Prendre des notes efficaces en réunion, l'essentiel

Qui ne s'est pas senti frustré après une réunion de ne pas avoir pu noter sur papier ou ordinateur/tablette tous les points importants à retenir.

Pour s'améliorer dans ce domaine comme dans beaucoup d'autres, il convient de suivre quelques principes de base pour progresser.

Pourquoi prendre des notes ?

L'objectif est de retenir les informations principales utiles un peu plus tard dans la réunion ou bien après.

Durant la réunion : pour noter des questions à poser plus tard ou bien des points nécessitant un éclaircissement.

Pour plus tard, se souvenir :

des conditions de la réunion (objet, date,  participants...)

des décisions importantes,

des chiffres donnés et autres informations factuelles transmises lors de l'échange,

des prochaines étapes après la réunion,

des actions à conduire par la suite

Une autre vertu de la prise de note est de se forcer à rester attentif et concentré sur ce que se dit.

Les points clés de la prise de notes rapide et performante

En connaissant quelques bonnes pratiques et surtout en les utilisant, l'exercice devient plus facile et plus efficace.

Voici plusieurs conseils avec comme ligne directrice écrire vite, court et structuré

1. Avant le début de la réunion

   Vous devez savoir précisément ce que vous attendez de la réunion . Il sera ainsi plus facile de sélectionner les informations à noter. Vous comptez obtenir une liste de solutions pour résoudre un problème ? Vos notes contiendront les causes identifiées du problème, la liste de solutions possibles, celle(s) retenue(s), la mise en oeuvre, etc.

   Le fond

   Les incontournables, les références du document : date, participants, sujets abordés. Ces informations facilitent le classement des notes et la recherche des principales  informations.

   Recourez à des phrases courtes ou encore mieux des mots clés.  Le piège est de tenter de retranscrire l'intégralité du verbatim. Non il faut être efficace en synthétisant ce qui est dit en quelques phrases ou mots. 

   Notez vos questions si vous n'avez pas l'opportunité de les poser immédiatement. Votre esprit sera ainsi dégagé et vous pourrez y revenir plus tard. Réservez un espace dédié sur votre feuille avec une case à cocher face à chaque question.

   Utilisez des symboles ( >, =, ...) et abréviations (bcp, avt, tx...)  pour gagner du temps :  vous ne serez que plus productif et capable de synthétiser de nombreuses idées en peu de mots.

   Un conseil : commencez par les symboles et abréviations que vous maîtrisez puis progressivement enrichissez votre base. Pour être efficace, l'utilisation de ces raccourcis doit être instinctive.

   La forme

   Divisez votre feuille en plusieurs parties , par idée, par thème abordé, par étape... 

   Abusez de paragraphes, des listes, des numéros ... bref tout l'arsenal des techniques qui permettent de structurer ses notes.

   Utilisez des fluos, stylos de couleur ... pour souligner, entourer les points importants. 

   Après la réunion

   Relisez immédiatement vos notes, tant que vous êtes encore dans le sujet, pour vérifier que rien n'a été oublié, pour compléter certains points et organiser les écrits.

Les outils

Les adeptes du clavier peuvent utiliser un ordinateur portable, ou bien encore une tablette.

Ces outils facilitent la prise de note et l’organisation ultérieure .Un document est partagé en un clic !  Des logiciels comme Evernote sont des "must have". Ils concentrent toutes les fonctionnalités nécessaires dans un seul outil.

Mindmapping

Les plus créatifs, fonctionnant en mode visuel, sont plus à l'aise avec une prise de note sous forme de cartes mentales avec des liens entre les différents sujets. Il existe des logiciels pour faciliter la saisie et l'organisation des idées. Du côté des gratuits : xmind , freemind