Gérer plusieurs projets en même temps

Lorsque l'on peut concentrer toute son attention sur un seul projet, il est aisé de prioriser, planifier, communiquer efficacement avec son équipe et atteindre les objectifs fixés en toute relative sérénité. Les choses se compliquent dès lors qu'un deuxième projet - voire un troisième, un quatrième - entre en piste. Il est alors plus ardu de garder les caps et agir adéquatement et efficacement, notamment lorsqu'un grain de sable vient perturber l'un ou l'autre projet - parfois plusieurs.

Celles et ceux qui ont à gérer régulièrement plusieurs projets en même temps savent combien il est délicat d'adapter sa posture en telle situation, garder son calme et rester efficace. Point de secret, simplement quelques méthodes bien rodées et comme toujours, beaucoup de bon sens.

Mettre en place une méthodologie efficace

Il serait vain de penser pouvoir faire front sans un minimum de méthode et de rationalisme.

Réaliser un inventaire précis des projets

Il s'agit de faire un état des lieux des différents projets à mener : nature, raison d'être, objectifs, échéances, personnes impliquées, composition de l'équipe projet, etc.

Un tableau de bord détaillé reprenant l'ensemble des projets est essentiel pour avoir une vue globale des tâches à accomplir, des objectifs à atteindre, du degré de priorité ou d'urgence de chacun des projets, etc.

Il servira de base pour organiser son travail efficacement. Il devra être régulièrement consulté et mis à jour.

Prioriser

C'est probablement LA seule manière de gérer efficacement plusieurs projets en même temps.

Déterminer le degré de priorité et d'urgence des différents projets répertoriés dans le tableau de bord établi préalablement. La méthode MoSCoW ou bien la matrice d'Eisenhower sont ici tout indiquées.

Il est judicieux, par exemple de classer ses projets comme suit :

• projets dont l'échéance est la plus proche et dont le temps d'exécution est le plus long,
• projets à échéance proche, mais dont la réalisation ne prend pas énormément de temps,
• projets dont les délais sont plus lointains, mais longs à réaliser,
• projets à échéance lointaine et peu chronophages.

Planifier

Une fois les projets classés par ordre d'importance et d'urgence, planifier leur exécution en tenant compte des échéances, du temps nécessaire à leur réalisation et des personnes impliquées.

Tous les projets ne peuvent avoir la même échéance, durée d'exécution et être assignés tous à la fois à une seule et même personne.

Certains collaborateurs peuvent être impliqués dans plusieurs projets. Veiller ainsi à garder cela en tête pour orchestrer les missions. Les plannings doivent être mis à jour régulièrement afin d'éviter les erreurs, limiter les pertes de temps et assurer une efficacité optimale.

Utiliser un seul et même planning général qui pourra être scindé en autant de plannings plus détaillés que de projets répertoriés. Chacun de ces plannings détaillés pourra ainsi être transmis aux intéressés.

Le manager ou chef de projet conserve le planning général.

Pour chaque nouveau projet, noter l'échéance sur ce planning global et estimer le temps de réalisation. Puis faire un rétroplanning (voir un exemple de rétroplanning)  en prenant soin de garder une marge en termes de temps. Si l'échéance est tenue, ce sera du temps en plus qui pourra être dédié, par exemple, à un autre projet ayant pris un peu de retard, la gestion d'un imprévu ou bien un moment pour s'autoformer ou simplement un temps de répit bien mérité pour l'équipe.

    Une planification insuffisante ou mauvaise est souvent à l'origine des erreurs et échecs rencontrés dans l'exécution d'un projet. Il est essentiel d'être raisonnable dans sa gestion des plannings en termes de temps et de quantité de travail à accomplir, ni trop, ni pas assez.

Communiquer

Une bonne communication avec l'équipe ainsi que les différents autres protagonistes impliqués dans le projet est essentielle à la bonne exécution des tâches et l'atteinte des objectifs fixés. Elle permet d' éviter les malentendus, les erreurs, mais également de rectifier le tir rapidement, le cas échéant et réduire le niveau de stress.

La communication doit se faire de manière fluide et dans les 2 sens : du manager/chef de projet vers ses équipes et des équipes vers leur manager/chef de projet.

Communiquer efficacement permet ainsi au manager entre autres de :

• faire passer ses messages efficacement ,
• limiter les pertes de temps et d'énergie liées à un manque de communication,
• traiter les incidents dès leur apparition,
• recueillir le feedback de ses collaborateurs et mieux appréhender leurs besoins, remarques pour affiner sa posture,
• obtenir un retour terrain constructif de la part des personnes tierces en contact direct avec les membres de l'équipe.

