Ranger et classer ses dossiers

Bien classer et bien ranger, pour vous y retrouver dans vos documents

Au-delà de l’enjeu légal, le tri de vos papiers vise un enjeu pratique : vous devez d’une part optimiser l’espace, d’autre part pouvoir retrouver tout document utile facilement et rapidement.

De l’édition à la suppression du document

1. Editez/réceptionnez : si vous attendez un justificatif (contrat renvoyé signé, par exemple), assurez-vous de sa bonne réception. A défaut, relancez votre interlocuteur.
2. Triez : une fois le document en main, déterminez son sort. Certains papiers peuvent être immédiatement jetés, ne gardez que le nécessaire pour ne pas vous encombrer.
3. Classez : le classement doit suivre une organisation rigoureuse. Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit.
4. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.

Archivage numérique ou physique ?

Les pièces numérisées ont désormais la même valeur probante que les papiers. Votre choix au moment d’organiser le classement de vos documents est donc très personnel… Quelques pistes pour vous aider à arbitrer :

• En cas de volume important, le classement numérique est une bonne option pour gagner de la place.
• Le papier offre un meilleur confort de lecture – notamment pour les documents sur plusieurs pages (bilan annuel, par exemple) : un argument en faveur du classement physique.
• Dématérialiser vos pièces administratives reçues sous format papier peut être contraignant. A moins de confier la tâche de numérisation à un prestataire, mais à charge d’en payer le coût…

De bons outils et une bonne méthode pour le classement papier

Pour ranger vos documents sous format papier, soyez méthodique dans votre organisation :

1. Classez vos papiers par nature : votre administratif concerne différents interlocuteurs. Clients, fournisseurs, banque, personnel, administration fiscale : vous pouvez faire un classeur par type d’interlocuteur.
2. Choisissez un ordre de tri : vous pouvez classer vos documents par ordre chronologique (recommandé pour vos pièces comptables et fiscales) ou alphabétique (utile pour retrouver les papiers concernant un client ou un fournisseur).

Dotez-vous des accessoires de rangement les mieux adaptés à votre usage. Corbeilles, trieurs, dossiers suspendus, pochettes et chemises… vous trouverez un large choix d’outils pour une organisation infaillible !

Les solutions d’archivage numérique

Vous pouvez tout à fait numériser et archiver vous-même vos pièces administratives, à l’aide d’outils technologiques performants. A défaut de temps ou de compétences informatiques, externalisez la tâche ! Attention à bien budgétiser le coût de la prestation : le coût d’un coffre-fort électronique augmente avec le volume de documents à archiver…

2 règles d’or au moment de ranger vos papiers :

• Ne procrastinez pas ! Classez le document dès édition ou réception pour ne pas vous retrouver débordé.
• Sécurisez vos données. Si vous optez pour un classement numérique, veillez à mettre en place un système de sécurité fiable. En cas de classement physique, restreignez l’accès pour éviter le vol ou la destruction de documents stratégiques.