Comment manager une équipe en télétravail ?

Les missions du manager à distance

Les missions sont peu ou prou les mêmes que pour le management classique d'une équipe que vous avez "sous la main". Le facteur "distance" ajoute une complexité supplémentaire pour exercer votre leadership.

Voici les missions prioritaires dans un contexte de management à distance :

Développer la confiance entre les membres et créer la cohésion au sein du groupe : ciment obligatoire de l'équipe, il est encore plus difficile de faire confiance sans se voir réellement. Le manager doit être très attentif sur ce point pour ne pas laisser le manque de confiance s'installer. L'objectif est de créer un véritable esprit d'équipe. Pour ce faire, choisir un style de management adapté .
Structurer et organiser l'équipe : donner les moyens organisationnels pour faire fonctionner l'équipe.
Donner une direction claire : chacun doit savoir ce qu'il doit faire et comment son travail s'intègre dans celui du collectif.
Motiver, impliquer : déployer un effort conséquent pour aider chaque collaborateur à rester dans un état d'esprit positif, voire combatif. l'objectif est de développer et maintenir un niveau de motivation et d'engagement au plus haut.
Créer un sentiment d'appartenance : les collaborateurs doivent se sentir intégrés dans l'équipe.
Choisir des moyens de communication adaptés : sélectionner et mettre en oeuvre les meilleurs moyens et canaux de communication pour permettre l'échange d'information structurée et non structurée.

Comment manager une équipe virtuelle ?

Voici quelques conseils :

Organisation du fonctionnement de l'équipe

Fixez des "règles du jeu" claires : précisez ce que vous attendez de chacun en termes de contenu de mission et de comportement (comme la définition de la plage d'horaires de présence). Le management à distance demande plus de structuration qu'à l'accoutumée.
Facilitez la collaboration : mettez à disposition des outils en ligne pour faciliter les échanges - partage d'agenda en ligne, vidéo-conférence, partage de document, gestion de projet, réseau social d'entreprise ...). Voir plus bas pour les spécificités de la communication.

Animation du collectif

Concevez des objectifs collectifs forts : le partage d'objectifs et de livrables est un levier de cohésion. Chacun doit connaître sa contribution à la réalisation finale.
Fixez des étapes intermédiaires : découpez les livrables ou objectifs sur des périodes plus courtes que vous ne le feriez habituellement.
Ajoutez une dose de réel dans le virtuel : organisez des rencontres physiques réelles régulières entre les membres de votre équipe. N'hésitez pas à scénariser les moments clés comme une réunion de lancement de projet par exemple. Allez également rendre visite à chacun de vos collaborateurs.
Bâtissez un solide système de suivi des performance : élaborez des outils de reporting et tableaux de bord efficaces. Ces instruments, mis à disposition des collaborateurs, les aideront dans le pilotage de leur activité. Pour vous, ce sont des outils précieux pour manager la performance de votre équipe.

Management des individualités

Apportez un soutien renforcé à ceux qui ont en besoin. Vous devez adopter un management à géométrie variable. Certains ont besoin de beaucoup de feedback , d'autres préfèrent plus de distance.
Bannissez le micromanagement : pas question de sur-contrôler les personnes . La confiance mutuelle est la base d'un fonctionnement performant.

Communication à distance

Gardez le contact, communiquez régulièrement : plus encore avec ce type d’organisation. Prévoyez des rencontres virtuelles régulières. En utilisant Skype par exemple. Envoyez des informations régulières sur différents sujets. Les tâches en cours, mais aussi sur la vie de l'entreprise.
Encouragez la communication spontanée : utilisez des outils sociaux (Slack, par exemple) pour développer les interactions naturelles au sein de votre groupe.
Dans certaines entreprises, les employés peuvent créer leurs propres communautés sur de sujets qui les intéressent, pas forcément liés à leur activité professionnelle. Ils peuvent inviter d'autres collègues à échanger sur ces espaces. L'idée est de favoriser un esprit de "camaraderie".

