les tâches que vous devez accomplir  .

Estimer

Estimez ensuite le temps que vous consacrerez à chacune des activités listées ci-dessus. Votre estimation doit être la plus juste possible afin d'être optimale. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre expérience ou bien encore utiliser la loi de Pareto qui stipule, entre autres, que  20% des tâches rapportent 80 % des résultats. 

Il est ainsi conseillé de ne pas surestimer la durée de réalisation d'une tâche. En effet, si l'on se base sur le principe que toute tâche prendra le temps qu'on lui aura imparti ( loi de Parkinson ) allié à la loi de Pareto, prévoir un laps de temps long pour l'exécution d'une activité n'augmentera pas votre efficacité.

    Attention à ne pas prévoir trop de temps pour la réalisation de vos tâches. Allez à l'essentiel. Cela vous évitera de perdre/gaspiller un temps précieux.

Réserver

Cette étape vous permet de prévoir l'imprévu et éviter d'avoir à réorganiser votre agenda dès qu'un événement surgit de manière fortuite. Deux options possibles : 

• Réserver un laps de temps supplémentaire (il est préconisé de rajouter 40% du temps total initialement prévu) à la réalisation d'une tâche afin de pallier aux éventuelles complications pouvant survenir et ainsi pouvoir les analyser et les traiter le plus sereinement possible.
•  Octroyer un créneau journalier/hebdomadaire spécifique pour la gestion des imprévus.

    Seules 4 à 5 heures de la journée sont consacrées à des tâches que l'on a planifiées. Le reste sert à la gestion des imprévus - difficultés non anticipées, urgences, dérangements , PPF , etc.

Arbitrer

L'étape suivante consiste à planifier, prioriser, déterminer si une tâche est importante et/ou urgente. La case principale peut ainsi se scinder en 4 sous-cases dans lesquelles vous reporterez le degré d’importance, d'urgence, l'échéance ainsi que la décision que vous prenez quant à ladite tâche le cas échéant.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser, par exemple, la matrice d'Eisenhower qui permet de classifier vos différentes tâches en 4 catégories, selon leur degré d'urgence et d'importance :

• Important et urgent : à faire 
• Important, mais non urgent : à planifier
• Non important, mais urgent : à déléguer
• Non important et non urgent : à reporter voire abandonner

Contrôler

La dernière phase consiste à faire le point sur le travail accompli dans un objectif d'efficacité optimale et de sérénité :

• valider les tâches réalisées,
• contrôler l'atteinte des objectifs et le respect des échéances et délais fixés ,
• planifier ce qui doit l'être,
• ajuster les timings et échéances si besoin,
• déléguer éventuellement,
• tirer les conséquences des écarts éventuels et ajuster votre façon de fonctionner.

Cette dernière phase permet d'analyser votre mode de fonctionnement, repérer les facteurs de réussite ainsi que les éventuelles interruptions et autres distractions improductives, aiguiser votre sens de l'organisation et la façon dont vous percevez et planifier vos projets et autres tâches. 

L'objectif est de reporter le moins possible pour éviter les pertes de temps et d'énergie sans pour autant sombrer dans le burnout. 

Exemple de matrice NERAC

Voici un exemple ultra simple de tableau de bord réalisé selon la méthode NERAC :