Bâtir une relation durable avec ses fournisseurs

Les enjeux de la relation client-fournisseur

La relation entre un client et son fournisseur revêt une importance stratégique. Bien plus qu'une simple transaction commerciale, la relation entre ces 2 pôles constitue un partenariat stratégique qui peut grandement influencer la réussite de chaque partie impliquée. Comprendre et gérer les enjeux de cette relation est essentiel pour maximiser les avantages mutuels et minimiser les risques. Voici quelques-uns des principaux défis associés à la relation client-fournisseur :

• L'optimisation de la supply chain  : c'est un axe majeur. L'optimisation de la chaine d'approvisionnement impacte aussi bien les couts à travers des processus plus efficaces, la fiabilité, la performance (notamment des délais de livraison )et une meilleure gestion des ressources. 
• L'amélioration de la qualité des produits approvisionnés.
• La contractualisation : obtenir des conditions favorables, mais aussi assurer la conformité contractuelle.
• La maîtrise des risques : ne pas s'enfermer dans une situation de dépendance en diversifiant ses sources d'approvisionnement, en évaluant constamment chaque fournisseur, etc.
• L'innovation : s'appuyer sur les compétences de ses fournisseurs pour faire évoluer sa propre offre produits et services.

Et c'est en capitalisant sur les relations amont que ces pistes deviennent concrètes.

Pour réussir ces échanges profitables pour les 2 parties, il faut savoir écouter, communiquer, comprendre et respecter l'autre . Bref, il faut investir dans la construction d'une relation fournisseur durable . Même si dans l'esprit de nombreuses directions, le métier de l'acheteur est d'obtenir les prix les plus bas. Qu'en est-il alors de la notion de coût global , de risque , de valeur ajoutée... à l'origine même de la performance d'une affaire ?

Quelle démarche pour sourcer ses fournisseurs ?

Suivant l'achat à réaliser, les approches seront différentes : de la procédure formalisée d'appels d'offres à la recherche par le bouche-à-oreille. Le sourcing revêt une importance particulière pour renouveler son panel de fournisseurs.

Les acheteurs se doivent de rester en alerte pour continuer à travailler avec les meilleurs partenaires en termes de prix, mais aussi de qualité et de services. Sa propre compétitivité est en jeu. Le prix est certes un critère central, mais l'offre du fournisseur dans sa globalité est à prendre en considération. Il convient donc de consulter régulièrement les partenaires actuels et potentiels connus, mais aussi rester en veille pour découvrir la perle rare . Bien que l'historique de la relation soit un élément important en prendre en compte.

Mise en concurrence, découverte de nouvelles sources de compétitivité, les avantages à retirer de cette démarche sont nombreux. 

La tentation est grande de se focaliser sur le mieux-disant en termes de prix. Toutefois, l'expérience a montré que le moins cher ne l'est pas forcément à plus ou moins long terme. Que se passera-t-il si votre partenaire n'est pas capable de vous livrer dans les délais prévus ? Bien sûr il existe le fameux rapport qualité/prix comme critère optimum, mais cette appréciation n'est pas toujours aisée.

Comment choisir un fournisseur ?

Les critères de choix d'un fournisseur

Pour maximiser les chances de choisir le meilleur partenaire, il est fortement conseillé de vous munir d'une grille d'évaluation et passer en revue les candidats potentiels . Les critères sont multiples et dépendent de vos spécificités. Il doivent être régulièrement remis en cause suivant votre évolution et celle de vos marchés.

Voici quelques exemples de critères.

• Les conditions commerciales : le prix de vente, les conditions de paiement , les conditions de retour, les frais de livraisons.
• L'offre : l'étendue de la gamme pour couvrir de nombreux besoins, la qualité des produits , les conditions de garantie, le service après-vente, la réactivité en cas de problème, la capacité de répondre à une commande exceptionnelle, la localisation géographique.
• La fiabilité du partenaire potentiel : les certifications qualité, l'organisation, la solidité financière, la taille de la structure, l'appartenance à un groupe, les références clients, la réputation.

La pondération des critères

Nous avons vu les critères propres aux caractéristiques des fournisseurs. Il convient également de prendre en considération les caractéristiques de l'achat. Notamment son importance stratégique (achat banal sans conséquence majeure ou stratégique avec un impact fort sur la vie de votre entreprise), le coût de changement d'un fournisseur (si les systèmes d'information sont intégrés, le coût sera forcément très élevé), la nécessité de construire une relation à long terme ou non (achats ponctuels, etc.)... Enfin, les caractéristiques du marché amont tel le nombre de sociétés en position de répondre à vos commandes.

Ces données sont très utiles pour pondérer les critères retenus. A l'évidence, pour l'achat de fournitures de bureau, le prix sera prédominant par rapport à un fournisseur de solutions logicielles.

Les risques à maîtriser

Il convient de rester vigilant pour ne pas se retrouver pieds et poings liés avec une société. Le risque de dépendance est souvent sous-estimé jusqu'au moment où la situation devient délicate et ne laisse aucune autre alternative que celle d'accepter les conditions imposées par votre... fournisseur. Ce risque doit être anticipé en amont en diversifiant par exemple vos sources d’approvisionnement (quand c'est possible).

A lire aussi : une méthode pratique pour choisir un fournisseur

La négociation d'achat

Comme toute négociation, les discussions d'un acheteur avec ses fournisseurs doivent impérativement se préparer en amont de l'entretien - téléphonique ou en face-à-face - à proprement parler.

Plus l'acheteur aura d'informations sur son prestataire, les produits, services qu'il offre, sa renommée, ses concurrents, etc., plus il lui sera confortable d'entamer et de conduire une discussion...

Etre au fait des us et coutumes classiques d'un commercial permettra, en outre, de déjouer quelques pièges tendus. De la même manière, savoir repérer à quel type de vendeur on a affaire offrira la possibilité d'adapter sa stratégie de négociation et de garder une certaine maîtrise de la situation, atout non négligeable ! La préparation de l'acheteur pour une négociation est exactement le reflet de celle du vendeur. Pas question de se rendre à ce rendez-vous sans avoir travaillé le dossier à fond !

Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques en matière de négociation  dans le domaine des achats, en particulier...