Utiliser la méthode NERAC pour gagner en efficacité pro

Qu'est-ce que la méthode NERAC ?

La méthode NERAC est un outil opérationnel très simple d'utilisation permettant de maximiser son efficacité professionnelle en planifiant de manière écrite ses journées de travail, notamment les tâches à effectuer.

La matrice tire son nom de l'acronyme qui la définit et qui signifie :

• N - Noter
• E - Estimer
• R - Réserver
• A - Arbitrer
• C - Contrôler

Les méthodes d'optimisation du temps et d'organisation sont foison : to-do list, Pomodoro , GTP, matrice d'Eisenhower ... Chacune ayant une méthodologie propre et un objectif précis.

Avantages et limites de l'outil NERAC

Intérêts de la méthode

• Mieux gérer son temps : sa finalité est d'améliorer son organisation pour gagner du temps. L'outil aide à identifier et organiser les priorités pour maximiser l'efficacité.
• Hiérarchiser ses tâches : elle permet de classer les actions en fonction de leur importance et urgence. Et donc d'optimiser vos efforts et vos ressources en les allouant à bon escient.
• Limiter la procrastination : en éliminant l'inutile, elle facilite le passage à l’action immédiate.
• Moins s'éparpiller : en regroupant et déléguant, NERAC recentre les efforts sur l’essentiel.
• Equilibrer son temps de travail : grâce à la planification, elle libère du temps pour se concentrer sur l’imprévu.
• Gagner en sérénité : le contrôle et l’arbitrage permettent de réduire le stress lié à une charge de travail non maîtrisée.

C'est aussisavoir dire non aux tâches ou sollicitations qui ne sont ni prioritaires ni alignées avec vos objectifs, afin de préserver votre temps et votre énergie.

Points de vigilance

Comme pour tout outil de gestion du temps et d'organisation, la régularité et la persévérance sont essentielles. Il ne suffit pas de comprendre les étapes de la méthode, mais de les appliquer au quotidien pour en tirer tous les bénéfices. Cette pratique demande de la discipline et un effort constant pour ne pas retomber dans des habitudes moins efficaces.

Comment utiliser la matrice NERAC ?

Il s'agit de réaliser un tableau de bord comprenant 5 colonnes principales, chacune correspondant à une lettre de l'acronyme - et donc à une action spécifique.

Vous veillerez à toujours avoir cette matrice à portée de main afin de pouvoir consigner les nouvelles tâches au fur et à mesure pour une efficacité optimale.

1. Noter

   C'est la première étape de la méthode. Définissez des moments réguliers - quotidiens, hebdomadaires, mensuels - afin de remplir votre matrice et la mettre à jour.

   Listez toutes les tâches que vous devez accomplir sans vous préoccuper pour le moment de leur échéance et/ou de leur degré d'importance ou d'urgence.

   Une fois votre matrice réalisée et mise en oeuvre, il est essentiel de noter les nouvelles tâches à accomplir au fur et à mesure qu'elles surviennent sans pour autant aller plus loin dans votre analyse - les 4 autres points de la matrice - E, R, A et C - seront définis lors de votre moment dédié à la mise à jour de votre tableau. Les nouvelles technologies et leurs nombreuses applications et outils sont ici d'une grande utilité.

   Vous pouvez vous aider d'une to-do list pour définir les tâches que vous devez accomplir ... Pensez à regrouper toutes vos tâches dans un même support, qu’il soit numérique ou papier, pour faciliter leur gestion. Cette centralisation vous permettra de rester organisé et d’aborder les étapes suivantes de manière structurée et sereine.

   Cette première phase,"Noter" est la fondation de la méthode NERAC. Elle vous permet de partir sur une base solide et d’éviter le stress lié à l’oubli ou au désordre dans votre gestion des tâches.

2. Estimer

   Estimez ensuite le temps que vous consacrerez à chacune des activités listées ci-dessus. Votre estimation doit être la plus juste possible afin d'être optimale. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre expérience ou bien encore utiliser la loi de Pareto qui stipule, entre autres, que 20% des tâches rapportent 80% des résultats.

   Il est ainsi conseillé de ne pas surestimer la durée de réalisation d'une tâche. En effet, si l'on se base sur le principe que toute tâche prendra le temps qu'on lui aura imparti ( loi de Parkinson ) allié à la loi de Pareto, prévoir un laps de temps long pour l'exécution d'une activité n'augmentera pas votre efficacité.

   Attention à ne pas prévoir trop de temps pour la réalisation de vos tâches. Allez à l'essentiel. Cela vous évitera de perdre/gaspiller un temps précieux.

   Pour renforcer votre capacité à estimer la durée d'une tâche, n’hésitez pas à chronométrer vos activités les plus récurrentes afin de mieux évaluer leur durée réelle. C'est un excellent exercice qui vous permettra d’ajuster vos prévisions à vos capacités et à vos rythmes personnels. Vos estimations seront alors de plus en plus précises au fil du temps.