Comment motiver une équipe en télétravail ?

Dans les grandes lignes, motiver une équipe virtuelle nécessite l’activation des mêmes leviers que ceux utilisés pour une équipe “traditionnelle”. Toutefois, certains points doivent être adaptés, amplifiés. En parallèle, activer des leviers spécifiques, propres au management à distance est également opportun.

Communiquer

La communication est la base de toute relation et le pilier de la réussite. Lorsque tous les membres d’une même équipe sont dispersés géographiquement, elle prend une place d’autant plus essentielle.

Le manager d’une équipe totalement ou partiellement en télétravail doit particulièrement veiller à ce que la communication au sein de l’équipe, mais aussi sortante, soit régulière et fluide.
Donner du sens aux missions

Si en présentiel, il est plus aisé pour les membres d’une équipe de trouver sa place au sein d’un projet, d’une équipe ou d’une entreprise, la chose est nettement plus complexe lorsque l’on ne côtoie que très rarement - parfois jamais - ses collègues et que l’on ne met que peu les pieds dans les locaux de son entreprise.
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Impliquer et faire confiance

Un des piliers du travail à distance est la confiance. Confiance du manager envers ses collaborateurs et confiance de ces derniers vis-à-vis de leur manager.

Le micromanagement, s’il est délétère dans les équipes “classiques”, l’est encore plus dans le cadre d’équipe en télétravail où il peut anéantir la motivation. Ainsi, il est préférable de manager en termes d’accomplissement des tâches plutôt qu’en termes de délais et de temps passé à les réaliser.
Donner et demander des feedbacks réguliers

Plus que jamais, en travail à distance, il est essentiel pour le manager de sonder régulièrement ses collaborateurs quant à leurs besoins, leurs ressentis… et leur donner des feedbacks constructifs quant à leur travail. Ce, afin que tout le monde aille bien dans le même sens et vise le même objectif.
Valoriser et reconnaître le travail

Même s’il est reconnu que la productivité est plus grande en télétravail qu’en présentiel, il est important pour le manager d’une équipe virtuelle de valoriser et reconnaître le travail de ses collaborateurs. Il est important pour le manager de ne pas se contenter de féliciter son équipe en petit comité, mais de reconnaître le travail devant les autres collaborateurs de l’entreprise. D’une part, les télétravailleurs seront connus de tous (difficile de savoir qui occupe quel poste lorsqu’on ne le croise jamais) et d’autre part, cela contribuera à donner du sens à leur mission au sein de l’entreprise.
Transmettre les valeurs et la culture de l’entreprise à distance

Promouvoir et transmettre les valeurs de l’organisation est plus que jamais important lorsque l’on gère une équipe virtuelle.
Veiller au bien-être

Un collaborateur heureux est un collaborateur efficace, qu’il soit physiquement au bureau ou en télétravail.

Le bien-être au travail est un paramètre crucial que le manager doit prendre en compte. Lorsque l’on travaille depuis son domicile, les repères changent : temps de trajet inexistants (tout au plus quelques mètres rapidement franchis), personne à saluer le matin ou avec qui discuter lors des pauses, absence de bruits de fond, aucun collègue aux alentours, etc.

Il est toutefois essentiel de maintenir une certaine routine et s'autodiscipliner quant aux pauses et à la frontière travail-vie personnelle. La qualité de vie peut ainsi rapidement s’altérer.
Rémunérer en temps et en heure

Cela peut paraître anodin, mais lorsque l’on travaille en dehors des locaux de son entreprise, un jour de retard dans le versement de sa paie prend davantage de poids que lorsque l’on est physiquement au bureau et que l’on peut aisément se renseigner à ce sujet.

Payer ses collaborateurs en temps et en heure est un gage de confiance, de respect du travail réalisé et de l’individu.
Privilégier les appels/réunions en visio

Lorsque l’on ne peut pas se voir physiquement, pour bien travailler ensemble, il est toutefois important de pouvoir mettre un visage sur une voix ou un nom.

