Créances clients : comment maîtriser le risque client ?

Le poste client non maîtrisé et c'est le montant des  besoins en fonds de roulement qui s'envole. En effet les créances client deviennent alors des besoins à financer ponctionnant les ressources stables de l'entreprise.

Être fondamentalement "orienté client" peut donner des scrupules à réclamer le paiement de ses factures en temps et en heure , mais cette rigueur est aussi une preuve de sérieux. Or vous êtes bien bien un fournisseur sérieux et solide, n'est-ce pas ? 

Pourquoi mobiliser des moyens de financement lorsqu’une gestion rigoureuse facilite le paiement des créances de la clientèle aux échéances fixées ?  

Comment éviter les impayés ?

L'anticipation est un réflexe salutaire pour réduire les risques de factures non réglées. Le premier point est d'adopter une grande rigueur dans ses relations commerciales pour éviter les impayés (voir plus bas comment évaluer le risque crédit). Car une fois que les factures ne sont pas honorées, vous entrez dans un processus chronophage, coûteux, dont le succès n'est pas garanti.

Penser prévention est le premier réflexe à intégrer. Il suffit souvent de respecter quelques règles de base pour éviter les défaillances de paiement et, le cas échéant, pouvoir recouvrer ce qui a été facturé.

Tout commence par  la rédaction de conditions générales de ventes  précises, et des clauses particulières acceptées par le client, ne laissant aucune place à l'ambiguïté. Les délais de paiement sont clairement explicités.  Si certains ne respectent pas les termes conclus, vous devez savoir relancer avec efficacité... Pensez ensuite à procéder à une analyse de risque en vérifiant la solvabilité (états financiers : compte de résultat, bilan...) de vos clients avant qu'ils ne soient en défaut de paiement... Gardez un oeil également sur la situation financière de vos prospects pour éviter d'investir à perte dans une relation commerciale.

Comment évaluer le risque crédit ?

Les étapes pour collecter des informations sur une entreprise

Si vous savez lire et interpréter un bilan , voici une petite méthodologie pour obtenir de l’information de qualité à moindre coût sur la France.

1. Vérifier les dernières publications légales 

   Avec le numéro de SIREN (9 chiffres) de l’entreprise qui vous intéresse, la première chose à faire est de vous rendre sur  BODDACC.FR  et de vérifier les dernières publications légales. Vous pourrez écarter immédiatement les entreprises qui seraient sous le coup d’une procédure collective. 

2. Obtenir des informations sur la structure de l'entreprise

   Rendez-vous sur  SOCIETE.COM , c’est gratuit.  Vous y trouverez la carte d’identité de l’entreprise  : type de société (SAS, SARL, SA etc.), sa date de création, son objet social, son siège social, ses succursales et vous aurez également quelques chiffres financiers. D’autres sites concurrents proposent le même type de service, par exemple KOMPASS , MANAGEO , VERIF etc.

3. Connaître les résultats financiers

   Sur  INFOGREFFE.FR  - Vous trouverez  l’historique des derniers chiffres d’affaires et résultats réalisés par cette entreprise.  Vous verrez les actes qui ont été déposés au greffe du Tribunal de Commerce, par exemple, les modifications de statuts ou encore de dirigeants.
   Ceci vous permettra d’avoir une idée assez précise des éventuels changements qui ont pu affecter l’entreprise.  Vous avez  la possibilité d’acheter la dernière liasse fiscale officielle  : une mine d’informations (à condition de savoir la lire) !
   Rappelons que les sociétés de capitaux (SA, SARL, SAS etc.) ont l’obligation de publier leurs comptes dans les 4 mois suivant la clôture de leur exercice et qu'elles ont le droit de proroger de deux mois sous certaines conditions. Une entreprise qui clôture au 31 Décembre devra avoir publié ses comptes au plus tard le 30 Juin. Alors parfois, les éléments que vous consultez peuvent dater de 4 mois au mieux, mais à plus d’un an dans bien des cas. Il faut donc toujours savoir nuancer ses conclusions. Attention les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leurs comptes. Ils ne sont alors pas accessibles en consultation.

Rien qu’avec ces quelques interrogations, vous pouvez optimiser vos prises de décision.

Quelles sont les solutions pour prévenir les impayés ?

Embaucher un Credit Manager

Si vous avez les moyens d’embaucher un Credit Manager ou un Responsable Crédit, c’est que votre entreprise est déjà bien structurée.

Cette fonction est encore assez peu répandue en France où elle est plutôt réservée aux grandes entreprises (CA > 100M€).

