Evaluer une formation : les pratiques

A quoi sert l’évaluation de la formation ?

La formation professionnelle est une obligation pour les entreprises. La mise en place d’un plan de formation contribue largement à développer les compétences des salariés tout en améliorant la compétitivité de l’entreprise. Dans ce cadre, l’évaluation de la formation est un dispositif stratégique nécessaire.

L’évaluation de la formation  a pour but de mesurer l’efficacité des dispositifs mis en place pour les collaborateurs et les écarts entre les objectifs fixés par la formation et résultats effectivement obtenus. Et d'une manière plus large, s'assurer de la pertinence et de la rentabilité des actions de formation au niveau de l'entreprise.

Il s’agit d’un processus qui démarre en amont de chaque formation et prend fin après avoir pu en analyser toutes les retombées. C’est un moyen d’analyser l’impact des formations sur la performance des salariés et sur les résultats de l’entreprise.

Le plan de développement des compétences est très coûteux pour votre entreprise, l’évaluer favorise son optimisation. Quand les écarts sont jugés trop importants, le dispositif de formation peut être ajusté.

Evaluation "à chaud", évaluation "à froid", définitions 

• L'évaluation "à chaud" correspond à une évaluation immédiate à la fin de la formation. Les participants sont invités à donner leur avis sur la qualité de la formation, à partager leur satisfaction et à émettre des suggestions d’amélioration.
• L'évaluation "à froid" a lieu quelque temps après (semaines, mois...). Elle est réalisée par un tiers (formateur, responsable RH…). Son objectif est de mesurer la valeur apportée par l'apprentissage suivi.

Que dit la réglementation ?

La loi du 5 mars 2014 en lien avec la formation professionnelle oblige les entreprises à évaluer leurs formations à l’aide de documents spécifiques. Cette obligation légale fait plus particulièrement référence à l’article L.6362-5  du Code du Travail qui contraint les formateurs à justifier de l’existence de leurs actions de formation.

Les listes d’émargement, rapports d’atteinte des objectifs, entretiens individuels et autres outils d’évaluation peuvent répondre à cette réglementation.

Qui doit mener l‘évaluation ?

C’est à l’entreprise que revient la charge d’évaluer la formation.

Cette dernière appréciera à la fois les impacts d’un dispositif sur les salariés concernés (performances individuelles, valeur ajoutée et retour sur investissement pour l’entreprise), mais elle évaluera également le formateur en charge de dispenser la formation (étude du contenu de la formation, de la méthode d’enseignement, de ses qualités pédagogiques propres).

La formation professionnelle est un dispositif global dans l’entreprise, son étude doit donc être générale pour être légitime.

Processus pour évaluer une formation

Avant de vous lancer à corps perdu dans l’évaluation de la formation soyez bien sûr des éléments que vous souhaitez en tirer.

En amont, il s’agira de bien définir le cadre de l’évaluation. Que cherchez-vous à évaluer ? Qu’attendez-vous de vos formations ? Quels sont les impacts souhaités à l’échelle de l’entreprise ?

Déterminez les outils permettant d’évaluer vos attentes. Ils doivent impérativement rentrer dans le cadre que vous aurez délimité préalablement.

Il s’agira ensuite de collecter les informations recueillies et d’analyser les écarts pour une meilleure interprétation des résultats.

A l’issue de votre travail d’évaluation, pensez à modifier les dispositifs lorsque cela s’avère nécessaire. Les formations mises en place ne permettent pas toujours d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. L’évaluation peut en déceler les raisons et mettre en évidence la révision qui s’impose.

Etapes et outils

Quatre grandes étapes encadrent l’évaluation de la formation en entreprise :

1. Avant la formation

   Avant même d’entamer le processus de formation, il s’agit d’évaluer vos besoins spécifiques. La mise en place d’un plan de formation a un coût certain qu’il convient d’optimiser au mieux en l’anticipant.

   Les entretiens annuels ou entretiens professionnels (qui eux ont lieu tous les deux ans) aideront à mettre en avant vos besoins prioritaires.

   Faites ensuite une évaluation des prérequis. Avant de démarrer un dispositif, il est primordial de déterminer le niveau de connaissances du stagiaire afin d’avoir à l’esprit sa marge de progrès et de faciliter la mesure du chemin parcouru avant et après la formation.

   Pour ce faire, rien de plus efficace qu’un test de connaissances en amont ou un entretien avec le formateur.

2. Pendant la formation

   Tout au long de la formation et ce, quelle qu’en soit la durée, le formateur valide la compréhension et l’acquisition des connaissances de l’apprenant. C’est encore le meilleur moyen de valider l’efficacité du dispositif sur place.

   La plupart des formateurs utilisent dans ce contexte des tests ou des jeux de mise en situation qui confirment la compréhension et facilitent la mémorisation de l’apprentissage sur le long terme.

