Matrice RACI : comment définir rôles et responsabilités ?

La matrice RACI est un outil de gestion de projet qui attribue des rôles et des responsabilités à chaque membre de l'équipe en charge de sa réalisation. Ce qui permet de rendre la conduite de projet plus efficace en clarifiant le domaine d'action de chacun. Chaque intervenant peut ainsi voir qui est responsable de quoi et à qui il doit rendre des comptes.

Description des 4 rôles définis par le modèle RACI

Le nom de la matrice RACI est un acronyme anglais pour :

R - Responsible (Réalisateur ou Acteur en français)

Il réalise. Il s'agit de la personne en charge de l'exécution de la tâche. C'est celui qui effectue le travail. Chaque tâche nécessite une personne responsable, mais plusieurs personnes peuvent partager cette tâche.

A - Accountable (Approbateur) 

Il supervise et rend compte du travail effectué. Il doit approuver l'effort produit par le réalisateur. Il veille à ce que la tâche soit exécutée conformément au plan du projet, il valide le livrable. Il répond des résultats, mais aussi de l'état d'avancement des travaux... A savoir que ce n'est pas forcément le responsable du projet.

C - Consulted (Consulté)

Il délivre des conseils dans son domaine d'expertise pour accomplir une tâche, évaluer une situation, une production ou un livrable. C'est une partie prenante clé. Il n'a pas le pouvoir de prendre des décisions, mais il doit être consulté avant tout choix.

I - Informed - (Informé)

Il est informé de l'état d'avancement du projet ou de la tâche, des changements et des résultats. Il s'agit généralement des parties prenantes qui ne contribuent pas directement aux projets, mais qui ont besoin d'en connaître la progression des grandes phases et le cas échéant des difficultés critiques rencontrées.

Vous rencontrerez quelquefois un acronyme similaire,  le RASCI. Le S correspondant au rôle de Support,  un rôle complémentaire qui peut avoir son importance selon la nature du projet.

A quel moment faire un RACI ?

Dans les étapes d'un projet , le tableau des rôles et responsabilités s'établit lors de la phase de planification et de conception. Il vient en complément d'un outil, le WBS qui lui assure le découpage du travail en éléments gérables et  organise sous forme d'arborescence chaque tâche clé et activité du projet. La matrice RACI qualifie pour ces dernières le rôle de chaque intervenant. Les tâches sont ensuite ordonnancées à travers un PERT, un chemin critique en est extrait, puis elles sont placées sur un échéancier de type  "planning de Gantt".

Ne pas oublier, comme tout document opérationnel, sa mise à jour régulière si des modifications interviennent tout au long du projet.

A quoi sert cette matrice ?

Qui fait quoi ? Qui est responsable de cette partie ?...  Des questions fréquemment entendues alors que le projet est déjà lancé !

Dans la boite à outils de la gestion de projet, la matrice RACI occupe une place de choix. Elle apporte une aide très opérationnelle à la maîtrise d'ouvrage, aux membres de l'équipe et aux autres parties prenantes pour visualiser d'un coup d'œil la répartition des rôles.

La méthode RACI présente plusieurs avantages :

• Définit des responsabilités claires au sein d'une organisation ou d'un projet. En inscrivant des noms réels, l'organisation doit décider qui jouera quel rôle dans un projet. Rien ne reste vague et les gens se sentent en quelque sorte responsables.

• Assure un même niveau d'information au sein des parties prenantes. Cette matrice permet facilement de savoir qui sont les participants et comment intervient chaque membre de l'équipe au sein du projet.

• C'est un modèle facile à utiliser. Il suffit de croiser les noms et les tâches. C'est aussi un moyen pour s'assurer que rien n'a été oublié dans l'organisation du projet.

• Permet de s'assurer que la charge de travail est répartie équitablement entre les membres de l'équipe. Notamment si une personne doit gérer trop de tâches.

Le RACI est aussi utile :

• Comme outil de coordination et de communication - particulièrement pertinent pour la gestion de projets complexes  où des risques de chevauchement sont possibles. Cet outil permet de relier les personnes aux activités. Il est parfois bien difficile de savoir qui est responsable d'une étape,   d'un jalon, d'une tâche - Qui doit décider... Suivant la charge de chacun, il est alors possible de pratiquer des ajustements grâce à cette vision d'ensemble délivré par le modèle. Tout arbitrage devient alors délicat. Pour rappel, cette organisation se définit lors de la  phase de planification du projet, la matrice RACI s'insère ensuite dans les outils de pilotage.