3. Réserver

   Cette étape vous permet de prévoir l'imprévu et éviter d'avoir à réorganiser votre agenda dès qu'un événement surgit de manière fortuite. Deux options possibles :

   • Réserver un laps de temps supplémentaire (il est préconisé de rajouter 40% du temps total initialement prévu) à la réalisation d'une tâche afin de pallier aux éventuelles complications pouvant survenir et ainsi pouvoir les analyser et les traiter le plus sereinement possible.
   • Octroyer un créneau journalier/hebdomadaire spécifique pour la gestion des imprévus.

   Seules 4 à 5 heures de la journée sont consacrées à des tâches que l'on a planifiées. Le reste sert à la gestion des imprévus - difficultés non anticipées, urgences, dérangements , PPF , etc.

   Réserver ces marges de manœuvre vous permettra d’aborder les aléas avec plus de sérénité et d’éviter les retards ou le stress qui en découle. Cela contribue aussi à préserver une meilleure maîtrise de votre emploi du temps.

   Pour parfaire cette démarche, identifiez les moments de la journée où vous êtes le plus susceptible d’être dérangé (lorsque qu'il est fréquent que des imprévus surgissent). Adaptez votre organisation en conséquence. Par exemple en planifiant les tâches complexes ou stratégiques durant des périodes où les interruptions sont moins probables.

4. Arbitrer

   L'étape suivante consiste à planifier, prioriser, déterminer si une tâche est importante et/ou urgente. La case principale peut ainsi se scinder en 4 sous-cases dans lesquelles vous reporterez le degré d’importance, d'urgence, l'échéance ainsi que la décision que vous prenez quant à ladite tâche le cas échéant.

   Pour ce faire, vous pouvez utiliser, par exemple, la matrice d'Eisenhower qui permet de classifier vos différentes tâches en 4 catégories, selon leur degré d'urgence et d'importance :

   • Important et urgent : à faire immédiatement.
   • Important, mais non urgent : à planifier pour un moment approprié.
   • Non important, mais urgent : à déléguer à une personne compétente.
   • Non important et non urgent : à reporter ou même abandonner si cela n'apporte aucune valeur.

   Cette étape d’arbitrage est essentielle pour éviter de vous noyer dans un flux de tâches sans distinction. En prenant le temps de hiérarchiser vos priorités, vous gagnez en clarté. Vous pouvez ainsi mieux concentrer vos efforts sur ce qui compte réellement.

   Pour renforcer cette démarche, soyez réaliste dans vos choix. Prenez en compte vos ressources, vos contraintes et le temps disponible. Si une tâche vous semble complexe, n’hésitez pas à la découper en étapes plus simples avant de décider de son traitement.

   Un dernier point : gardez en tête que vos priorités peuvent évoluer. Revisitez régulièrement vos arbitrages pour vous adapter aux nouvelles urgences qui pourraient survenir. Vous demeurez ainsi aligné avec vos objectifs. Et serez en mesure de mieux gérer vos responsabilités.

5. Contrôler

   La dernière phase consiste à faire le point sur le travail accompli dans un objectif d'efficacité optimale et de sérénité :

   • valider les tâches réalisées,
   • contrôler l'atteinte des objectifs et le respect des échéances et délais fixés ,
   • planifier ce qui doit l'être,
   • ajuster les timings et échéances si besoin,
   • déléguer éventuellement,
   • tirer les conséquences des écarts éventuels et ajuster votre façon de fonctionner.

   Cette dernière phase permet d'analyser votre mode de fonctionnement, repérer les facteurs de réussite ainsi que les éventuelles interruptions et autres distractions improductives, aiguiser votre sens de l'organisation et la façon dont vous percevez et planifier vos projets et autres tâches.

   L'objectif est de reporter le moins possible pour éviter les pertes de temps et d'énergie sans pour autant sombrer dans le burnout.

   Quelques conseils pour rendre cette étape plus efficace :

   • Affecter un créneau régulier pour ce bilan : par exemple en fin de journée ou de semaine.
   • Documenter vos observations, réussites et obstacles dans un journal ou un outil dédié. Cela vous permettra de suivre vos progrès et d’identifier des tendances récurrentes.
   • Vous poser des questions-clés : ai-je atteint mes objectifs ? Les tâches non réalisées étaient-elles réellement prioritaires ? Quels ajustements dois-je apporter à mon organisation ?

   Cette analyse régulière est une opportunité de progresser et d’optimiser continuellement votre gestion du temps. Elle contribue à maintenir une organisation fluide et alignée avec vos priorités, tout en favorisant un équilibre entre performance et bien-être.

Exemple de matrice NERAC

Voici un exemple ultra simple de tableau de bord réalisé selon la méthode NERAC :