Gérer les imprévus

Garder du temps dans son organisation quotidienne, ménager des plages horaires quotidiennes ou hebdomadaires pour pouvoir gérer les imprévus sans pour autant mettre la réalisation des autres projets en péril.

Endcapping -  Se motiver avec la méthode sandwich

Une méthodologie intéressante est de commencer et finir sa journée avec un projet qui nous tient particulièrement à cœur .

Consacrer quelques minutes (30 à 60) matin et soir sur un sujet motivant et exaltant permet d'augmenter son énergie pour le reste des projets tout au long de la journée. La perspective d'un rendez-vous avec ce même projet plus motivant que les autres en fin de journée permet non seulement de se motiver pour réaliser les missions confiées dans la journée afin d'avoir du temps à consacrer à ce fameux projet, mais également de décompresser en douceur, finir la journée sur une note très positive avant de quitter le bureau.

La méthode consiste par ailleurs à traiter les autres différentes tâches ou projets de la journée comme les éléments d'un sandwich : l'un après l'autre, certains pouvant revenir plusieurs fois dans une même journée. Tout cela, bien sûr, en fonction des priorités et degré d'urgence de chacun. 

Timeboxing - Créer des moments dédiés à chacun des projets

A l'instar d'objets bien ordonnés et classés dans des boites de rangement, l'idée est ici de cloisonner les projets et dédier un laps de temps ou bien des jours spécifiques à la réalisation de chacun de ces projets.

Chacun optera pour l'organisation la plus adéquate et efficace pour lui en fonction de son mode de fonctionnement et des caractéristiques des tâches à accomplir et des projets. Certains allouent des plages horaires ou des demi-journées à chaque tâche/projet, d'autres préfèrent raisonner en journées complètes voire en semaines lorsque cela est possible.

Superposition - Utiliser le "temps perdu"

Cette option permet d'utiliser le temps perdu au cours de la journée, que ce soit en transport, rangement, etc. et le mettre à profit pour faire quelque chose d'utile en même temps : rédiger un compte-rendu, se former en ligne, écouter un podcast, mettre ses plannings à jour, etc. pendant un trajet en train, par exemple. 

    Attention : il est essentiel de se ménager des moments de calme dans la journée afin de recharger ses batteries !

 

Logiciels dédiés

Ils permettent au chef de projet ou au manager de se concentrer sur sa mission première et non passer son temps à gérer l'administratif, notamment.

Par ailleurs, certains logiciels permettent de gérer plusieurs projets. Ce qui évite de devoir passer d'un logiciel à l'autre selon le projet, limite ainsi les risques d'erreurs et facilite la gestion multiprojets.

Parmi les logiciels, on trouve : wrike , genius , ou encore asana ...

Les erreurs courantes à ne pas commettre

Tout vouloir contrôler et gérer

Nul n'est apte à gérer toutes les facettes d'un projet, qui plus est de plusieurs projets différents en même temps. Manager signifie être capable d'utiliser les moyens - matériels et humains - à disposition de la manière la plus judicieuse possible. Ainsi tout manager doit être capable de faire confiance à son équipe et déléguer efficacement.

Par ailleurs, un contrôle permanent et envahissant de toutes les tâches accomplies par les collaborateurs peut rapidement se transformer en véritable cauchemar tant pour le manager que pour l'équipe tout entière.

Ainsi, pour une gestion efficace :

• Instaurer un climat de confiance réciproque avec les membres l'équipe,
• Communiquer efficacement avec les différentes parties prenantes des projets,
• Déléguer la bonne tâche à la bonne personne.

Négliger les planifications globale et unitaire des projets 

Une mauvaise planification aura des conséquences irrémédiablement néfastes sur le déroulement d'un projet : désorganisation, anarchie, retards, doublons, manque de visibilité, projets qui se contrent les uns les autres, dépassement de budget, etc.

• Prendre soin de planifier soigneusement chaque projet en particulier dès le départ,
• Soigner l'orchestration de l'ensemble des projets,
• Suivre régulièrement l'évolution des projets,
• Mettre à jour les plannings au fur et à mesure des l'avancée des projets,
• Conserver une marge de manœuvre pour les imprévus et les incidents éventuels pour chacun des projets,
• Partager les plannings avec les parties prenantes impliquées.

Cloisonner les plans projets et ne pas confronter les échéances

Gérer chacun des projets séparément sans le confronter aux autres en cours entraînera immanquablement des conflits dans les missions et/ou échéances, des oublis, une perte de temps et d'énergie, etc.

Il est ainsi recommandé de :

• Utiliser un seul et unique logiciel pour la gestion de tous ses projets,
• Garder une vision globale des interactions et conflits éventuels entre plusieurs projets,
• Mettre à jour les échéances de chacun des projets au fur et à mesure de leur avancée et reporter les éventuelles conséquences sur les projets connexes.