3. A l’issue de la formation

   A la fin de chaque formation, il est crucial de prévoir un outil de mesure de la satisfaction des participants sur tous les éléments du dispositif tels que le contenu, la méthode du formateur, ses compétences pédagogiques, l’organisation du cursus…

   Ce retour d’expérience peut être fait de façon orale, en prévoyant un tour de table par exemple, ou de façon individuelle et écrite, en distribuant des questionnaires en fin de formation (ce dernier présente l’avantage d’être plus complet).

   C’est également à ce moment là qu’il faut prévoir une évaluation finale des connaissances des stagiaires pour valider l’efficacité du cursus à chaud.

   Les outils les plus fréquemment utilisés restent les quizz, les questionnaires vrai-faux, ou encore les questionnaires d’auto-évaluation avant-après.

4. Quelques mois après avoir terminé la formation

   Trois à six mois après la formation, il est nécessaire de mesurer son impact en situation professionnelle et plus précisément sa valeur ajoutée pour le salarié (on appelle ça l’évaluation de transfert) et pour l’entreprise. On parle d'évaluation à froid.

   Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour évaluer cette étape :
   • une grille d’analyse de l’évolution des comportements suite à la formation,
   • une analyse de l’évolution des objectifs individuels,
   • de l’efficacité et de l’efficience du salarié à son poste,
   • une analyse de l’évolution des indicateurs de performance.

   A noter : il n’est pas toujours évident de délimiter ici ce qui tient de la formation et ce qui n’a pas de lien direct avec elle.

L’évaluation de la formation est multiple et peut être fastidieuse, mais elle est nécessaire à l’entreprise d'obtenir un solide retour sur investissement en validant les apports bénéfiques des dispositifs dispensés.

L'évaluation "à chaud", à "froid"... Partages d'expertise

Jonathan POTTIEZ, auteur du livre "L'évaluation de la formation - 2e éd. - Pilotez et maximisez l'efficacité de vos formations : Pilotez et maximisez l'efficacité de vos formations - Editions Dunod"  : 

Ne pas raisonner en "chaleur" d'évaluation (si vous me permettez l'expression) car cela n'aide pas à identifier de bonnes manières d'évaluer les formations. Pour évaluer pertinemment une formation, il est nécessaire d'identifier les résultats attendus d'une formation. Seulement, et seulement après, il est possible de concevoir des méthodes et des outils d'évaluation. Le modèle d'évaluation le plus connu (et existant depuis plus de 60 ans...) est le modèle de Kirkpatrick.

Ce que nombre de professionnels qualifient d'évaluation "à chaud" correspond généralement au niveau 1 de Kirkpatrick (et parfois au niveau 2, si l'on réalise l'évaluation de l'apprentissage à ce moment), tandis que l'évaluation "à froid" correspond au niveau 3 de Kirkpatrick. Une fois ce travail d'identification des résultats et des niveaux d'évaluation, il est possible de décider des outils (questionnaires, indicateurs...) utilisés à chaque niveau. Pour savoir ce qui est généralement utilisé pour chacun des niveaux d'évaluation.

Jérémy CICERO, spécialiste management de la qualité , auteur du site Qualiblog :

Pour résumer, la mesure de l'efficacité des formations se fait généralement en deux temps, à chaud / tiède (selon le temps qui sépare la formation de l'évaluation) puis à froid.

Dans le premier cas, il est assez délicat de mesurer objectivement la réelle efficacité d'une action de formation.

En effet, cette évaluation se fait à l'issue de la formation ou au retour du stagiaire à son poste. Or, à ce moment, la mise en pratique des apports théoriques n'a pas encore été réalisée. On ne peut donc statuer sur l'efficacité de la formation. Lors de cette évaluation, il s'agit plutôt d'évaluer les qualités du formateur ou de l'organisme de formation sur la pédagogie, les outils utilisés, les conditions matérielles, la réponse aux attentes...

Une seconde évaluation s'impose donc, on parle alors d'évaluation à froid. En général elle a lieu lors des entretiens individuels (sous réserve qu'ils soient réalisés tous les ans, ce qui n'est pas encore le cas dans nombre d'entreprises...). L'entretien individuel se prépare avec méthode et rigueur par les deux parties (supérieur et salarié). Ainsi lors de la préparation de l'entretien il sera demandé aux deux parties d'évaluer les apports concrets et opérationnels des actions de formation tenues sur la période d'évaluation. La vision de chacun sera ainsi croisée lors de l'entretien.

Les indicateurs qui permettent d'évaluer l'efficacité d'une formation peuvent être :

• l'amélioration des pratiques,
• l'augmentation du rendement,
• le niveau d'autonomie,
• la baisse des dysfonctionnements,
• l'augmentation du niveau de satisfaction des clients (internes/externes),
• l'augmentation de polyvalence,
• etc.

La détermination des critères d'efficacité (indicateurs) doit se faire dès la planification de l'action de formation, telle une règle du jeu validée par les parties intéressées (service RH, responsable hiérarchique, salarié, direction...) qui permettra d'évaluer objectivement et factuellement la réelle efficacité d'une action de formation. En cas de non-efficacité ou d'efficacité partielle, il conviendra de mener des actions nécessaires pour remédier à la situation.