Réussir votre plan de communication projet

A quoi sert un plan de com' projet ?

Bien communiquer signifie délivrer la bonne information, à la bonne personne, au bon moment, dans le bon format et avec le bon support.

Dans le cas où peu de personnes doivent être informées, il est aisé de leur communiquer les éléments attendus. Les choses se corsent lorsque les interlocuteurs sont nombreux, éparpillés dans plusieurs services, avec des profils fort différents. Le plan de communication prend alors tout son intérêt. Il vous aide véritablement à maîtriser votre communication.

Vos objectifs

Décider quoi communiquer et auprès de qui dépend du rôle et de la position de chaque cible vis-à-vis du projet. Voici des exemples d'objectifs :

• Aider à des prises de décisions
• Alerter sur des difficultés
• Informer de l'avancée d'un projet
• Obtenir un support 
• Obtenir des ressources complémentaires
• S'assurer que rien n'est oublié
• Préparer le terrain pour conduire un changement
• ...

Qui sont les destinataires ?

Comme nous l'avons dit, l'audience potentielle est hétérogène. Par exemple :

• l'équipe projet
• le sponsor du projet
• le comité de pilotage projet 
• le comité de direction
• le client du projet (interne ou externe)
• les autres parties prenantes

Quelles informations doit-il contenir ?

Vos objectifs sont à rapprocher des attentes des destinataires : que veulent-ils connaitre ? Il est important d'identifier le type d'information, le périmètre associé et le niveau de détail que chacun souhaite obtenir. Il n'est pas question de noyer ses partenaires et collaborateurs sous une montagne d'informations. En revanche, assurez-vous que les attentes de chaque partie soient satisfaites.

Autre paramètre à prendre en compte : la phase dans laquelle le projet se trouve. Selon son état d'avancement, les informations transmises sont différentes. Par exemple, le plan projet est communiqué au lancement, alors que le suivi budgétaire est partagé une fois la phase d'exécution démarrée. 

Les types d'informations à communiquer

Voici une liste non exhaustive du contenu à transmettre :

• le tableau de bord de pilotage du projet
• le suivi budgétaire
• le suivi du planning (utiliser un macroplanning pour conserver une vision "de haut")
• le suivi des livrables
• les retards et autres difficultés rencontrées
• les risques mis à jour
• les décisions prises

Encore une fois,  la teneur du message et sa forme dépendent de la cible et des objectifs assignés . Un sponsor souhaitera suivre les livrables à travers un tableau Excel détaillé. Les chefs de service prochainement impactés par des changements liés projets recevront, eux, une belle newsletter "vendeuse" des avancées successives. L'information de base étant la même. L'objectif étant d'obtenir l'adhésion de ces derniers.

Préparation du plan

Pour rédiger votre document, rassemblez les informations en répondant aux questions suivantes :

Quoi ? Vos objectifs

Quels sont vos objectifs ? Pourquoi voulez-vous communiquer ?

Qui ? Votre cible

Avec qui voulez-vous communiquer ? Pourquoi (de votre point de vue et du leur) ? Quelles informations allez-vous leur transmettre ?

Où ? Les sources

Où allez-vous chercher les informations à transmettre ?

Comment ? Les outils de transmission

Quels supports utiliser (papier, fichier informatique...) ? Quels canaux mobiliser pour les communiquer (par email, en réunion, par téléphone...) ?

Par qui ? Le responsable de la communication projet

Qui est chargé de préparer et transmettre les informations ? Ce rôle n'est pas dévolu au chef de projet uniquement. Des membres de l'équipe, le sponsor ou autres peuvent prendre la parole suivant l'audience et le sujet.

Quand et combien ? Le rythme des communications

A quel moment et à quelle fréquence ? Toutes les semaines ? Tous les mois ? Après un événement identifié ? etc.

    Le choix des moyens de communication doit se faire à la lumière du budget financier et humain que vous pouvez consacrer à cette partie. C'est bien-sûr un paramètre à prendre en compte dès la préparation du plan.