L'atelier de travail : l'animation

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• Conduire l'atelier 

Déroulement d'une séance

1. Avant le démarrage

   Venez plus tôt pour vous assurer que tout est ok : la salle configurée comme vous l'avez souhaité, les outils de présentation en place et fonctionnels.
   Suivant le mode de présentation retenu, notez l'ordre du jour de la réunion et le planning sur un tableau afin de pouvoir faire le point régulièrement.
   Par expérience, vérifiez au moins la veille que les projecteurs vidéo ou rétroprojecteurs fonctionnent . Quelques mauvaises surprises vous seront évitées le jour J : c'est un peu juste de trouver une solution de remplacement en quelques minutes. De plus, vous serez détourné de votre préoccupation du moment : mettre en place le workshop.

2. Durant la séance

   1. Introduction 

      Votre objectif : mettre vos participants à l'aise dès leur arrivée . Accueillez-les personnellement, souriant. Remettez-leur les outils de travail et le questionnaire de satisfaction...

      Les présentations.  Présentez-vous rapidement et expliquez votre lien avec le sujet de l'atelier.
      Effectuez le fameux tour de table pour demander à chacun de faire de même : "Qui êtes-vous ? Pourquoi êtes-vous là ? Qu'attendez-vous de l'atelier ?". Complétez éventuellement pour que le rôle de chacun soit très clair aux yeux de tous.
      Pour des groupes plus importants, procédez par grappes afin que chacun puisse identifier les autres membres, leurs rôles et leurs enjeux dans le groupe. Demandez, par exemple : qui fait partie du service x ? Qui a déjà rencontré la situation y qui va être traitée ? etc. 

      Détaillez les objectifs de la journée, l'ordre du jour et le planning des sujets . Faites valider le planning par les participants afin de vous assurer de leur adhésion et qu'il n'existe pas de points bloquants majeurs. Encouragez les personnes à participer activement aux futurs échanges.

   2. Déroulement de l'animation

      Généralement, vous tenez un rôle de facilitateur. Votre mission est de piloter les discussions, éviter les temps morts en relançant, encourager tous les participants à exposer leur point de vue, se mettre d'accord... Bref, un rôle très physique ! 

      Mise en chauffe : débutez par un angle facile à aborder...

      Gestion du temps : soyez attentif au respect du planning. N'hésitez pas à prévenir qu'il reste 30 min, 10 min, etc. Par cette technique, vous poussez les équipes à synthétiser ou au contraire, à progresser.

      Ambiance générale : animez le groupe en maintenant une bonne ambiance avec quelques traits d'humour par moments pour détendre l'atmosphère, permettre à tous de souffler et repartir de plus belle. Soyez dynamique enthousiaste. C'est communicatif !

      Témoignages : ne restez pas sur des suppositions, demandez aux participants des témoignages concrets, des faits. De même, sollicitez-les pour qu'ils expliquent comment ils utiliseraient le produit ou la solution dans leur quotidien. Le contexte d'utilisation est important. Le groupe ne doit pas raisonner au sein de la salle seulement, mais doit se projeter à l'extérieur. 

   3. Conclusion

      Pour cette phase, le terme le plus approprié est " bilan ", ou mieux encore " débriefing ". Le but est de partager le contenu de l'atelier .

      Pour décider en fin d'atelier voir les outils d'aide à la décision dont le vote pondéré par capital de points

      En suivant le planning établi, passez en revue les points traités, non traités, les principales conclusions et les décisions prises le cas échéant. Si besoin, planifiez un autre atelier.
      Impliquez les participants au débriefing en validant les conclusions avec eux. Si des sous-groupes ont été formés, chacun peut avoir un porte-parole pour délivrer la synthèse des travaux. Le but n'est pas de refaire l'atelier. Restez factuel sur ce qui a été dit.

      Récupérez le questionnaire d'évaluation de la part de tous les participants.

3.  L'après : 

   Envoyez un rapport de synthèse de l'atelier.

   Dépouillez les réponses au questionnaire et passez en revue les points forts et les points faibles. L'objectif : vous améliorer la prochaine fois !

Voir aussi comment animer un atelier de travail à distance