Méthode GTD : 5 étapes pour s'organiser efficacement

Présentation de la méthode Getting Things Done

Inventée en 2001 par David Allen , consultant américain en management et spécialiste de la productivité, la méthodologie du GTD - "Getting Things Done" (que l'on pourrait traduire par "l'art de faire en sorte que les choses soient faites", en Français) - doit son succès à la compréhension et l'assimilation des principes mêmes de la méthode plus qu'aux dispositifs utilisés pour la mettre en place.

En effet, ce n'est pas l'outil que vous allez utiliser qui vous permettra d'optimiser votre organisation personnelle, mais bien le fait d'intégrer tous les éléments constituant le processus, y compris - et peut-être surtout - ceux qui peuvent vous paraître totalement superflus de prime abord.

La ténacité, comme bien souvent dans le cadre du développement personnel, est le secret de la réussite.

Avantages et Limites du GTD

En matière de gestion du temps , le Getting Things Done a ses fans comme ses détracteurs. Si la première étape peut vous sembler laborieuse et requiert un laps de temps relativement long, cet outil très concret vous permettra, in fine, de gagner du temps dans votre vie professionnelle, mais aussi personnelle en étant mieux organisé et donc plus productif.

Intérêt de cette méthodologie

L'intérêt incontestable du Getting Things Done est sans aucun doute la simplicité de sa mise en oeuvre, accessible à tous. Car si certains optent pour des logiciels dédiés, il est tout à fait possible de se contenter d'un fichier Excel ou d'un simple agenda.

 

Limites de la méthode

La difficulté majeure du GTD est de réussir à s'y tenir . Submergés par les tâches urgentes et pris dans le quotidien, nous suivons de moins en moins les préceptes énoncés par des schémas d'organisation comme celui proposé par cette méthode. Pour finir par totalement abandonner.

Getting Things Done en 5 étapes

 

Collecter

Vous allez établir de manière exhaustive une liste des tâches que vous devez réaliser, sans tenter de hiérarchiser ou classer. Notez tout ce qui vous vient à l'esprit.

Le but est de libérer votre esprit du poids occupé par tout ce que vous devez faire et que vous stockez dans un coin de votre tête, mais aussi de n'avoir, dans la mesure du possible, qu'un seul lieu de collecte.

Pour ce faire, regroupez toutes vos notes, post-it, agendas (électroniques ou non), mémos, papiers, lettres, invitations... Listez ensuite tous ces éléments sur un support de votre choix (papier, ordinateur). Toutes les tâches que vous devez accomplir se trouvent désormais en un endroit unique, que ce soit un fichier word, Excel ou autre, votre agenda ou bien une simple feuille de papier (que vous veillerez, bien entendu, à ne pas perdre).

 

Traiter

Une fois toutes les tâches en suspens listées, vous allez les "clarifier" : posez-vous la question "Ai-je une action à faire concernant cette tâche ?", "Est-elle prioritaire ?". 2 choix possibles :

• Non : rayez ladite tâche, jetez le papier, archivez-le ou bien encore mettez-en stand-by.
• Oui : 2 cas de figure :
  • la réalisation de la tâche prend moins de 2 minutes : réalisez la tâche tout de suite,
  • la réalisation prend plus de 2 minutes : passez à l'étape suivante : organisez !

 

Organiser

Voici venu le temps d' orchestrer la suite des événements et établir un plan d'action.

Jetez, archivez ou mettez en stand-by les tâches qui ne nécessitent aucune action ou pour lesquelles rien n'est possible de faire actuellement (dépendant d'une tierce personne, dans l'attente d'un document...). Si la tâche n'est pas chronophage (moins de 2 minutes), faites-la sur-le-champ.

Si tel n'est pas le cas, planifiez et organisez sa réalisation en gardant vos objectifs finaux ou résultats escomptés en vue :

• reportez : la procrastination est parfois utile. Définissez une date de réalisation cohérente avec votre charge de travail et les éventuelles échéances fixées,
• déléguez : choisissez la bonne personne pour accomplir la mission et informez-la des tenants et aboutissants de manière à ce que la réalisation soit correctement et efficacement effectuée.
• planifiez  : orchestrez en mode projet si besoin avec différentes sous-tâches et mettez en place un suivi régulier.

 

Réviser

Un suivi régulier est essentiel au bon fonctionnement de la méthode. Il ne suffit pas d'organiser, vous devez régulièrement jeter un œil sur l'état d'avancement de vos tâches ainsi que faire un point sur celles qui sont désormais achevées, en cours (rectifiez l'organisation si besoin) et bien sûr, les nouvelles missions apparues. 

Pour cela, vous pouvez définir, en fonction de votre agenda professionnel et votre mode de fonctionnement personnel, un moment opportun que vous réserverez à ce point. Idéalement, de manière hebdomadaire. Ce peut être, par exemple, en fin de semaine, histoire de soulager votre esprit de ce poids et profiter pleinement de votre weekend ou bien à l'opposé, en tout début de semaine afin de commencer votre semaine de travail du bon pied. Certains préfèrent faire un point quotidien. A vous de voir, c'est selon chacun ! L'important est de consacrer régulièrement un moment à cette étape.

Les questions à vous poser sont ici les suivantes : "où en suis-je dans mon organisation ?" "L'outil que j'ai mis en place est-il efficace ou bien dois-je faire quelques ajustements, voire revoir totalement revoir mon organisation et opter pour une méthode différente ?". L'objectif est de maximiser sa productivité.

Agir

L'idée principale est d'optimiser votre efficacité au travail. Encore une fois, vous appuyer sur une méthode qui a fait ses preuves sans profondément changer votre fonctionnement quotidien voue l'expérience à l'échec . Il est donc essentiel pour vous d' agir en fonction des options que vous aurez retenues au cours des étapes précédentes. 

4 éléments sont à prendre en compte pour agir :

• vos priorités : quelles sont les tâches importantes ou dont l'échéance approche ? Quel élément est une priorité absolue ?
• le temps dont vous disposez : avez-vous suffisamment de temps pour rédiger cet email, ou bien passer ce coup de fil en suspens depuis quelques jours ? Quels sont vos rendez-vous de la journée ? Pouvez-vous caler certaines tâches entre 2 réunions ? etc.
• votre niveau d'énergie : avez-vous suffisamment de motivation pour telle tâche ? Dans quel état de fatigue êtes-vous ? Quelles tâches êtes-vous en capacité de réaliser ?
• le contexte dans lequel vous vous trouvez : environnement suffisamment calme pour la rédaction d'un rapport, appeler votre fournisseur afin de régler certains détails d'une commande passée, projet chronophage et requérant une disponibilité de tous les instants, etc.

Vous l'aurez compris, le Getting Things Done n'est pas figé. Vous devez vous approprier la méthode, la modeler en fonction de votre personnalité et de votre fonctionnement. L'essentiel est de vous tenir aux objectifs personnels que vous vous êtes fixés et faire preuve de sérieux et de régularité dans votre pratique !