Section Organisation

Organisation d'entreprise : de quoi parle-t-on ?

Pour asseoir le développement de son activité, il convient de bâtir une organisation cohérente en se posant des questions comme : quelle structure adopter ? Quels sont les processus clés ? Comment fonctionnent les systèmes de décisions ? Sont-ils adaptés à la situation actuelle et à venir ? Aux forces et faiblesses de l'entreprise ? Aux opportunités à saisir ? Quelle organisation du travail faut-il déployer ? etc.

Ces nombreuses questions montrent qu'il est nécessaire d'apporter une réflexion approfondie pour construire une solide ossature pour supporter le développement de la société.  La stratégie  repose en grande partie sur l'organisation pour déployer son plan et allouer les moyens nécessaires à l'atteinte des objectifs fixés.  Le management opérationnel  a pour vocation d'intégrer les décisions stratégiques dans le travail quotidien des équipes en s'appuyant sur des processus efficients.

L'organisation est véritablement la colonne vertébrale de l'entreprise sans laquelle rien n'est possible.

Quels sont les déterminants de la structure de l'entreprise ?

La structure d'une entreprise représente les déterminants et les caractéristiques, qui permettent à cette dernière d’exercer ses missions.

La structure d'une entreprise est constituée de plusieurs éléments :

• son degré de spécialisation : la division du travail, son degré de centralisation et la répartition des responsabilités.
• la formalisation : l'utilisation de règles, de procédures et de règlements qui permettent à l'entreprise de fonctionner. Le degré de formalisation est un élément important de la structure de toute entreprise. Un degré poussé est synonyme d'efficacité et de cohérence, mais cela signifie également une certaine rigidité. Une autonomie plus grande laissée à ses collaborateurs offre plus d'agilité.
• la qualification et les compétences : essentiels pour que chaque collaborateur puisse atteindre ses objectifs. Une organisation dont les employés sont hautement qualifiés est un avantage certain par rapport à des concurrents moins bien lotis dans ce domaine.
• la coordination : la capacité de coordonner les activités des personnes, des groupes et des organisations. La coordination est importante pour maintenir un niveau élevé de productivité dans une organisation.
• la prise de décision : centralisée ou décentralisée. Une organisation où le processus décisionnel est centralisé permet des choix rapides, mais le décideur peut manquer d'informations. Une organisation dont le processus décisionnel est décentralisé donne aux employés plus de liberté dans leurs activités quotidiennes, mais peut générer des problèmes de coordination entre différentes entités.

Définir la gouvernance de l'entreprise

La gouvernance est un système de contrôles et de management qui garantit qu'une organisation fonctionne de manière efficace, efficiente et conforme à la loi. La gouvernance fait également référence à la manière dont une organisation est dirigée par son conseil d'administration, son équipe de direction et d'autres parties prenantes. Il convient de définir l'ensemble des processus et des structures qui garantissent l'efficacité du contrôle interne, de l'évaluation / gestion des risques.

Créer une ligne hiérarchique claire et efficiente

Une des clé d'une organisation d'entreprise performante est la création d'une ligne hiérarchique claire et efficiente.

Il est important que les différents intervenants de la ligne hiérarchique de l'entreprise soient bien définis et qu'ils connaissent clairement leur rôle et leurs responsabilités. Cela permettra d'éviter les conflits organisationnels et de favoriser une collaboration / coordination efficace entre les différents services. C'est particulièrement important dans les grandes entreprises, mais ne doit pas pour autant être négligé dans les entreprises de taille inférieure où les responsabilités des managers sont généralement plus étendues..

Mettre en place des processus efficaces

C'est essentiel pour garantir la performance de l'organisation. Il est important d'identifier les processus les plus critiques qui doivent être rationalisés, normalisés et automatisés pour maximiser la satisfaction client, réduire les coûts, améliorer la productivité en éliminant les tâches redondantes, les erreurs dues aux opérations manuelles, et améliorer la qualité du travail.

Ces processus doivent être contrôlés et révisés régulièrement pour s'assurer qu'ils demeurent efficaces et alignés sur les conditions actuelles du marché, les exigences des clients et l'environnement concurrentiel.

Organiser le travail

Comment organiser le travail ? C'est répondre à ces questions :

• Qui va faire quoi ?
• Quand cela sera-t-il fait ?
• Avec quels moyens ?
• Où cela sera-t-il fait ?

Les réponses détermineront la façon dont vous organisez votre travail. L'organisation du travail doit refléter la stratégie et être adaptée aux services ou aux produits proposés. Il est important de créer un soutien qui soutient le modèle d'entreprise et permet aux collaborateurs d'exercer pleinement les missions qui leur sont assignées.

Elaborer un système d'information complet et agile

Pour développer un système d'information performant, il convient de définir :

• Les besoins en information de l'organisation.
• L'architecture de l'information de l'organisation.
• Les systèmes et services d'information de l'entreprise.
• Les politiques et procédures d'information qui soutiennent la stratégie de l'entreprise.
• La politique, les normes, les directives et les procédures de sécurité de l'information qui protègent l'entreprise, les collaborateurs et les clients contre les dommages causés par la perte ou l'utilisation non autorisée de données confidentielles.

L'importance de la culture d'entreprise

La culture d'entreprise est le ciment d'une société. C'est ce qui donne un sens au travail de chacun. La culture d'entreprise peut être considérée comme la personnalité collective d'une entreprise. Elle est le résultat des valeurs, des croyances et des comportements des dirigeants et des employés.

La transformation digital, un enjeu organisationnel

En externe

Aujourd'hui, le digital ne représente plus seulement des opportunités à saisir. Ignorer les transformations de ses marchés par des usages émergents peut compromettre l’avenir d’une entreprise. Les exemples sont nombreux : hôtellerie, transport, commerce... des pans sectoriels entiers se recomposent sous l’impulsion de nouveaux entrants élevés aux codes du numérique.

En interne

Cette révolution nécessite de repenser les relations entre les collaborateurs : le partage de l'information doit s'inscrire dans l'ADN de la structure. Elle devient alors collaborative  !

Les outils sont là. A commencer par les réseaux sociaux internes. Encore faut-il que les femmes et les hommes qui composent l'organisation soient enclins à les utiliser à leur juste valeur. Sinon point de salut, le changement de culture n'a pas lieu et les efforts de l'encadrement managérial restent vains.

Il est aisément compréhensible que les collaborateurs qui ne font pas partie des "digital natives" rencontrent plus de difficultés à s'approprier ces nouveaux outils et surtout, encore une fois, l'état d'esprit qui va avec.

Il est nécessaire plus que jamais d'accompagner ses équipes pour les aider à adopter de nouveaux comportements en phase avec les exigences d'un nouvel environnement résolument digital.

Il ne faut pas oublier que pendant ce temps, la concurrence se digitalise pour faire naître de nouveaux avantages concurrentiels .

 

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