Par ailleurs, voir la personne avec qui l’on échange - que ce soit en face à face ou en visio - permet de percevoir langage non verbal de son interlocuteur, élément crucial en matière de communication interpersonnelle.
Organiser des événements d’équipe à distance

Lorsque les différents membres d’une équipe travaillent à distance les uns des autres, la cohésion peut être relativement difficile à instaurer. Voir : comment organiser un événement virtuel ?

Les 4 dimensions d'une équipe virtuelle

Jessica Lipnack et Jeffrey Stamps ont établi 4 dimensions qui caractérisent une équipe virtuelle :

L'objet de l'équipe : des missions pour accomplir un objectif et atteindre des résultats. Cela se traduit par l'engagement, au travers de tâches et missions quotidiennes, de chacun des membres de l'équipe quant à la réalisation d'un objectif commun. Ce dernier est clairement défini, partagé et accepté de tous. Il en découle des rôles, responsabilités et missions spécifiques pour chacun des membres de l'équipe. Les objectifs sont ainsi à la fois individuels et interdépendants les uns des autres.
Des individus : un leader/manager, des collaborateurs, 2 dimensions - interne et externe. Une équipe virtuelle ne se résume pas à un ensemble de technologies toutes plus développées les unes que les autres. Les membres d'une telle équipe doivent être capables de travailler à deux niveaux : en interne (en toute indépendance et avec les autres membres de l'équipe), mais également en externe (avec les partenaires extérieurs à l'équipe - fournisseurs, clients, prestataires divers...).
Des liens : des interactions, des relations interpersonnelles via des moyens de communication. Les membres de l'équipe sont reliés grâce à différents outils (emails, messagerie instantanée, vidéoconférences, etc.) afin de pouvoir interagir les uns avec les autres. Ces outils permettent de gommer l'éloignement, facilitent le travail et la prise de décisions. Les membres d'une équipe virtuelle bâtissent ainsi de solides relations interpersonnelles, développent un climat de confiance réciproque. Des éléments fondamentaux pour l'efficacité et la productivité.
De la temporalité : un agenda/calendrier, des projets, un cycle de vie d'équipe. Le manager d'une équipe virtuelle ne pourra pas réunir tous ses membres au même moment au même endroit comme il le ferait avec une équipe classique. Il devra composer avec les agendas et contraintes horaires de chacun. Chaque membre, de son côté, devra faire les efforts nécessaires pour s'adapter au mieux. L'idéal étant de définir cela dès la constitution de l'équipe pour que celle-ci puisse se rôder avant de trouver sa vitesse de performance .

Comment construire une équipe de télétravail ?

Si vous devez constituer votre équipe, c'est une opportunité pour choisir des profils adapté à ce type d'organisation du travail. En effet, travailler à distance nécessite de posséder un certain nombre de caractéristiques, voire de qualités, pour s'adapter à ce type d’organisation. Tout le monde n'en est pas capable.

Le profil idéal d'un télétravailleur :

personne de confiance : point primordial lorsqu’une large autonomie est laissée pour remplir les missions sans contrôle direct.
indépendant : il doit être capable d'exercer son métier en toute indépendance sans avoir besoin d'un support direct.
très motivé : il est difficile d'être isolé, enfermé dans sa bulle. Une grande motivation est indispensable pour être au mieux de sa performance.
un gout prononcé pour le partage : la distance nécessite davantage d'efforts pour partager des informations que dans des conditions de travail classiques. L'échange est naturel avec les collègues du même bureau ou celui d'à côté. L'éloignement requiert un effort supplémentaire pour communiquer, notamment en utilisant les outils de messagerie instantanée par exemple.

Vous n'aurez peut-être pas l'opportunité de construire une équipe à partir de 0. En revanche, si vous avez la possibilité de choisir certains collaborateurs pour renforcer votre équipe à distance, analysez bien les profils de chacun pour faire le bon choix.

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