Matrice Eisenhower : productivité et gain de temps

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ? 

La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion du temps et d'organisation personnelle qui classe les tâches selon leur importance et leur urgence dans quatre quadrants. Ce classement permet de définir ses priorités,  se focaliser sur les tâches prioritaires, de reporter ou de déléguer ce qui doit l'être.

Présentation des 4 quadrants de la matrice

De nombreuses méthodes, avant d'être utilisées par les managers, étaient des outils de stratégie militaire. C'est le cas de cette matrice imaginée par Dwight David Eisenhower.

Outre le fait d'avoir été le 34ème président des USA, Ike de son surnom, était un champion toutes catégories en matière de productivité. Et ce, dans divers domaines. Son secret ? Un outil - une matrice plus précisément - permettant de prioriser aisément et efficacement en fonction de deux axes : Importance et Urgence. Ce qui permet de dessiner 4 quadrants distincts :

• Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes,
• Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes,
• Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes,
• Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes.

Le cadran urgent+ / importance+ est bien sûr la priorité absolue en termes de traitement. Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes ne rentrent pas dans les objectifs prioritaires. Elles peuvent même être abandonnées dans le cas où elles sont véritablement inutiles.  

Quand l'utiliser ? 

Cette classification très connue est applicable dans maints domaines, tant dans la vie professionnelle que dans la vie privée :

• gestion du temps ,
• organisation de son travail,
• priorisation,
• prise de décision ,
• délégation à un tiers ...

Quels sont ses intérêts et ses limites ?

Cette méthode présente l'avantage de réfléchir sur la priorisation de ses actions et de prendre un certain recul  par rapport à ces dernières. 

Ainsi, cette matrice est le point d'entrée d'une analyse dont l'objectif pour le manager est notamment de définir les tâches à déléguer . Selon le temps disponible et le degré d'importance de l'action à mener, il peut décider   des parties qu'il peut confier à un ou plusieurs collaborateurs. L'objectif étant de garder le contrôle de sa charge de travail et d'utiliser sa valeur ajoutée à bon escient. 

Elle aide aussi à être ferme dans ses priorités et donc savoir dire non pour mieux maîtriser son temps et mieux gérer les "voleurs de temps" comme les diverses interruptions (téléphone qui sonne, notifications, sollicitations pressantes d'un collègue, etc.) auxquelles  sont soumis les managers.

Des limites :

• La simplicité affichée de prime abord est toutefois quelque peu un leurre. En effet, il est souvent réducteur de classer les tâches à mener sous ces 2 axes. Par ailleurs, le côté subjectif de notre jugement peut rapidement être un frein lorsque les tâches n'ont pas d'échéances précises ou bien lorsqu'il s'agit de déterminer l'importance ou non d'une action à mener.
• Gestion des imprévus : ils peuvent mettre à mal un planning bien ficelé. Il convient alors de prendre du recul, revoir ses priorités, réorganiser ses tâches.
• Priorités changeantes : là aussi il convient de réajuster ses priorités en réévaluant l'importance et l'urgence de ses tâches. 

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?

Les 2 axes - importance et urgence - permettent de définir 4 quadrants déterminant chacun le caractère des éléments qu'il comporte en fonction de ces 2 critères.

L'importance en réfère aux tâches qui vous permettent d'avancer. Elle se base sur les impacts de ces dernières sur d'autres éléments, mais également sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte.

Des outils comme la courbe 80/20 de Pareto sont une aide précieuse pour évaluer l'importance d'une tâche.

L'urgence fait référence aux tâches qui nécessitent votre attention immédiate et se base sur le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières ainsi que leurs échéances. Il est parfois ardu de définir le caractère urgent ou non d'un élément, car il dépend fréquemment de facteurs externes. Par ailleurs, il est très subjectif : le degré d'urgence variera d'une personne à l'autre en fonction de son ressenti par rapport à la tâche en question, lié à son état de stress, ses compétences, son expérience, son mode de fonctionnement, etc.

