Organiser un atelier de travail

Qu'est-ce qu'un workshop ?

Il s'agit d'une rencontre/réunion où différents participants mènent collectivement un travail pratique sur un sujet. Durant le workshop (ou atelier de travail en français), chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu'il partage avec l'ensemble du groupe.

Un animateur est désigné. Son rôle est d'encourager chaque personne à s'exprimer. Il stimule les débats, réfrène les plus bavards, reformule pour relancer les discussions.

Le groupe est responsable des productions issues de la séance . Il peut être amené à présenter la synthèse des travaux à travers un porte-parole.

Pourquoi organiser un atelier de travail ?

Les objectifs sont nombreux. En voici néanmoins quelques-uns :

• former : objectif pédagogique en faisant pratiquer les participants,
• solutionner un problème : en s'appuyant sur l'expertise collective,
• trouver des idées : en profitant de la capacité créative du groupe,
• informer/rassurer : avec des mises en situation dans le cadre d'une conduite du changement .

Qu'est-ce qu'apporte vraiment un atelier de travail ?

• Consensus : la dynamique collective favorise le développement de la coopération intra-groupe et l'obtention d'un consensus au sein des équipes - ou des départements - qui ne partagent pas les mêmes intérêts.
• Apprentissage : ils sont facilités par la pratique et la confrontation des expériences. Chacun apprend de l'autre. Les mises en situation donnent lieu à une meilleure mémorisation. L'individu retient mieux en étant acteur et non simple spectateur.
• Information : la communication est facilitée grâce à un message appuyé par une mise en pratique concrète.
• Motivation : rendre les femmes et les hommes acteurs au sein d'une réunion les implique au plus haut point .
• Créativité : le travail en commun génère un foisonnement d'idées. Très utile pour trouver une solution innovante, mais également afin d'explorer toutes les facettes d'un sujet ou d'un problème.

Quelles en sont ses limites ?

• Coût : la mobilisation de participants représente un investissement non négligeable. 
• Disponibilité des participants : pas toujours aisé d'obtenir la participation de collaborateurs clés à cause de leur charge de travail.
• Effets de groupes néfastes : certains individus ont du mal à exprimer et développer leurs idées devant les autres. 

Caractéristiques d'une séance

Taille du groupe 

Le nombre idéal se situe entre 5 et 8 personnes . Si le groupe est plus dense, il est recommandé de faire des sous-groupes de 2 à 4 personnes.

L'intérêt est d'échanger au sein d'un petit noyau afin de permettre la participation de tous. Il est néanmoins nécessaire de conserver un nombre minimum pour cultiver la richesse des avis et faire avancer le sujet sur des pistes innovantes.

Durée des séances

Le choix de la durée repose sur la disponibilité des participants et des objectifs assignés. Trois formats possibles : 

• courtes - une heure maximum. Les applications : introduction sur un thème ou travail sur une seule facette d'un sujet. L'idée est d'être efficace. L'animateur doit être très préparé et plus directif.
• moyennes -  une 1/2 journée (environ 3/3h30 heures). Les sujets peuvent être travaillés plus en profondeur et plusieurs aspects peuvent être traités. Chaque partie peut faire l'objet d'un atelier "court". 
• longues - une journée (environ 6/7 heures). L'organisation fait preuve de plus de souplesse, tout en travaillant sur plusieurs angles d'un sujet. Si l'objectif est pédagogique, les participants ont plus de temps pour pratiquer individuellement et donc mieux apprendre. L'animateur a l'opportunité de passer plus de temps avec les groupes pour répondre aux questions et favoriser ainsi les échanges. Le découpage en sous-thèmes n'est plus une option, mais une nécessité. 

Organisation du workshop : la préparation

La préparation est un point clé pour la réussite d'un atelier de travail. L'animateur ne doit rien laisser au hasard. Les périodes de travail collectif sont courtes et intenses. En conséquence, l'organisation doit être précise : des supports complets, un matériel prêt à être utilisé... N'oubliez pas que réunir des collaborateurs est un investissement qu'il faut rentabiliser !

Définir l'objectif du workshop 

Définir un objectif clair et précis est une étape importante dans la préparation d'un workshop. C’est lui qui va donner du sens à la démarche, orienter le choix des participants, structurer le déroulé et guider les activités proposées.  Un atelier sans objectif défini, c’est un risque élevé de dispersion, de perte de temps et d’insatisfaction générale.

