Organisation des achats

Enjeux de la fonction achats

Selon le business model de l'activité, la part des achats dans le produit fini ou le service rendu peut représenter plus de la moitié des coûts. Il est évident que cette fonction fait face à des enjeux stratégiques et requiert à ce titre un investissement à la hauteur des enjeux. 

En effet ce département doit être capable d'assurer une pérennité des achats au meilleur coût et au meilleur service.

En observant la formation des prix de revient, on comprend aisément que le prix d'acquisition n'est pas la seule composante à prendre en compte. Les services autour des produits (délai livraison, conditionnement...) pour des articles physiques, ont un impact non négligeable sur le coût de revient. La solidité du fournisseur et son excellence opérationnelle sont des critères prépondérants dans les grilles comparatives des acheteurs.

En ces temps difficiles, les risques sont nombreux (faillite d'un maillon de la supply chain...), il est impératif de redoubler de vigilance et de ne pas se laisser tenter pas un nouvel arrivant proposant son offre à des prix cassés. Au contraire il convient de renforcer les relations client-fournisseur pour passer ensemble ces périodes délicates.

Quelles sont les différences avec la fonction approvisionnements ? Cette dernière a pour tâche d'assurer le processus logistique : commandes, réception... Les 2 métiers peuvent être intégrés au sein d'une même direction.

Structure d'un service achats

Il comprend tout d'abord un poste de manager, communément un directeur achat (ou responsable dans une PME) qui a pour mission le management général du service. Puis, des acheteurs dont certains sont spécialisés (par famille de produit, par fournisseur, par domaine d'activité...). Selon les entreprises, le service possède des prérogatives essentiellement administratives, pour d'autres, leur champ d'action relève de la stratégie. On peut dire que ce passage d'un rôle support à un rôle stratégique est proportionnel à la taille de l'entreprise.

Mission des achats

De manière générale, la fonction achat a pour mission de connaître le marché de l'offre dans son domaine d'activité, de recueillir les besoins et demandes des clients internes, de déclencher les consultations, mener le sourcing et le choix des fournisseurs, de négocier les tarifs et les conditions d'achat (livraison, conditions de paiement...), de passer les commandes. La partie réception étant assurée par le service approvisionnement, intégré ou pas.

Comment s'articule le Système d'information achats (SI) ?

Pour répondre aux enjeux de cette fonction, il est impératif de mettre en place des outils informatiques dédiés pour en améliorer l'efficacité et en bout de chaine, la performance.

Les ERP remplissent cette fonction en proposant des modules adaptés :

Pour les processus opérationnels :

Gestion des consultations fournisseurs : des spécifications du cahier des charges jusqu'à la rédaction du contrat. Bref, toutes les tâches incombant au métier de base de l'acheteur.

Processus de commande : automatisation et formalisation des différentes étapes : de la demande d'achat jusqu'à la facturation. De nombreuses variables entrent en ligne de compte comme les conditions financières négociées avec les fournisseurs, les délais d'approvisionnement de leurs articles, etc.

Pour les processus de pilotage :

D'autres modules permettent d'analyser les coûts, de faire du reporting, gérer les relations fournisseurs (SRM - Supplier Relationship Management),...

D'autres outils existent tels que les solutions d'e-procurement. Même si aujourd'hui ces solutions permettent de gérer des processus entiers, leur fonctionnalité clé est la gestion électronique des achats sur catalogue (appelé e-catalogues). Ils offrent une intégration poussée avec les processus d'approvisionnement amont (chez les fournisseurs), d'où une mise en oeuvre délicate.

Enfin, des solutions d'e-sourcing, facilitent le travail d'identification des fournisseurs, du lancement des appels d'offres, des négociations, etc. D'autres fonctionnalités confèrent à ces outils une efficacité intéressante pour les acheteurs.