Ainsi, pour remplir la matrice efficacement, il est essentiel de faire preuve d'objectivité et de se baser sur des éléments factuels et concrets dans la mesure du possible.

A noter que l'importance prévaut sur l'urgence.

Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes

Sont à lister ici :

• les tâches qui requièrent une attention et une action ultra rapides - voire immédiates,
• les éléments qui ont un impact sur vos objectifs ,
• les items qui ont des conséquences directes sur l'avancée d'un projet ,
• un problème à résoudre urgemment - conflit, crise, etc. - 
• les appels/courriels importants et devant être traités rapidement ...

Certaines tâches se retrouvent ici, car non planifiées efficacement. Ce peut être le cas de la réalisation d'un compte-rendu ou un rapport que vous n'avez cessé de reporter - qui aurait été initialement placée au sein du quadrant 2 ou 3 selon les cas - et dont l'échéance et l'importance ne vous laissent d'autre choix que d'en faire désormais une priorité, à positionner dans le quadrant 1.

Quadrant 2 : tâches importantes, mais non urgentes 

Cette partie concerne les tâches importantes, mais dont le degré d'urgence est inférieur à celles positionnées dans le quadrant 1. Sont ainsi à inscrire ici :

• les missions n'ayant pas d'échéance proche, mais qui revêtent un certain degré d'importance pour vous, votre équipe, votre entreprise, etc.
• les éléments à planifier sur les semaines à venir,
• les moments dédiés à la veille stratégique ,
• l' élaboration d'un plan d'action , d'un projet,
• la formation , le coaching...

Quadrant 3 : tâches non importantes, mais urgentes

Figurent ici les éléments "perturbateurs" qui nécessitent une attention immédiate, mais qui n'ont pas réellement d'impact sur notre travail, comme :

• le traitement de certains appels téléphoniques, mails, messages divers,
• la demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d'une information urgente, d'un conseil, d'un coup de main,
• les tâches importantes pour d'autres, mais qui n'ont aucune importance pour vous et l'avancée de votre travail,
• les éléments que vous pouvez déléguer à une tierce personne ...

Quadrant 4 : tâches ni importantes ni urgentes

Cette dernière case concerne tous les éléments parasites et inutiles que vous devez abandonner pour plus d'efficacité :

• mauvaises habitudes improductives ,
• distractions vous empêchant d'avancer efficacement (surf sur internet, notifications intempestives, etc.),
• hésitations chronophages et dévoreuse d'énergie positive,
• les ruminations sur ce quoi vous n'avez aucune prise...

En résumé, la matrice d'Eisenhower n'est, certes, pas parfaite et finalement relativement ardue à utiliser de manière efficace et pertinente, mais elle a le mérite d'implémenter une prise de recul intéressante quant à la gestion de notre denrée la plus précieuse : le temps ainsi qu'une prise de conscience quant à notre état de stress et notre façon d'appréhender l'urgence - parfois toute relative.

Exemple de matrice d' d'Eisenhower pour un manager

Voici une liste de tâches qu'un manager doit avoir à gérer. Cet outil d'efficacité professionnelle lui permet d'être plus productif : mieux gérer ses priorités et de garder le contrôle de son emploi du temps. Il s'agit dans l'exemple d'un manager commercial.

Quadrant 1 (Important + Urgent) - Résoudre un incident critique avec un client - Préparer une présentation pour la réunion de direction de demain - Répondre à un appel d'offres à forte valeur avec une date limite imminente.

Quadrant 2 (Important - Non urgent) - Planifier la formation pour l'équipe de vente - Préparer le budget pour l'année suivante - Travailler sur l'amélioration des processus internes pour libérer du temps aux vendeurs.

Quadrant 3 (Non important + Urgent) - Traiter les appels téléphoniques et e-mails non critiques - Répondre à des demandes de renseignements d'autres équipes/départements - Gérer des problèmes mineurs récurrents soulevés par l'équipe.

Quadrant 4 (Non important - Non urgent) - Vérifier les notifications des réseaux sociaux - Lire les articles de presse généraliste - Réorganiser les dossiers sur son bureau.