Planification de la séance

• Coupez le sujet en différentes phases (introduction - sujet1 - sujet2 - mise en pratique - mise en commun - questions...) et donnez un timing à chacune.
• Si l'atelier dépasse une heure, prévoyez des pauses régulièrement pour garder le groupe productif . Attention aux moments de détente qui dépassent très souvent le temps imparti. Prévoyez de la marge dans votre planning, sans forcément le dire... Tenez compte d'une certaine latence avant de relancer la machine.
• N'hésitez pas à varier les sujets ou l'angle d'attaque, car, lorsque l'on atteint une heure de travail, l'attention est déjà bien moindre. Anticipez-le dans votre préparation.
• Prévoyez des sujets difficiles en fonction des heures où la performance du groupe est maximale : environ à 10h et à 15h. N'attaquez pas un sujet qui sollicite une grande concentration juste après le déjeuner. De même, ne faites pas suivre, si possible, plusieurs sujets intenses les uns derrière les autres. Entrecoupez-les de points plus faciles à traiter.

Déroulement d'une séance

Avant le démarrage

Venez plus tôt pour vous assurer que tout est ok : la salle configurée comme vous l'avez souhaité, les outils de présentation en place et fonctionnels.

Suivant le mode de présentation retenu, notez l'ordre du jour de la réunion et le planning sur un tableau afin de pouvoir faire le point régulièrement. Par expérience, si vous devez l'utiliser, vérifiez au moins la veille que le projecteur vidéo (ou rétroprojecteur) fonctionne.

Quelques mauvaises surprises vous seront évitées le jour J : c'est un peu juste de trouver une solution de remplacement en quelques minutes. De plus, vous serez détourné de votre préoccupation du moment : mettre en place le workshop.

Durant la séance

Introduction

Votre objectif : mettre vos participants à l'aise dès leur arrivée . Accueillez-les personnellement, souriant. Remettez-leur les outils de travail et le questionnaire de satisfaction...

Les présentations.  Présentez-vous rapidement et expliquez votre lien avec le sujet de l'atelier.
Effectuez le fameux tour de table pour demander à chacun de faire de même : "Qui êtes-vous ? Pourquoi êtes-vous là ? Qu'attendez-vous de l'atelier ?". Complétez éventuellement pour que le rôle de chacun soit très clair aux yeux de tous.
Pour des groupes plus importants, procédez par grappes afin que chacun puisse identifier les autres membres, leurs rôles et leurs enjeux dans le groupe. Demandez, par exemple : qui fait partie du service x ? Qui a déjà rencontré la situation y qui va être traitée ? Etc. 

Détaillez les objectifs de la journée, l'ordre du jour et le planning des sujets . Faites valider le planning par les participants afin de vous assurer de leur adhésion et qu'il n'existe pas de points bloquants majeurs. Encouragez les personnes à participer activement aux futurs échanges.

Déroulement de l'animation

Généralement, vous tenez un rôle de facilitateur. Votre mission est de piloter les discussions, éviter les temps morts en relançant, encourager tous les participants à exposer leur point de vue, se mettre d'accord... Bref, un rôle très physique ! 

Mise en chauffe :

• débutez par un angle facile à aborder...
• Gestion du temps : soyez attentif au respect du planning. N'hésitez pas à prévenir qu'il reste 30 min, 10 min, etc. Par cette technique, vous poussez les équipes à synthétiser ou au contraire, à progresser.
• Ambiance générale : animez le groupe en maintenant une bonne ambiance avec quelques traits d'humour par moments pour détendre l'atmosphère, permettre à tous de souffler et repartir de plus belle. Soyez dynamique, enthousiaste. C'est communicatif !
• Témoignages : ne restez pas sur des suppositions, demandez aux participants des témoignages concrets, des faits. De même, sollicitez-les pour qu'ils expliquent comment ils utiliseraient le produit ou la solution dans leur quotidien. Le contexte d'utilisation est important. Le groupe ne doit pas raisonner au sein de la salle seulement, mais doit se projeter à l'extérieur. 

Conclusion

Pour cette phase, le terme le plus approprié est " bilan ", ou mieux encore " débriefing ". Le but est de partager le contenu de l'atelier .

Pour décider en fin d'atelier voir les outils d'aide à la décision, dont le vote pondéré par capital de points

En suivant le planning établi, passez en revue les points traités, non traités, les principales conclusions et les décisions prises le cas échéant. Si besoin, planifiez un autre atelier.
Impliquez les participants au débriefing en validant les conclusions avec eux. Si des sous-groupes ont été formés, chacun peut avoir un porte-parole pour délivrer la synthèse des travaux. Le but n'est pas de refaire l'atelier. Restez factuel sur ce qui a été dit.

Récupérez le questionnaire d'évaluation de la part de tous les participants.

L'après :

Envoyez un rapport de synthèse de l'atelier.

Dépouillez les réponses au questionnaire et passez en revue les points forts et les points faibles. L'objectif : vous améliorer la prochaine fois !

Voir aussi comment animer un atelier de travail à distance