• Pour déléguer des tâches. Chacun connait ainsi son périmètre d'action grâce à une matrice RACI.

A noter que la matrice peut également être utilisée pour définir les rôles des acteurs dans un processus ou une activité . Un moyen bien pratique et opérationnel pour décrire ce que font les intervenants dans une organisation. Il permet, en effet, de s'assurer que toute activité possède un responsable.

Quelles sont les limites de cette matrice ?

Il existe des limites (ou inconvénients) à connaître, notamment :

• Le R.A.C.I peut complexifier le management de projet : en ajoutant une nouvelle couche d'organisation qui peut être inutile pour la gestion de projets simples.

• Cette méthodologie repose sur un modèle de décision individuelle. Or les prises de décision sont de plus en plus collectives pour engager les membres de l'équipe. Les personnes sont impliquées dans les réussites intermédiaires, mais c'est bien l'équipe, collectivement, qui est responsable des livrables et résultats finaux. C'est une responsabilité partagée. D'autant plus si le projet est complexe. Le RACI suppose une organisation hiérarchique alors que le collaboratif gagne du terrain au sein des entreprises. Notamment à travers la mise en œuvre d'une méthode Agile.

Attention : ne pas confondre les rôles de réalisateur et d'approbateur. Les définitions de ces termes sont assez proches, ce qui peut prêter à confusion.

Comment utiliser un RACI ?

Il s'agit de  construire un tableau à double entrée  avec en ligne la liste des tâches, des activités, des actions, des jalons, des livrables , etc., et en colonne, les intervenants. Rôles et responsabilités sont renseignés dans le croisement des lignes et des colonnes.

Une petite précision : les intervenants mentionnés ne sont pas forcément des personnes physiques. Le tableau peut mentionner des entités telles que services, fonctions ou métiers.

Il suffit ensuite de noter le rôle joué par chaque intervenant en fonction des activités. Ce qui revient  à renseigner les croisements des lignes et des colonnes avec une ou plusieurs lettres :

• R (Responsible / Réalisateur) - Encore une fois, traduit en français, le terme "responsable" est trompeur. Ces personnes ont en charge la  réalisation de la tâche pour laquelle ils sont nommés. Ils sont sous la direction d'un A. Logiquement chaque ligne possède au moins un R.

• A (Accountable / Approbateur) - Ces membres ont pour rôle l'approbation et la validation des actions. Ils rendent des comptes sur le périmètre confié. Ce sont les véritables responsables. Ils ont autorité sur les R. Chaque action doit avoir un A et un seul.

• C (Consulted / Consulté) - Ce sont généralement des experts qui détiennent une compétence sur la tâche en question. Ils apportent des conseils. Libre au A de les suivre ou pas.

• I (Informed / Informé) - Ces personnes doivent être informées même si elles n'interviennent directement dans le projet, car elles peuvent être impactées d'une manière ou d'une autre. Elles sont en copie des points et décisions importantes.

Il n'est pas rare qu'une même personne tienne plusieurs rôles pour une même activité dans une matrice RACI - exemple : A et R. L'individu est dans ce cas le propre responsable de sa tâche.

Exemple de matrice RACI

Voici un exemple de mise en œuvre avec un projet web. Le projet : développement d'une application web pour le marketing

1 -  Dans cette phase, le marketing est responsable de l'expression de ses besoins. Il travaille en coopération avec le chef de projet en s'appuyant également sur les conseils du commercial. Le service formation est informé du besoin.

2 -  Pour la rédaction du cahier des charges, la responsabilité A incombe cette fois au gestionnaire de projet. L'informatique entre dans la boucle en apportant ses conseils. Le commercial est informé.

3 -  L'informatique se charge du développement de l'application sous l'autorité du chef de projet. Ce dernier tient informé le service marketing de l'avancement de l'étape.

4 -  La réception est réalisée par les 2 entités ; le demandeur valide ou non l'application.

5 -  le service formation entre en jeu en dispensant les apprentissages nécessaires. Ce service rend compte de la qualité de la transmission.

6 -  L'informatique met l'application en production sous l'autorité du chef de projet. Le marketing fournit les dernières données de paramétrage. Le commercial est informé du déploiement de la solution.

Nul besoin de recourir à des logiciels sophistiqués, les classiques Word et Excel suffisent amplement pour construire et utiliser une matrice RACI. Néanmoins, cette fonctionnalité peut être intégrée dans les suites logicielles de gestion de projet.