Le Credit Manager est souvent rattaché à la Direction financière. Il est à la croisée des ambitions commerciales et des impératifs de sécurité financière. Il sécurise les transactions commerciales importantes, fixe les règles d’octroi de crédit (délai de paiement) et analyse la solvabilité des clients. Il s’efforce d’écourter les encaissements, organiser les opérations de relances, résoudre des litiges tout en gardant à l’esprit les objectifs de développements commerciaux. Comptez 3000€ brut mensuel pour un Credit Manager débutant.

Prendre des garanties

Si vous n’êtes pas à l’aise, prenez des garanties !

Certaines garanties peuvent - voire doivent - être intégrées à vos conditions générales de vente. 

Par exemple, la clause de réserve de propriété vous permettra de revendiquer la propriété d’un bien vendu tant que le client ne vous aura pas totalement remboursé. Elle est particulièrement efficace dans les procédures judiciaires.

Selon l’importance de votre transaction, vous pourriez négocier des garanties telles que le gage, le nantissement, la caution personnelle, la caution bancaire, la garantie à première demande, etc.

Utiliser les solutions bancaires 

L’affacturage, aussi connu sous le nom de factoring, est un mode de financement du poste client. Son principe est qu’une entreprise cède la créance qu’elle possède sur un client à un organisme financier spécialisé. Cet organisme paie immédiatement la créance en déduisant sa commission et récupère le droit à recouvrer la créance. L’entreprise perçoit immédiatement de la trésorerie, mais elle est impactée par la commission de l’organisme financier (comptez 10 à 15 % du montant de la créance).

En passant par l'intermédiaire d'un tiers, le risque de non-paiement de vos factures est maîtrisé . Cet intermédiaire est appelé  le factor.  Il va encaisser pour vous les règlements de vos clients pour vous reverser ensuite les sommes perçues.

Cet organisme financier vous permet de fiabiliser les rentrées de fonds et se chargera par la suite du  recouvrement des créances .

Il s'agit pour vous d'une  véritable garantie pour   la bonne santé de votre trésorerie   puisque   chaque facture   émise est certaine d'être honorée  immédiatement.

Ce gain financier est également  un gain de productivité , car vous êtes totalement dégagé de courir derrière les règlements clients. Du temps à consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée.

Il n'en demeure pas moins que  ce service à un coût qu'il faut bien bien peser au regard de la prestation exécutée.  Il est également possible de recourir à un service moins complet  prenant la forme d'une assurance crédit pour couvrir les risques d'insolvabilité de son portefeuille client.

A l’export, il existe deux techniques vous permettant de couvrir le risque d’impayé :

•      Le crédit documentaire (ou CREDOC )  qui permet d’assurer le règlement d’un contrat entre un exportateur et un importateur de nationalités différentes. Les banques de ces deux partenaires commerciaux cautionnent leur client respectif. La banque s’engage à payer le prix d’une marchandise ou d’une prestation de services contre la remise de documents préalablement convenus justifiant de la transaction entre les parties.
•     La lettre de crédit stand by (ou garantie filet)  : l’importateur, par une lettre de crédit stand-by, garantit à son exportateur que sa banque se substituera à lui s’il est défaillant, sous réserve que l’exportateur présente les documents prouvant sa créance.

L'assurance

Vous pouvez enfin avoir recours à des solutions d’assurance.

L’assurance-crédit permet à une entreprise de protéger ses créances commerciales contre le risque de non-paiement de ses clients. En cas de sinistre, l’assureur-crédit verse une indemnité à hauteur de la quotité garantie de la créance impayée. L’entreprise ainsi protégée a bien évidemment une prime d’assurance à payer pour bénéficier de cette assurance.

Comment recouvrir des créances clients ?

Si l'anticipation a été vaine et qu'une facture n'a pas été honorée dans les délais prévus, vous devez passer par une phase offensive. Vous avez à disposition une palette de moyens d'action plus ou moins agressifs pour le recouvrement d'une créance client : emprunter rapidement la voie judiciaire après une mise en demeure ou adopter une approche plus commerciale.

Votre choix sera dicté par les enjeux : montant de la facture, potentiel du client.

Comment se faire payer ? 

La première étape est de mettre en demeure votre débiteur de régler sa dette par lettre recommandée. Il convient d'agir rapidement et avec fermeté pour un effet convaincant. Si cette action est sans effet, il peut être opportun,  suivant le montant de la facture impayée  et suivant le client, d'avoir recours à un cabinet de recouvrement ou de lancer une procédure judiciaire.